第3章 忙要忙到点子上
职场中不少才能平平的人，却比那些才能超群的人取得了更大的成就，人们常常为此感到惊奇。但通过仔细地分析，便不难发现其中的奥秘：他们养成了有条不紊的做事习惯，能更好地利用有限的精力。
养成有条理的做事习惯
一位企业家曾谈起了他遇到的两种人。
有个性急的人，不管你在什么时候遇见他，他都是风风火火的样子。如果要同他谈话，他最多拿出几分钟的时间，时间稍长一点，他就会伸手把表看了又看，暗示着他的时间很紧张。他公司的业务做得虽然很大，但是开销更大。究其原因，主要是他在工作安排上七颠八倒，毫无秩序。他做起事来，也常常因为没有章法而陷入混乱。结果，他的事务是一团糟，他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他总是很忙碌，从来没有时间整理自己的东西，即便有时间，他也不知道怎样去整理、安放。
另外有一个人则恰恰相反。他从来不显出忙碌的样子，做事非常镇静，总是很从容谦和。别人不论有什么难事和他商谈，他总是彬彬有礼。在他的公司里，所有员工都秩序井然地埋头苦干，各样东西安放得也井井有条，各种事务也安排得恰到好处。他每晚都要整理自己的办公桌，对于重要的信件立即就回复，并且把东西摆放得很有条理。尽管他经营的规模也很大，但别人从外表上总看不出他有一丝一毫慌乱。他做起事来清清楚楚，他那富有条理、讲求秩序的作风影响到他的全公司。于是，他的每一个员工做起事来也都极有秩序，整个公司一片生机盎然之象。
这位企业家总结说：“这两个人的差别在于，前者对于工作没有条理性，而后者对于工作则具有顺畅的条理性。”
那么，如何让我们的工作更规范、更有条理呢？
1.清楚自己的工作内容
我们要清楚自己怎样才能做好工作以及除了做好分内工作外，还有哪些可以协助他人完成的。平时要归类整理和计划安排自己的工作。
2.建立资料库，使日后工作更轻松
任何优秀的方案都离不开积累，要想使自己的工作更轻松、更完美，平时的积累最重要。
每天花2～3小时时间（工作或者非工作时间，根据自己工作内容安排），从各方面搜集并保存和自己工作相关的资料（可以通过杂志、网站、日常交流等）。保存形式可以是多样化的。整理好后归类入库。时间一久，你会发现你的资料库是一个宝库。而且万一工作中有特殊情况，不能正常运作，有新人接手时，可以根据资料库提供的信息在第一时间上手，保证工作正常运转。
3.合理安排工作时间
根据自己每周的工作时间及工作任务和工作习惯，给自己制订个计划——什么时候该做什么，花多长时间做，剩余的时间做什么，未能完成的工作什么时候做。只有合理安排好工作时间，才能使工作更有条理、更顺利。
4.寻求提高工作效率的捷径
要想在职场中成为优秀者，光是埋头苦干是没用的，如何在工作过程中找到对自己而言最快捷和最有效的办法才是关键，这需要个人的经验积累。每个人的方法不一样，但这样做你就会成功，不这样做你就会落后。
5.工作日志
每天上班前花5分钟时间，安排好当天的工作进程；下班前5分钟，整理一下当天的工作内容。
职场中不少才能平平的人，却比那些才能超群的人取得了更大的成就，人们常常为此感到惊奇。但通过仔细地分析，便不难发现其中的奥秘：他们养成了有条不紊的做事习惯，能更好地利用有限的精力。相反，如果不讲究秩序和条理，盲目地做事，不但事倍功半，也容易使健康受损。所以，把事情安排得井井有条，做起事来，会更加容易、方便，能达到事半功倍的效果。
别让工作追着跑
在工作中，有很多人总是匆忙如大自然中的蚂蚁，却没有多少实质的收获，对他们来说，草率行事，冒冒失失是再好不过的写照！他们每天从早忙到晚，感觉自己一直被工作追着跑。忙乱也许不是因为工作太多，而是因为没有重点，目标不清楚，所以才让工作变得越来越复杂，时间越来越不够用。
