3.2 设置段落格式

技巧1 设置段落对齐

对齐方式是指段落在文档中的相对位置，段落的对齐方式有左对齐、居中、右对齐、两端对齐和分散对齐5种。

• “文本左对齐”按钮：被选中的段落或光标插入点的段落中的文字左对齐。
• “居中”按钮：被选中的段落或光标插入点的段落中的文字居中对齐。
• “文本右对齐”按钮：被选中的段落或光标插入点的段落中的文字右对齐。
• “两端对齐”按钮：被选中的段落或光标插入点的段落中的文字左右两端同时对齐，并根据需要增加字间距，这样可以在页面左右两侧形成整齐的外观。
• “分散对齐”按钮：使段落两端同时对齐，并根据需要增加字符间距，这样可以创建外观整齐的文档。

了上述操作方法之外，还可通过以下两种方法设置段落的对齐方式。

• 选中段落后，按下“Ctrl+L”组合键可设置“左对齐”对齐方式，按下“Ctrl+E”组合键可设置“居中”对齐方式，按下“Ctrl+R”组合键可设置“右对齐”对齐方式，按下“Ctrl+J”组合键可设置“两端对齐”方式，按下“Ctrl+Shi ft+J”组合键可设置“分散对齐”方式。
• 选中段落后单击“段落”组中的“功能扩展”按钮，弹出“段落”对话框，在“常规”栏的“对齐方式”下拉列表中选择需要的对齐方式，然后单击“确定”按钮即可。

技巧2 设置段落的缩进

为了增强文档的层次感，提高可阅读性，可对段落设置合适的缩进。段落的缩进方式有左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进4种。

• 左缩进：指整个段落左边界距离页面左侧的缩进量。
• 右缩进：指整个段落右边界距离页面右侧的缩进量。
• 首行缩进：指段落首行第1个字符的起始位置距离页面左侧的缩进量。大多文档都是采用的首行缩进方式，缩进量为两个字符。
• 悬挂缩进：指段落中除首行以外的其他行距离页面左侧的缩进量。

下面具体介绍设置各种缩进的操作步骤。

01 选中需要设置缩进的段落，在“开始”选项卡的“段落”组中单击“功能扩展”按钮。

02 弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“缩进”栏中，通过“左侧”微调框可设置左缩进的缩进量，通过“右侧”微调框可设置右缩进的缩进量，在“特殊格式”下拉列表中可选择“首行缩进”或“悬挂缩进”方式，通过右侧的“磅值”微调框可设置缩进量。然后单击右下角的“确定”按钮即可。

技巧3 设置行距和间距

为了使整个文档看起来疏密有致，可对段落设置合适的间距或行距。间距是指相邻两个段落之间的距离，行距是指段落中行与行之间的距离。设置间距与行距的具体操作方法如下。

01 选中要设置间距的段落，单击“段落”组中的“功能扩展”按钮。

02 弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡的“间距”栏中的“段前”微调框中设置段前距离，“段后”微调框中设置段后距离。

03 在“行距”下拉列表框中可选择段落的行间距大小，然后单击“确定”按钮。

技巧4 设置边框和底纹

在制作邀请函、备忘录之类的文档时，为了能突出显示重点内容，可以对重点段落设置边框或底纹效果。设置边框和底纹效果的具体操作步骤如下。

01 选中要设置边框或底纹的段落，在“段落”组中单击“边框”下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“边框和底纹”选项。

02 弹出“边框和底纹”对话框，在“边框”选项卡中可设置边框的样式、颜色和宽度等参数。

03 切换到“底纹”选项卡，在“填充”下拉列表中选择底纹的颜色，还可在“图案”栏中设置底纹的图案样式及颜色，然后单击“确定”按钮即可。

技巧5 取消边框和底纹

对段落添加边框或底纹效果后，若要将其删除，可先选中设置了边框或底纹效果的段落，然后打开“边框和底纹”对话框，在“边框”选项卡的“设置”栏中选择“无”选项，可删除边框效果；在“底纹”选项卡的“填充”下拉列表中选择“无颜色”选项，可清除底纹效果；在“图案”下拉列表中选择“清除”选项，可清除图案底纹。

技巧6 分栏排版

为了提高阅读兴趣、创建不同风格的文档或节约纸张，可进行分栏排版。下面具体讲解分栏排版的操作步骤。

01 选中要设置分栏排版的内容，切换到“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中的“分栏”下拉按钮，然后在弹出的下拉列表中选择分栏方式，本例中选择“两栏”。

02 此时，所选内容将以两栏的形式进行显示。

技巧7 利用标尺调整栏宽和栏间距

设置分栏时，用户可以根据需要设置分栏的栏数、每一栏的宽度以及栏间距。分栏后，如果只改变栏数，Word会自动调整栏宽以适应左右页边距之间的间距。反之，如果调整了页边距或重新设置了栏间距，Word会自动修改栏宽，以适应变化后的页边距。使用水平标尺可以快速调整某一栏的栏宽和栏间距，具体操作步骤如下。

01 将光标定位在要修改栏宽和栏间距的栏内。

02 拖动标尺上的分栏标记，即可快速调整栏宽和栏间距。

技巧8 精确调整栏宽和栏间距

我们通过拖动标尺来调整相应的栏宽和栏间距时，很难精确调整，此时可以通过“分栏”对话框进行设置，具体操作方法如下。

01 切换到“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中的“分栏”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“更多分栏”选项。

