1.1 【知识点拨】设置Excel工作环境

Excel 2010是Microsoft Office 2010软件中的一个重要组件，也是目前办公领域普及范围比较广的数据分析、处理软件。下面将从启动与退出程序、认识Excel工作界面，以及设置Excel工作环境等方面进行简单的讲解。

1.1.1 启动与退出程序

当电脑中安装好Excel 2010程序后，可以通过多种途径启动Excel 2010程序。在Windows 7中常用的启动方法有以下几种。

单击“开始”按钮，然后在打开的“开始”菜单中依次执行“所有程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Excel 2010”命令，即可启动Excel 2010。

已为Excel 2010创建桌面快捷方式的情况下，双击桌面上的Excel 2010快捷方式图标即可快速启动Excel 2010。

已将Excel 2010程序图标锁定到任务栏的情况下，单击任务栏中的Excel 2010程序图标即可快速启动Excel 2010。

电脑中已存有Excel文件的情况下，在“计算机”窗口中用鼠标右键单击要打开的Excel文件，然后在打开的快捷菜单中单击“打开”命令，或者直接双击需要打开的Excel文件，即可在启动Excel的同时打开Excel文件。

在完成表格的编辑操作后，应将Excel 2010关闭并退出程序，以减少对系统内存的占用。正确退出Excel 2010的方法主要有以下几种。

在Excel窗口中，单击右上角的“关闭”按钮关闭当前文档，重复这样的操作，直到关闭所有打开的Excel文档，方可退出Excel 2010程序。

在Excel窗口中，单击左上角的控制菜单图标，在弹出的窗口控制菜单中单击“关闭”命令关闭当前文档，重复该操作，直到关闭所有打开的Excel文档，即可退出Excel 2010程序。

在Excel窗口中，切换到“文件”选项卡，然后单击左侧窗格的“关闭”命令关闭当前文档，重复这样的操作，直到关闭所有打开的Excel文档，方可退出Excel 2010程序。

在Excel窗口中，切换到“文件”选项卡，然后单击“退出”命令，可快速关闭所有打开的Excel文档，从而退出Excel 2010程序。

1.1.2 认识工作界面

在学习使用Excel 2010前，先要对其工作界面有所了解。下面来认识一下Excel 2010工作界面的基本构成。

1．标题栏

标题栏位于窗口的最上方，从左到右依次为控制菜单图标、快速访问工具栏、正在操作的文档的名称、程序的名称和窗口控制按钮。

控制菜单图标：单击该图标，将会弹出一个窗口控制菜单，通过该菜单，可对窗口执行还原、最小化和关闭等操作。

快速访问工具栏：用于显示常用的工具按钮，默认显示的按钮有“保存”、“撤销”和“恢复”3个按钮，单击这些按钮可执行相应的操作。

窗口控制按钮：从左到右依次为“最小化”按钮、“最大化”按钮、“向下还原”按钮和“关闭”按钮，单击这些按钮就可以执行相应的操作。

2．功能区

功能区位于标题栏下方，主要包括“文件”、“开始”、“插入”、“页面布局”、“公式”、“数据”、“审阅”和“视图”8个选项卡。

单击某个选项卡将展开相应的功能区，而每个选项卡的功能区又被细化为几个组。例如，“开始”选项卡由“剪贴板”、“字体”、“对齐方式”、“数字”和“样式”等组组成。

单击某一组中的命令按钮，可以执行该命令按钮对应的功能或打开其对应的子菜单。例如，在“开始”选项卡中，单击“对齐方式”组中的“居中”按钮，可以设置文本的水平对齐方式为“居中”。

此外，在功能区的右侧有一个“Microsoft Excel帮助”按钮，单击该按钮可以打开Excel 2010的帮助窗口，在其中可以搜索需要的帮助信息。

3．单元格名称框和编辑栏

单元格名称框主要用来显示单元格名称。例如，将鼠标定位到第2行和C列相交的单元格中，就可以在单元格名称框中看到该单元格的名称，即C2单元格。

编辑栏位于单元格名称框的后方，用户可以在选定单元格后直接输入数据，也可以选定单元格后通过编辑栏输入数据。在单元格中输入的数据将同步显示到编辑栏中，并且可以通过编辑栏对数据进行插入、修改以及删除等编辑操作。

4．工作表编辑区

Excel工作窗口中间的空白网状区域即为工作表编辑区。工作表编辑区主要由行号标志、列号标志、编辑区域、工作表标签以及水平和垂直滚动条组成。

默认情况下，打开的新工作簿中有3张工作表，分别命名为“Sheet1”、“Sheet2”和“Sheet3”，其中白色的工作表标签表示的是当前工作表。如果默认的工作表数量不能满足需求，则可以单击工作表标签右侧的“插入工作表”按钮，快速添加一个新的空白工作表。

5．状态栏

状态栏位于窗口底端，其中主要包含了用来切换文档视图和缩放比例的命令按钮。

视图工具：在状态栏中包含“切换到普通视图”按钮、“切换到页面布局”按钮和“切换到分页预览”按钮，单击相应的按钮即可将当前工作表切换到相应的视图状态下。

缩放比例调整工具：在文档视图切换按钮后面的即为缩放比例调整工具。单击“缩小”按钮或“放大”按钮，可以以10%的比例，对文档进行缩小或放大显示。用户也可以直接拖动缩放比例调整工具中间的滑块，调整文档缩放比例。