有一个广泛流传的管理故事，说的是一群伐木工人走进一片树林，开始清除矮灌木。当他们费尽千辛万苦，好不容易清除完一片灌木林，直起腰来准备享受一下完成了一项艰苦工作后的乐趣时，却猛然发现，不是这片树林，而旁边那片树林才是需要他们去清理的！
有很多人在工作中，就如同这些砍伐矮灌木的工人，只埋头干活却未抬头看路。
这种看似忙忙碌碌，最后却发现自己背道而驰的情况是非常令人沮丧的，这也是许多效率低下，不懂得卓越工作方法的人最容易犯的错误。他们轻率、冒失，缺少必要的计划，遇到问题也缺乏思考，出现什么情况就解决什么问题，永远让工作追着跑，结果把大量的时间和精力浪费在了一些无用的事情上。
冒失是一种轻率的表现，是对任何事情都不做深思熟虑，只凭一时冲动匆忙作出决定，有时甚至不计后果。冒失的人懒于思考，轻举妄动，他们不考虑主、客观条件和后果就贸然抉择，草率行事；他们生活节奏快，做事匆忙，往往一件事未干完，又去做另一件事，或几件事一起干。
西班牙的智慧大师巴尔塔沙·葛拉西安曾告诫我们：做任何事情都不要太匆忙，不要让工作追着跑，忙乱中容易出差错；也不要太轻率大意，不要急于表态或发表意见。
不管从事什么工作，事先的调查和分析都会有助于你找到实现目标的最佳方案，好的钟表行走十分规律，不快也不慢。凡事预则立，不预则废，有些事情不可不问清楚，不弄明白。一个人只有知道如何主动地安排工作，而不是被动地适应工作，才能高效率地办事。正如一位成功的职场人士所说：“你应该在每天的早上制订一下当天的工作计划，仅仅5分钟的思考就能使你摆脱工作的追赶，把工作变得非常有效率。”
举一个营销工作的实例：新品上市初期，开拓市场，寻找经销商是一件非常重要的工作，但面对一个陌生的城市和市场，你会怎么办呢？你是下车后匆忙急于四处走街串巷，把自己淹没在各种混乱的商户之中，还是通过调查后，制订拜访计划及合理路线？
每个城市都有几百个经销商，不可能每个客户都去拜访。经验丰富的营销人员会挑选客户中20%有意向、有网络及实力的经销商进行重点拜访，用80%的时间沟通20%的重点客户。同时，为了不放弃那些潜在经销商，对经营相关产品的小经销商只需要简单地散发新品招商资料就可以了。
有智慧的人做事决不匆忙，也不拖沓，不莽撞，也不踌躇。他们做事总是有条不紊，不慌不忙。没有积压，决不拖延。他们不是一有想法就马上去做，待发现偏差再去调整，而是一开始就把所有事情都想好、理清。
因为没有时间而赶着把事情做完的人，通常事后要花更多的时间把第一次没做好的事情做好。如果真的没有时间把每件事都做好、做完，那就把最重要的事做好、做完。
有些人认为做事不匆忙是一件很容易的事情，只需要每次做事时注意一下就行，其实一个人做事不慌不忙是一种习惯，你会发现一个让工作追着跑的人所做的事情大多是冒冒失失的，他们是凭着自己的直觉在做事。要想改变这个缺点，首先就是要在做每一件事情时制订计划和目标，而且形成习惯。
根据轻重缓急来做事
请你先试着回答这样一个问题：如果有一天卢浮宫突然起了大火，而当时的条件只允许从宫内众多艺术珍品中抢救出一件，请问：你会选择哪一件？
这个问题是巴黎一家杂志曾刊登过的一个竞答题目。在数以万计的读者来信中，一位年轻画家的答案被认为是最好的——选择离门最近的那一件。这是一个令人拍案叫绝的答案，因为卢浮宫内的收藏品每一件都是举世无双的瑰宝，所以与其浪费时间选择，不如抓紧时间抢救一件算一件。
在做事前，如果你确定了至少三种以上的目标，那么，最先要完成的不是最绚丽最诱人的那一个，而是离你最近的那一个。
