第5章 如何进行有效的合同管理(1)

西方有句谚语“财富的一半来自合同”。在国内，随着我国的法制建设的发展，企业依照合同取得经济效益也更加普遍。

第一节合同管理类型

根据法律是否对某类合同赋予了特定名称与特定规则，可将合同分为有名合同（典型合同）与无名合同（非典型合同）。我国《合同法》分则中列出了15种合同：买卖合同，供用电、水、气、热力合同，赠与合同，借款合同，租赁合同，融资租赁合同，承揽合同，建设工程合同，运输合同，技术合同，保管合同，仓储合同，委托合同，行纪合同，居间合同。这些在合同法中专门列出的合同，属于“有名合同”。

合同管理应采取企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理的模式。法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。在具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门和所属各单位（主要包括下属各个分公司和驻外机构）作为合同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况。这样，企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成完善的合同管理体系。在规模不大的中小型企业，管理合同可以依照企业部门机构和业务经营范围等，根据本企业的实际情况在有利于企业进行合同管理的基础上将合同分门别类进行管理，由本企业将合同类型进行划分。当然，合同标的最好属于同一业务范围，以便有效管理合同。

比如房地产公司，可以将合同按部门化分为：工程合同、房屋销售合同、物业合同、人事用工合同等由各部门分管保存。工程部管理工程合同包括土地建设合同、房地产项目开发合同、工程设备采购合同，工程建设承包合同等；销售部门管理有关销售方面的合同；客户服务部管理服务协议、业主公约等，人事部门可根据企业实际用工情况分为劳动合同、劳务合同、委托合同等合同。也可以根据合同的特点将合同类型划分得更为详细，比如以技术开发为主的部门，可将技术合同划分为技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同。

又比如房地产公司以合同形式和工程建设公司之间的委托关系，可以将合同根据委托的权限划分，根据管理合同类型的不同，他们之间的委托、代理关系的层次和内容也有所不同，一般来说，承担的法律责任也不同。在此基础上，可以把这种提供专业服务的合同在管理中分为以下两种类型：

一是全权委托合同。这种管理合同委托关系的层次最高，内容也最广泛。双方在签订全权委托合同以后，工程建设公司将根据管理合同委派以工程部经理为首的工作团队，代表工程建设公司全面行使工程建设管理职责，按照房地产公司的相关标准对工程进行设计、施工、检验等一系列事务。在这种委托管理合同下，工程建设公司对整个房地产项目组建人员和施工安排上拥有很大的自主性，只要完成合同约定的任务，房地产公司一般不会干涉工程建设公司的工作安排。

二是协助服务合同。这种合同较上一种合同层次稍低，权限内容相对也小很多。房地产公司与工程建设公司签订协助服务合同以后，工程建设公司将按照合同内容委派执行公司任务的团队协助房地产公司进行施工建设，在具体工作中遵守房地产公司的相关管理制度和工作标准，听从对方管理。

第二节合同经理的角色及能力要求

一、合同经理的角色

企业在进行项目操作中，高效的合同管理就起到了关键性的作用。合同管理并非是简单的要约、承诺、签约等内容，而是一种全方位、科学的管理过程，一个企业如果对合同实施管理有效，会提高整个企业的管理水平和经济效益。有效的合同管理简单地说就是在签订和履行中把好关。一份好的合同不仅在形式、内容上明确细致，而且在实际履行过程中完善进行。能否极大地降低企业项目实施的风险性，取决于企业是否有一个称职的合同经理。

合同经理在企业中扮演着极为重要的角色。合同经理在企业进行项目准备工作时，对审查项目的合法性、合作方的资格和履行能力、明确谈判双方的权利义务等方面对潜在的风险直接把关。在双方正式进行合作时，项目的合同洽谈、草拟、签订、生效、履行包括合同失效，每一个环节合同经理都要步步跟进。在日常工作过程中，因为合同的签订和履行是个冗长的过程，而且，风险往往蕴含在合同的细节条款中，所以合同经理既需要履行自己的职责，又要为下属的工作负责。他的工作主要围绕以下几项内容开展：

1.建立健全本公司各项规章制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同签订程序办法，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。

2.加强合同管理人员的培训教育。合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，坚持在工作中依法办事和以法律维护本企业的经济利益，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识、降低了潜在的危险因素。

3.重大合同审查管理。企业重大合同主要有：设备采购合同、合资合作合同、企业并购合同、联营合同，独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同等。把这些对企业的生产经营活动和经济效益影响大的合同挑出来，做为合同的重点管理对象，从合同的项目论证、对方当事人的资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都要由法律顾问部门参与，法务经理把关，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。

4.履行监督和结算管理。签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为和风险的发生，所以企业法律顾问对合同的履行进行监督是十分必要的。通过监督可以知道企业各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约和风险的发生。另外，合同结算是合同履行的主要环节和内容，法律顾问部门应同财务部门密切配合，法务经理和财务经理及时沟通，把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督。在合同财务结算上，具体可采取或制定贷款支付复核程序，实施有效的管理。

5.违约纠纷的及时处理。合同关系是一种法律关系，违约行为是一种违法行为，要承担支付违约金、赔偿损失或强制履行等法律后果。在现代企业中，针对双方违约行为造成的争议非常频繁，法律顾问部门审查合同时选择合适的违约条款和纠纷处理条款显得很重要，法务经理的决策将影响整个项目的发展趋势。一旦发生违约情形，法律顾问要区别情况，应及时采用协商、仲裁或诉讼等方式，选择对本企业有利的方式，积极维护企业的合法权益，减少企业的经济损失。