1.1.3 更改默认的界面颜色

Excel 2010为用户提供了蓝色、银色和黑色3种风格的界面颜色，其中银色为默认设置。用户可以根据喜好对界面颜色进行更改，具体操作方法如下。

01 打开对话框

在Excel窗口中切换到“文件”选项卡。在左侧窗格中单击“选项”命令。

02 设置界面颜色

在弹出的“Excel选项”对话框中单击“配色方案”下拉列表框。在弹出的下拉列表中选择需要更改的颜色，如“黑色”选项，单击“确定”按钮。

03 设置后的效果

返回工作表可以看到，Excel的工作界面更改为了黑色。

1.1.4 自定义文档的默认保存路径

默认情况下，Excel文档的保存路径是“C:\Users\?\Documents”（其中“?”为当前登录系统的用户名），而在实际操作中，用户经常会选择其他保存路径。

根据操作需要，用户可将常用存储路径设置为默认保存位置。具体操作方法为：在“Excel选项”对话框中切换到“保存”选项卡，在“保存文档”栏的“默认文件位置”文本框中输入常用存储路径（如输入“E:/工作”，或者通过单击“浏览”按钮进行设置），然后单击“确定”按钮即可。

1.1.5 设置自动保存时间间隔

在编辑表格的过程中，为了防止停电、死机等意外情况导致当前编辑的内容丢失，可以使用Excel 2010的自动保存功能，每隔一段时间自动保存一次文档，从而最大限度地避免文档内容的丢失。

默认情况下，Excel会每隔10分钟自动保存一次文档，如果希望缩短间隔时间，可在“Excel选项”对话框中进行更改。具体操作方法为：在“Excel选项”对话框中切换到“保存”选项卡，对话框中右侧的“保存自动恢复信息时间间隔”复选框默认为勾选状态，此时只需在右侧的微调框中设置自动保存的时间间隔，然后单击“确定”按钮即可。

1.1.6 设置“最近使用的文档”的显示数量

默认情况下，最近使用过的文档会自动记录在“文件”选项卡的“最近所用文件”界面中，以便用户能快速打开。

未修改设置时，Excel 2010的“最近所用文件”界面中将显示出用户最近使用过的25个文档，如果需要更改显示的个数，可在“Excel选项”对话框中进行设置。具体操作方法为：在“Excel选项”对话框中切换到“高级”选项卡，在“显示”选项组中，通过“显示此数目的‘最近使用的文档’”微调框设置文档显示数目即可。

1.1.7 自定义工作簿中的默认工作表数

默认情况下，新建一个Excel工作簿，其中含有三张工作表。如果用户需要制作大量含有多个工作表的工作簿，可以修改Excel的默认设置，以提高工作效率。

要更改工作簿中的默认工作表个数，可在“Excel选项”对话框中进行设置。具体操作方法为：在“Excel选项”对话框的“常规”选项卡中，在“新建工作簿时”选项组中，通过“包含的工作表数”微调框设置新建工作簿时默认的工作表数目即可。

1.1.8 显示“开发工具”选项卡

宏（VBA）是Excel常用的功能之一，关于宏的操作命令，都集中在“开发工具”选项卡中。默认情况下，在Excel 2010的功能区中并没有显示“开发工具”选项卡。

要显示“开发工具”选项卡，具体操作方法为：在“Excel选项”对话框中单击“自定义功能区”选项卡，然后在对话框右侧的“自定义功能区”中勾选“开发工具”复选框，单击“确定”按钮，返回Excel窗口后可见功能区中显示出了“开发工具”选项卡。

1.1.9 自定义“快速访问工具栏”

默认情况下，Excel的快速访问工具栏中只有“保存”按钮、“撤销”按钮和“恢复”按钮3个命令按钮，根据需要用户可以将其他常用命令添加到快速访问工具栏中，或将不常用的命令按钮从快速访问工具栏中删除。自定义“快速访问工具栏”的具体操作方法如下。

01 快速添加命令按钮

单击快速访问工具栏右端的“自定义快速访问工具栏”下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择需要添加的命令即可。若弹出的下拉菜单中，找不到需要的命令，则单击其中的“其他命令”选项。

02 添加更多命令按钮

弹出“Excel选项”对话框，在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择要添加的命令所属的分类。在相应的命令列表中双击要添加的命令。完成后单击“确定”按钮即可将该命令添加到快速访问工具栏中。

03 删除命令按钮

要删除快速访问工具栏中的命令按钮，则在快速访问工具栏中右键单击要删除的命令按钮，在弹出的快捷菜单中，单击“从快速访问工具栏删除”命令即可。

【技高一筹】如何扩大表格显示范围

在编辑表格的过程中，为了扩大表格编辑区的显示范围，可将功能区最小化。要将Excel 2010的功能区最小化，可通过以下几种方式实现。

单击功能区右侧的“功能区最小化”按钮。

双击除“文件”选项卡外的任意选项卡。

按下“Ctrl+F1”组合键。

使用鼠标右键单击功能区的任意位置，在弹出的快捷菜单中单击“功能区最小化”命令。

单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中单击“功能区最小化”选项。

当需要显示功能区时，可通过以下几种方式将其还原。

单击功能区右侧的“展开功能区”按钮。

双击除“文件”选项卡外的任意选项卡。

按下“Ctrl+F1”组合键。

使用鼠标右键单击功能区的任意位置，在弹出的快捷菜单中取消“功能区最小化”命令的勾选状态。

单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中取消“功能区最小化”选项的勾选状态。