1.3 管理信息系统与ERP

在21世纪信息时代，管理信息系统与ERP系统是出现频率较高的几个名词，学术界有很多针对管理信息系统与ERP系统进行研究的论述与文献，产业界也在积极地把管理信息系统与ERP系统应用于企业信息化的实践中。管理信息系统与ERP系统之间有什么联系与区别？本节先介绍管理信息系统、信息系统的基本概念，然后对管理信息系统与ERP的关系进行的探讨。

1.3.1 数据与信息

因为管理信息系统研究的对象是管理信息，为了理解什么是管理信息系统，下面先介绍数据与信息、管理信息的基本概念。

1.信息与数据

1）信息

从信息的观点来看，人类的活动离不开信息，自然界也充满着信息的运动。信息概念的重要性在于，它是一切社会活动的一个基本条件。随着人类社会进入信息时代，大家越来越清晰地认识到了信息的重要性，信息已经逐渐成为人类赖以生存与发展的战略资源之一，在社会生产和人类生活中发挥着日益显著的作用。从而，人类生活、生产中的资源除了物质资源之外，还有信息，人们称之为信息资源或第三资源。

管理信息系统研究的对象是信息，什么是信息，至今尚没有一个统一的定义，人们往往从不同的角度对信息给出许多不同的描述。信息最简单的解释就是消息，是生活主体与外部客体之间的有关情况的消息。

在数据处理和管理信息系统领域中，我们认为采用下列描述更为合适：

定义 信息是经过加工的数据；信息是有一定含义的数据；信息是对决策有价值的数据；信息是预先不知道的数据。

2）数据

从上面的描述可以发现，理解信息的概念需要先理解数据的概念，因为信息的前提是数据。那么，什么是数据呢？它与信息的概念一样，不同领域给出了不同的定义，也很难给出统一的定义。

在数据处理和管理信息系统领域中，我们认为采用下列描述更为合适：

定义 数据是对客观事物的记载，是存储在一种媒介物上的非随机的可以鉴别的物理符号集合，它通过有意识的组合来描述客观世界中某种实体（如人、物、事件、状态或活动）的情况。

例如，企业的领料单、订货单、工具卡等都是一些事实的记载，因而都是数据。

从上述定义可知，数据的概念涉及三方面内容。

（1）数量——事物特征的描述。用来表示事物的大小、状态、属性等。

（2）媒介物——数据的载体。媒介物可以是实体介质（绳子、温度计、风向仪等）、书写介质（纸、金属、布等）、磁介质、电介质、光介质、半导体存储器、声介质或者气态介质等。

（3）符号——数据的表现形式。数据是一种形式化的物理符号集合，符号可以是数字、文字、字母和其他特殊字符，也可以是图形、图像、口语、音乐、声音或多媒体数据，可以是不同强弱的光束、不同形态的物质（绳结、石头、烟火）、气味、波长、电压等。物理符号是可以鉴别的。

3）信息与数据的区别与联系

（1）数据是原料，信息是产品。

由于信息是指对数据进行加工处理后得到的有用的数据，人们占有了信息就可以加深对事物的理解并达到某些特定的目的。可见，信息与数据的关系犹如产品与原料的关系。

（2）信息是主观的，数据是客观存在的。

信息对使用者具有决策价值，具有主观性，而数据不要求对决策有用，只是反映客观存在的事实，具有客观性。例如股市行情（大盘指数与股票价格），对于不进行股票投资的人来说，毫无用处，而股票投资者会将其视为重要的信息，根据大盘指数与股票价格的高低进行股票的购进或抛出，以达到股票增值的目的。

（3）数据是信息的表达形式，信息是数据的内涵。

数据是信息载体（媒介物）上的物理形式，信息是数据描述的本质内容，数据只有经过解释才有意义，成为信息。

例如“1”、“0”，独立的1、0均无意义。当它表示某实体在某个地域内存在与否，它就提供了“有”、“无”信息，当用它来表示某种实体的类别时，它就提供了特征码信息。

（4）信息是新鲜的，数据是长久的。

信息对使用者来说必须是事先不知道的，具有时间限制，也就是说具有新鲜性。数据没有时间限制，是可以永久存在的。例如当天的天气预报，对关心当天天气的人来说是信息，但预报后就成为天气资料数据了。