02 打开“分栏”对话框，在“宽度和间距”栏中分别对每一栏设置精确的栏宽和间距，然后单击“确定”按钮。

技巧9 给分栏文档设置跨栏文字

对于文档中不需要分栏的部分内容，可以进行跨栏设置，具体操作方法为：选定需要设置的文本，切换到“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中的“分栏”下拉按钮，在弹出的列表中选择“一栏”选项即可。

技巧10 添加分隔线

在分栏操作中，我们经常会遇到栏与栏之间的界限并不是分隔得很明显，因此，我们可在栏与栏之间设置分隔线，使各栏之间的界限更加明显，具体操作步骤如下。

01 切换到“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中的“分栏”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“更多分栏”选项。

02 打开“分栏”对话框，在“栏数”微调框中输入栏数，然后勾选“分隔线”复选框，单击“确定”按钮即可。

技巧11 平衡栏长

对文本分栏后，有时会在最后一栏中出现空白或排不满的情况，这样会影响文档的整体布局，因此，建立长度相等的栏长，即平衡栏长是很重要的。平衡栏长的操作步骤如下。

01 将光标定位在文档最后，切换到“页面布局”选项卡，单击“页面设置”栏组中的“分隔符”下拉按钮。

02 在弹出的列表中选择“连续”选项即可。

技巧12 设置竖排文档

通常情况下，文档的排版方式为水平排版，不过有时也需要对文档进行竖排排版，以追求更完美的效果。设置竖排排版的具体操作步骤为：切换到“页面布局”选项卡，单击“页面设置”组中的“文字方向”按钮，然后在弹出的下拉列表中单击“垂直”选项即可。

技巧13 纵横混排文字

在Word文档中，有时出于某种需要，必须使文字纵横混排，这时Word的“纵横混排”命令就派上了用场，具体操作步骤如下。

01 选择要操作的文字，切换到“开始”选项卡，单击“段落”组中的“中文版式”下拉按钮，在弹出的列表中选择“纵横混排”选项。

02 在弹出的“纵横混排”对话框中单击“确定”按钮即可。

技巧14 避免标点符号出现在行首

由于字数上的巧合，一些标点可能会出现在一行之首，从而影响美观和阅读。通过以下设置，可以让Word自动调整文字的间距，以避免这种情况的出现，具体的操作步骤如下。

01 选择出现标点符号在行首的段落，切换到“开始”选项卡，单击“段落”组中的“功能扩展”按钮。

02 在弹出的“段落”对话框中切换到“中文版式”选项卡，勾选“按中文习惯控制首尾字符”复选框即可。

技巧15 解决标点符号无法对齐的问题

文档中的标点符号避免不了会溢出边界，这样会令文档看起来参差不齐。因此，需将标点符号与文本对齐，具体操作步骤如下。

01 选择需要设置的段落，单击“段落”组中的“功能扩展”按钮。

02 在弹出的“段落”对话框中切换到“中文版式”选项卡，然后取消勾选“允许标点溢出边界”复选框即可。

技巧16 删除中文与数字间的间隔

在Word的文档中，中文与数字混排时，它们之间一般都存在间隔，这个间隔有一个空格大小，影响文档的对齐，但无法删除掉。如不需要这些间隔，可以通过设置将其取消，具体操作方法为：打开“段落”对话框，切换到“中文版式”选项卡，然后取消勾选“自动调整中文与数字的间距”复选框即可。

技巧17 避免段落内分页

如果将一个段落放在两页显示，可能会造成阅读不便。因此，可以通过以下设置，让Word自动调整段落分布，避免段落内分页，具体的操作步骤如下。

01 选择需要设置的段落，切换到“开始”选项卡，单击“段落”组中的“功能扩展”按钮。

02 弹出“段落”对话框，切换到“换行和分页”选项卡，在“分页”栏中勾选“段中不分页”复选框即可。

技巧18 使段落最后一页不出现孤行

段落内只有一行文字出现在下一页的情况称为孤行，不但多占用一张纸，阅读时也不方便。因此，可以通过以下设置，让Word自动缩减段落间距与行距，以便腾出位置容纳最后一行文字，操作步骤如下。

01 选择需要设置的段落，切换到“开始”选项卡，单击“段落”组中的“功能扩展”按钮。

02 弹出“段落”对话框，切换到“换行和分页”选项卡，在“分页”栏中勾选“孤行控制”复选框，然后单击“确定”按钮即可。

技巧19 设置断字功能

使用断字功能可以避免在两端对齐的文本中出现大片空白，或在窄行文本中保持相同的行宽，可以设置自动或手动断字。下面介绍设置自动断字的方法。

01 切换到“页面布局”选项卡，单击“断字”下拉按钮，在弹出的列表中选择“断字”选项。

02 弹出“断字”对话框，在“断字区”微调框中输入一行中最后一个单词的右页边距。

03 在“连续断字次数限为”框中，输入可连续断字的行数，然后单击“确定”按钮即可。

技巧20 使用格式刷复制格式

格式刷是一种快速应用格式的工具，能够将某文本对象的格式复制到另一个对象上，从而避免重复设置格式的麻烦。当需要对文档中的文本或段落设置相同格式时，便可通过格式刷复制格式，具体操作步骤如下。

01 选中已设置好格式的文本，单击“剪贴板”组中的“格式刷”按钮 。

02 此时鼠标指针呈刷子形状，按住鼠标左键不放，然后拖动鼠标选择需要设置相同格式的文本即可。

技巧21 快速清除格式

对文本设置各种格式后，如果要还原为默认格式，需要依次清除已经设置的格式。Word 2010提供了“清除格式”功能，通过该功能，用户可以快速清除字符格式，具体操作方法为：选择需要清除格式的文本，然后单击“字体”选项组中的“清除格式”按钮即可。