第6章 如何进行有效的合同管理(2)
写一份好的RFP是项目采购管理中的关键环节。许多人从来没有写过或者响应过RFP。为了产生一份好的RFP，专家的意见是很宝贵的。在不同的公司中有很多可用的RFP的例子，或者是从潜在的承包方或者是从政府组织那里。在发出RFP和审核建议书的时候经常涉及法律方面的需求，特别是政府项目。重要的是要咨询熟悉特定组织的合同计划过程的专家。为了保证RFP有足够的信息来作为好的建议书的基础，买方组织应当努力让自己站在卖方的立场上，基于RFP中的信息开发出好的建议书RFP。用于RFQ和RFP的其他术语包括投标邀请函、磋商邀请函和初步承包方响应（无论叫做什么，所有的采购文档在写的时候，都应该有利于从预期的卖方那里得到确切和完整的响应）。还应该包括组织和项目的背景信息、相关的工作描述、进度、需要的响应形式的描述、评价准则、报价单和任何需要的合同条款。它们应当足够严格，以保证一致的、可比较的响应，但是又要足够灵活，从而使得卖方能够建议更好的方式来满足需求。
企业最好是在发出正式的RFP或者RFQ之前，准备一些评价准则，这对企业来说非常重要。企业使用这些准则来给建议书分级或者打分，通常给每个标准赋以权重以表明其重要性。常用的评价准则包括技术方法（30%的权重）、管理方法（30%的权重）、过去的业绩（20%的权重）和报价（20%的权重）。评价准则应该是明确而客观的。例如，如果买方要求供应商的项目经理必须是一个经认证的项目管理专家，那么采购文档就应该清楚地列出这个需求，并且在合同签订的过程中加以遵循。如果买方不遵循公平和一致的评价过程，那么失败的投标者可以诉诸法律。
二、合同质量计划
（一）质量计划的概念
质量计划是指：针对特定的产品、项目或合同规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件。质量计划提供了一种途径，将某一产品、项目或合同的特定要求与现行的通用质量体系程序联系起来。虽然要增加一些书面程序，但质量计划无需开发超出现行规定的一套综合程序或合同中对质量的要求标准。一份质量计划可以用于监测和评估惯彻合同中对质量要求的情况。
质量计划是一种工具，用于组织内部时，应确保特定产品、项目或合同的要求被恰当地纳入质量计划；在合同情况下，质量计划能向其顾客证实具体合同的特定要求已被充分阐述。具有合同质量计划很多时候可以在特定产品、项目或合同上代替或减少其他质量体系文件的运用，简化现场管理。也可以在具备合同的情况下，在合同签订前编制质量计划，并作为质量文件的一部分参加投标。特别是当现行产品技术状态发生显著变化时，应考虑编制新的质量计划。编制一份合同质量计划，应以下几点为基本要求：
1.是以特定产品、项目或合同为对象，将质量保证标准、质量手册和程序文件的通用要求与特定产品、项目或合同联系起来的文件。仅需涉及与特定产品、项目等有关的那些活动，对一般要求可直接采用或引用现行的质量文件。应保持与现行质量文件要求的一致性。
2.产品结构简单、品种单一或形成系列，一个质量计划可包容时，可不必针对每个产品都制定质量计划。
3.质量计划可高于但不能低于通用质量体系文件的要求。应明确质量计划所涉及的质量活动，并对其责任和权限进行分配；质量计划应由技术负责人主持，相关部门及人员参加制订。考虑相互间的协调性和可操作性。
（二）质量计划的内容
编制一份质量计划，基本包括以下内容：
（1）明确其范围和目的（所适用的产品、项目；特殊要求及有效期）及需达到的质量目标；
（2）组织实际运作的各过程的步骤（企业在拟制质量计划时，可用流程图或类似图表展示过程要求）；
（3）在项目的不同阶段，相关职责、权限和资源的具体分配；
（4）采用的具体的文件化程序和指导书；
（5）适宜阶段适用的检验、试验、检查和审核大纲；
（6）随项目的进展进行更改和完善质量计划的文件化程序；
（7）达到质量目标的度量方法及所采取的措施。
1.合同质量问题。合同质量是合同履行的重要内容。合同当事人因合同质量尤其是在工程承包协议因质量问题争议较多。以工程质量为例，可以从以下几点严格把控合同质量问题：