信息与数据是相对的概念，在一些不很严格的场合或不易区分的情况下，人们经常将它们当做同义词，笼统地使用。例如，数据处理和信息处理，数据管理和信息管理等。

2.管理信息

管理信息是组织在管理活动过程中采集到的、经过加工处理后对组织活动、管理决策产生影响的各种数据的总称。

1）管理信息的作用

管理信息的作用主要体现在以下5方面：

（1）是组织进行管理工作、决策的基础和核心。

（2）是组织控制管理活动的重要手段，联系各个管理环节的纽带。

（3）是提高组织管理效益的关键。

（4）是重要的资源。

（5）是实施管理控制的依据。

2）管理信息的特点

除了具有上述一般信息的属性外，管理信息还有如下特点。

（1）信息来源的分散性

信息来源分布在数据产生的源点，例如，可以来自企业各个生产环节和业务部门，这就决定了数据收集工作的复杂性和繁重性。

（2）信息量大且多样性

随着组织、企业规模扩大和产品种类的增加、新技术的采用等，管理信息的量越来越大，需要处理的数据是多样化的、大量的，特别适合使用计算机进行处理，以节约人力和时间。

（3）信息处理方法的多样性

管理信息的处理方式主要有核对、分类、检索合并、总计和转录等，随着计算机的运用，除了简单地进行各种计算外，必须注意采用现代数学方法，建立复杂的预测，优化数学模型。例如，线性规划模型、多目标规划模型、投入产出分析模型等。

（4）信息的发生、加工和使用时间、空间上的不一致性

管理活动具有层次性，具有高层、中层和基层等不同的管理内容。最原始的信息大都产生在基层，经过逐级收集、加工后为中层或高层管理者所用，在这个过程中时间和空间都将发展变化，这种时空的不一致性使得管理信息处理工作更加复杂化。

1.3.2 系统与信息系统

因为管理信息系统是一个信息系统，所以，要理解什么是管理信息系统还需要了解系统与信息系统的概念。

1.系统

1）系统的基本概念

（1）系统

系统的概念是管理信息系统的基础概念之一。系统的定义有很多，文字虽有不同，但实质相同。本书给出如下系统定义：

系统是由处于一定的环境中为了实现某种目的，由一些相互联系和相互作用的若干元素（Element），按照一定的法则或结构组织起来的具有某种特定功能的有机集合体。

从系统的定义可以发现，系统可以是抽象的或物理的，可以是巨大的或渺小的。例如，宗教系统是一套有关神和神与人类之间关系的思想体系，它是一个抽象的系统。一辆汽车是由发动机、车轮、方向盘、车体等部件构成的一个物理系统。世界上人类最想了解的宇宙和脑细胞就是我们所知道的最大系统和最小系统。

（2）元素

组成系统的各个事物或部件称为系统的元素。通常元素都具有自己独立的功能，例如，一个企业有人事部门、设计部门、生产部门、财务部门和销售部门。各部门有各自的工作职责和规范。

（3）子系统

系统往往是一个相对的概念，在系统的内部还有系统，因此把系统内部的系统称为子系统。

（4）环境

如果一个系统是一个更大系统的一部分，这个大系统称为该系统的环境。

（5）接口

系统与环境的作用点、子系统之间的连接点称为接口（Interface）。

（6）边界

系统边界用于界定系统功能、有机集合体的范围，是系统区别于环境和另一系统的界限。换句话说，有了系统的边界，就可以把系统从所处的环境中分离出来。

有系统就必有其边界。一般来说，系统边界的划分一方面既要使边界包含系统的元素、结构及目标所共同涉及的范围；另一方面又要在满足系统目标的前提下，使边界包含的内容尽可能得少直至仅包含那些保证完成系统目标的最少必要部分。

2）系统的结构

结构是指系统各组成元素之间相互联系、相互作用的方式或秩序，是系统内各元素之间存在的物理或逻辑关系的集合。如各元素在数量上的比例关系，时间上的先后关系，空间上的连接关系，组织上的隶属关系等。系统内各元素间的关系有些是静态稳定的，有些是动态变化的。任何系统必有其结构，否则不成为系统。一切物质系统都以一定的结构形式存在、运动和变化。

2.信息系统

1）信息系统的定义

简单来说信息系统是输入数据，经过加工处理输出信息的系统。具体来说信息系统是对信息进行采集、传输、处理、存储、管理和检索的系统。它由人、硬件、软件和数据资源组成，目的是及时、正确地收集、加工、存储、传递和提供信息，实现组织中各项活动的管理、调节和控制。