在企业日常工作中，合同经理根据本部门的工作统一计划和安排工作给下属法务人员，自身的工作具体事项主要包括：协调公司和工作各个项目部的重大合同的订立、履行及管理工作；建设合同管理制度和合同文本；负责合同信息管理，包括合同的接收（电子件／扫描件／合同交接所需相关文档）、合同的解读、合同的注册（基本信息／关键条款信息／项目信息）、合同的验证、合作方的信用检查和合同文档管理等，确保合同信息的准确性和完整性，并支撑合同使用部门对关键业务信息的查询；负责合同履行状态信息包括合同信息注册、生产、发货、到货、开票、回款、合同终止等，进行监控和管理、支撑信息查询并推动异常状态处理，提供从项目订单到回款一站式信息服务，确保项目契约化交付并创造盈利机会；负责建立合同履行风险管理机制，包括风险识别、风险评估、风险应对、风险监控等，确保合同商务风险得以及早识别和控制；决定合同管理奖惩事宜；参与重大合同的评审、招标、投标、商务谈判和签约活动；监督检查合同履行情况和监督检查各项目合同管理工作是否符合法律法规和公司管理制度；组织合同业务人员培训，指导解决合同争议；协调解决合同管理中的其他重大问题。

二、合同经理的能力要求

合同经理的至关重要的位置决定了他所需要的丰富的专业法律知识和较强的综合素质能力。在企业中，很多企业设置的职务法务经理或法务主管担任着合同经理的职责，下面我们先看一看一家知名企业招聘法务经理的岗位要求：

1.法学类专业本科以上学历，法学硕士优先，英语熟练；

2.五年以上企业法务或律师事务所或法律机关相关工作经验，熟悉企业运营相关的法律问题优先考虑；

3.熟悉公司法、劳动法、知识产权法，有实际操作经验，能独立处理诉讼业务，善于起草合同；

4.具有较强法律分析能力、问题解决能力、逻辑思维能力。

大多数企业都会寻求具备较强的专业能力、管理能力、计划能力、人际交往能力、沟通能力的人。因为合同经理的专业法律知识和工作能力必须适应这个特殊的岗位，需要时时预防可能出现的风险，某一阶段某一个微不足道的错误可能将前期工作努力全部白费，或者将企业拖入万劫不复之地。现在很多企业发生的合同纠纷和争议较多，项目谈判涉及合同的内容又较多，一个优秀的合同经理必须做好时间安排，有着良好的计划能力。而基于他的职责，工作中他需要和不同的人群打交道，而且合同经理的日常工作几乎都存在争议，在遇到问题、解决问题时需应对各类人，使工作得到圆满解决，良好的沟通和协调能力是一个合格的合同经理的必备条件。现代企业经济发展迅速，法律及相关政策出台速度也在增加，合同经理必须与时进步，适应市场的发展。

第三节合同管理计划与合同质量计划

一、合同管理计划

合同管理用于保证自方的履约行为能够满足合同的要求。做好合同管理计划是合同履行的基本保证。如果合同管理中没有制定一份好的合同计划，合同在签订或履行过程中如果发生变更或其它情况，易背离最初签订合同的目的。有了合同计划，除在项目谈判过程中易围绕合同计划开展主题，也容易让项目其它参与具体工作的人员了解合同履行的过程和目的，更好地完成工作。

合同管理计划包括准备需要让潜在合同的对方响应和决定合同授予的评估标准的文档。合同管理部门协助项目部门经理编制、完善公司月度、年度经营计划、业绩评价制度和部门内部各种工作规程等；负责起草年度经营计划的文件的工作；负责监督年度经营计划的落实进度、执行成果；具体负责组织月度的计划总结和沟通协调会，并准备相关材料。项目团队通常使用标准表格和专家评判作为工具来帮助他们创建相关合同计划文档和评估标准。

举例：拿采购工作来说，采购项目确定后，制定一份合同计划，合同计划中包括采购管理计划、合同工作说明书、自制或外购决策和项目管理计划都是这个过程的重要输入。采购计划中的文档通常包括建议书邀请函RFP（Request For Pro Posal的缩写）和报价邀请函RFQ（Request For Quote的缩写）。RFP是从可能的供应商那里征求方案的文件，是由卖方准备的、可以满足买方需要的不同方案的文档。例如，一个组织想要把它的工作自动化或者为一个业务难题找到一个解决方案，它可以在建议书邀请函中写明，然后卖方能够通过建议书来反馈。供应商会建议各种各样的硬件、协同软件和网络解决方案来满足这个组织的需求。选择谁胜出，卖方常常取决于多个标准，不单单是最低的价钱。

报价邀请函RFQ是用来从预期供应商那里征求报价或者投标的文件。投标也称为标书或报价，是卖方准备的文件，针对买方所清晰界定的各项条款所提供的价格文档。组织经常对涉及特定项目的请求使用RFQ。例如，如果一个公司想购买有特定功能的100台个人电脑，它可能向潜在卖方发送RFQ。一般情况下，准备RFQ没有像准备RFP要那样长的时间，做出回应也一样。选择常常是基于最低报价。