（1）合同质量保证期计算时间：合同质量保证期是从工程竣工验收合格之日起，分别计算工程的质量保证期；质量保证期可以按国家有关规定确定，或由双方当事人协商确定。
（2）合同质量保修：在合同保修期内因工程质量造成第三方损失，应由发包人负责赔偿，并向责任方追偿；在保修期内，不属于保修责任范围，承包人不负责保修；项目超过合理使用年限，承包人不负责保修；因保修不及时造成损失应由责任方负责；承包人不履行保修义务的，发包人可以向法院起诉，建议行政主管部门责成承包人改正，并处以罚款，发包人可另请单位保修，其保修费用由承包人负责。工程验收必须坚持质量标准，并经工程师确认质量合格，否则承包人应进行返工，直到检查合格为止。
（3）合同验收标准：工程质量验收标准应在专用条款中加以说明，如采用的标准规范、合同对质量的要求等。当事人如对工程质量产生争议，应按合同专用条款规定约定的工程质量监督部门检查验收。工程质量不合格，责任应由责任方负。若是双方的原因，应由双方按责任的大小，分别承担。
施工过程中的质量验收：工程师对每道工序成果都必须检查验收，合格后才允许下道工序施工；承包人在施工过程中必须实行“三检制度”（即操作人员自检、互检和专检）；工程师在施工过程中应进行巡视检查，发现问题立即纠正；加强隐藏工程质量检查验收签证制度，不合格工程不予验收；对重新检查验收的工程，检查合格由发包人承担检查验收的追加的费用，检查不合格则应由承包人承担检查验收的追加费用。对于设备安装工程竣工后应当组织试车：试车范围应与承包人安装范围相同；试车分为单机无负荷试车，联动无负荷试车，投料试车；如因设计问题达不到验收要求，发包人要求重新设计，承包人重新安装，追加工程付款或延迟工期；由于设备制造达不到验收要求，应由设备采购方负责，如由承包人采购，应承担追加费用，否则应由发包人负责；因承包人施工原因达不到验收要求，承包人应重新安装试车，承担追加费用；工程师要求延期试车，必须在开始试车前24小时向承包人发出书面通知，延期不超过48小时。
竣工验收：竣工验收必须按法律规定进行，并应具备竣工验收的条件；竣工验收应按国家规定的验收标准和验收条件组织验收；竣工验收不合格不能交付使用。
2.企业保证合同质量措施。企业应严格管理合同标的质量。还是以工程质量为例，施工企业应注意的质量管理的内容是：工程师应协助和监督施工企业建立质量体系；企业经理对本企业的工程质量负责，企业应建立完善的质量管理体系，企业总工程师应协助企业经理做好质量管理工作；企业还应建立质量保证体系，以确保产品质量的市场信誉；企业应建立岗位责任制度和重要工种的持证上岗制度，以确保工程质量负责制落实到人，加强项目质量管理；企业必须建立质量检查验收制度，确保质量检验人员独立从事质量检验工作；检验的材料应经试验室签证认可后才允许使用。
第四节合同管理的政策与流程
一、合同管理的政策
在《合同法》中，《合同法》总则对合同的基础知识做了具体的规定，在《合同法》分则里列出的15种合同分别有具体的规定法条。根据适用法律的原则：有特殊规定时适用特殊规定。在企业进行合同管理过程中，一般必须遵循《民法》《合同法》《经济法》等一般法律，但是在具体合同管理中，应根据合同管理类型，适用具体法律规定和政策，选择合适的法律条款维护企业的利益。
以采购合同为例，一份采购合同必须遵循《民法》《合同法》《经济法》等法规政策规定，而且还要遵守《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府预算法》《中华人民共和国预算法实施条例》《中华人民共和国产品质量法》等。
二、合同管理的流程
合同管理是全过程的、系统的、动态的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，贯穿合同履行过程，直至合同履行完毕为止。系统就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理，将合同管理视为公司经营生产活动的核心。动态就是注重履约全过程的变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充、中止或终止。