2）信息系统的功能

信息系统通常都具有输入、数据传输、存储、加工处理和输出等功能，这些功能可根据具体情况，分别由计算机和人工交互过程承担。下面分别说明。

（1）数据收集和输入

把分散在各地的数据进行收集并记录下来整理成信息系统要求的格式和形式，在大多数情况下，这项工作由人工进行。整理好的数据可直接通过键盘输入系统进行处理，也可先录入软盘或磁带等介质，待需要时再统一输入系统处理。

（2）数据传输

数据传输主要有两种传输方式：一是数据通信，即以计算机为中心，通过通信线路与其他近/远程终端连接，形成联机系统，或通过通信线路将计算机联网；二是介于人工传输与计算机传输之间的存储介质传输，例如，下级企业向上级部门报送各类报表等，可直接通过计算机网络或互联网直接输入与传送，或将数据录入外部储存设备上报（如U盘）上级部门可利用外部储存设备中的数据进行汇总处理。

（3）数据存储

管理中的大量数据需要被不同的数据处理过程所共享，并且需要保存下来多次调用。这些数据通常保存在磁盘、磁带等存储设备上，以便需要时随时进行存取和更新。

（4）数据加工处理

信息系统的数据加工处理是将输入的原始数据，根据系统的要求，通过一定的方式和方法转换为信息的过程。在企业和组织的信息系统中，数据加工处理有多种方式，基本方式大致可分为核对、变换、分类、合并、更新、检索、抽出、分配、生成和计算等。

（5）数据输出

根据不同需要，将加工处理后的数据以不同的方式进行输出。例如，输出报表、图形等供管理人员使用，输出磁盘、磁带文件等供计算机进一步处理。

1.3.3 管理信息系统与ERP

1.管理信息系统

1）管理信息系统的定义

在管理信息和信息系统概念的基础上，下面给出管理信息系统的定义。

定义 管理信息系统是一个由人、机（计算机）组成的能进行管理信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。它是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护，以企业战略优化、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。简言之，管理信息系统是一个以计算机为..............工具，具有数据处理、预测，.............控制和辅助决策功能的信息系统..............。

关于管理信息系统的定义大致分为两类：

一类是广义的管理信息系统，认为管理信息系统是存在于任何组织内部，为管理者服务的信息收集、加工、存储、传输、检索和输出的系统，是一个对组织进行全面管理的综合系统。

另一类是指狭义的管理信息系统，指按照系统思想建立起来的以计算机为工具，专门进行业务报表处理的系统。

本书所说的管理信息系统为广义的。

2）管理信息系统的基本功能

（1）数据处理：包括数据收集和输入，数据传输、数据存储、数据加工处理和输出。

（2）预测功能：运用现代数学方法，统计方法或模拟方法，根据过去的数据预测未来的情况。

（3）计划功能：根据企业提供的约束条件，合理地安排各职能部门的计划，按照不同的管理层，提供相应的计划报告。

（4）控制功能：根据各职能部门提供的数据，对计划的执行情况进行监测、检查、比较执行与计划的差异，对差异情况分析其原因，辅助管理人员及时以各种方法加以控制。

（5）辅助决策功能：采用各种数学模型和所存储在计算机中的大量数据，及时推导出有关问题的最优解或满意解，辅助各级管理人员进行决策，以期合理利用人、财、物和信息资源，取得较大的经济效益。

2.管理信息系统和ERP的关系

根据管理信息系统的定义，可以发现ERP是一个管理信息系统，因为ERP实现了从整个组织的高度对企业所有资源的有效管理，是一种提供跨地区、跨部门、跨公司，实时提供信息的信息系统。它通过财务会计、管理会计、生产计划管理、物料管理、销售与分销管理和库存管理等主要功能模块，提供企业资源最优化配置计划，为企业内部或外部的经营活动提供各种决策使用的信息，以达到企业经营管理的目标。

根据管理信息系统的功能说明，可以发现ERP系统是管理信息系统的具体实例。例如，MPR系统实现了使用计算机软件对制造环节中物流数据的管理，使企业达到“既要保证生产又要控制库存”的目的；MRPⅡ系统通过计算机软件集成了企业的物流和资金流数据，将人、财、物、时间等各种资源统一进行周密计划，合理利用，以提高企业的竞争力；ERP系统是将企业供应链、企业业务流程和信息流程都囊括其中进行统一规划与管理。由于ERP在企业中的广泛使用，现在已经成为企业管理软件的代名词，是管理信息系统的具体体现形式。

在理论上，管理信息系统与ERP在概念上是一种包含关系，可将ERP视为管理信息系统的子系统。管理信息系统为ERP系统的分析、设计、开发和实施提供了理论与技术基础。