在实践中，企业将合同管理的步骤形成一个具体的流程，以规范的程序将合同每一步规定详细，这样企业中即使对合同管理完全陌生的工作人员看到规范流程，也能很快将工作做到完善。合同管理流程具体可以参照如下步骤：
1.合同的准备环节。合同签订前的管理最重要的是弄清楚合同批准人的权限管理。根据合同金额大小、重要程度等因素，公司合同管理制度明确不同层次的领导可以作为批准人，但在合同上签署必须经法定代表人书面授权，并在授权范围内订立合同。订立下列重大合同必须经公司法定代表人批准，如涉外合同，资产抵押、转让、出售、收购、租赁合同，担保合同，公司兼并、分立、破产、清算合同，股份制改造、资产重组、投资合同等。在确定合同权限管理后，才能推动以后的具体工作。
与谁签合同，签约对方是否具备合法的身份资格、是否具备履行合同的相应能力和条件，这是选择合同对方的基本要求。以分包工程为条件合作投标的，在协商投标合作事宜时，必须首先考察其施工能力及施工队伍的来源问题，必须具备合法分包资格，否则必须改变合作方式或条件。中标后的工程分包必须坚持合格分包商评价制度，未经评审认定合格，不得与其进行实质性谈判。物资设备供应方必须由项目部业务部门对其资信情况和社会背景进行考察，拿出初步考察意见，由项目部集体选定。签约准备环节是合同管理的源头。选择一个怎样的合同对方，对合同的签订到履行终结的作用和影响至关重要，一旦违规降低标准或对细节考虑不周，将会埋下许多隐患，给合同的执行带来一些不必要的麻烦甚至严重的后果。此外，业务主管人员、项目经理还必须按照企业各级领导人廉洁自律的规定约束自己，不得安排或变相安排自己的亲属，或者有利害关系的人员和队伍与本项目发生合同关系，以避免出现感情合同等问题而造成职工群众不满情绪和经济效益流失弊端。对于这一问题，企业不但要作为开展项目执法效能监察的一项内容予以严格监督执行，企业成本、物资设备、人力资源和法律事务部门也都应做好书面记载，以备做日后可能的诉讼证据。
2.合同的谈判环节。认真严谨的合同谈判是合同管理的关键一环。双方的利益在这一环表现突出，双方在尽量为自方争取最大利益的同时又能顺利签订合同形成博弈。谈判时间也是合同管理流程中最长的时间。在这个环节，要着重把握好以下几种情况：一是分包合同谈判，无论标的额多大，都必须报请企业成本管理部门安排人员参与研究合同条款，要结合对方的资信、人员状况、谈判的难易程度等具体情况和工程具体特点，因事、因人、灵活应用恰当的策略措施；二是物资设备采购合同必须按照企业现行的物资设备管理制度，由项目部物资设备管理领导小组成员共同参与，达到规定数额的还必须报请企业物资设备部门派员参与谈判；三是劳务用工合同必须由项目部劳资、财务、计划等人员参与谈判；四是合同谈判地点必须选择在项目部办公地，不得在宾馆酒店等场所进行，以最大程度地减少不透明因素，消除可能出现的猫腻，从源头上防范不必要的合同纠纷。
3.合同的订立和审查环节。合同双方经过谈判就各项条款达成基本一致意见之后，就进入了合同订立和审查环节。这也是合同签订和实施前的最后一道关口。合同文本应尽可能选用由国家颁发的通用性合同文本，再根据拟建工程的特点和招标文件以及发包人、承包商双方谈判结果来起草。在文本起草工作中，工作人员应就双方商定的全部条款、签订合同的各个环节，包括整个履约过程中可能出现的种种情况，都要进行充分的估计，并预先采取对策，以确保每一个履约行为都于己有利、占到先机，既要避免因采用一些自制的、笼统的、不规范的文本进行签约，回避义务，避重就轻，向对方转嫁风险，更要防止因为自家考虑不周，使合同文本出现漏洞和随意性，而在履约过程中处处受制于对方的被动不利局面。合同文本初步形成后，应提交项目经理办公会审查，重大合同则必须由项目管理委员会集体审查，有条件的，要尽可能安排学过民商与经济法和劳动法规的专业人员或有法律工作经验的人员参加审查。文本通过审查后，报企业业务主管部门复审或备案。