想一想你设定目标的时候列的清单，你想要实现的目标也许非常多，但它们都是重要而有效的吗？如果你把这些都作为你现在要做的事，那么最终的结果可能是你什么也得不到，正所谓“追两兔而一兔不可得”。
在回答完了上面那个有趣的问题之后，请你再仔细思考一下下面的两个问题：
（1）有哪一件你可以做但现在没有做的事，如果你做了的话，会使你的生活发生巨大的积极的变化？
（2）在你的商业或职业生活中，有哪一件事会产生类似的结果？
对于成功而言，我们可用一句最易理解且最有指导性的话来概括：根据事情的轻重缓急来组织和行事。
我们可以看到，往往一项活动具备两个要素，分别是紧急和重要。紧急意味着需要立即行动，是“现在”，例如电话铃响了是紧急的，多数人不会让电话铃一直响着而不去接。
紧急的事通常是显而易见的。它通常就在我们面前，给我们造成压力，非要我们采取行动不可。
重要则同结果有关系。如果某件事很重要，它会对你的使命和目标作出贡献。
我们对紧急的事会很快做出反应，而那些重要而不紧急的事则要求我们具有更多的主动性和积极性。我们必须主动行动去抓住机会，促成事情的成功。如果我们不具有积极主动的习惯，不清楚什么重要，不知道某些事情会产生什么结果，我们就很容易转向对紧急的事做出反应，而忽略了重要的事。
分清“重要的事”和“紧迫的事”
最没有效率的人就是那些以最高的效率做最没用的事的人。
下面这堂课足以让听讲者受益终身。
教授在给即将毕业的MBA班的学生上最后一次课。令学生们不解的是，讲台上放着一个大铁桶，旁边还有一堆拳头大小的石块。
“我能教给你们的都教了，今天我们只做一个小小的测验。”教授把石块一一放进铁桶里。当铁桶里再也装不下任何一块石头时，教授停了下来。教授问大家：“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”“是。”学生们回答。“真的吗？”教授问。随后，他不紧不慢地从桌子底下拿出了一小桶碎石。他抓起一把碎石，放在已装满石块的铁桶表面，然后慢慢摇晃，然后又抓起一把碎石……不一会儿，这一小桶碎石全装进了铁桶里。
“现在铁桶里是不是再也装不下什么东西了？”教授又问。“还……可以吧。”有了上一次的经验，学生们开始变得谨慎了，事实上，他们并不能确信是不是还可以装下一些东西。
“没错！”教授一边说，一边从桌子底下拿出一小桶细沙，倒在铁桶的表面。教授慢慢地摇晃铁桶，大约半分钟后，铁桶的表面就看不到细沙了。
“现在铁桶装满了吗？”“还……没有。”学生们虽然这样回答，但心里其实已经没底了。“没错！”教授看起来很兴奋。这一次，他从桌子底下拿出来的是一罐水。他慢慢地把水往铁桶里倒。
水罐里的水倒完了，教授抬起头来，微笑着问：“这个小实验说明了什么？”
一个学生马上站起来说：“它说明，你的日程表排得再满，你都能挤出时间做更多的事。”
“有点道理，但你还是没有说到点子上，”教授顿了顿，说，“它告诉我们：如果你不是首先把石块装进铁桶里，那么你就再也没有机会把石块装进铁桶里了，因为铁桶里早已装满了碎石、沙子和水。而当你先把石块装进去，铁桶里会有很多你意想不到的空间来装剩下的东西。所以，在以后的职业生涯中，你们必须分清楚什么是石块，什么是碎石、沙子和水，并且要总是把石块放在第一位。”
教授的这个小实验和以上一番话对你来说，是不是也将受益终身呢？
在《有影响力的领导者的七大习惯》中，作者以“重要”为横向坐标，以“紧迫”为纵向坐标，建立了一个坐标系，用来量度管理者面对的各种事务。
在低绩效或失败的管理者中，不少人最易犯的错误是把“重要的事”与“紧迫的事”混为一谈，把战略与战术、“做正确的事”与“正确地做事”混为一谈。
在分清楚“重要的事”与“紧迫的事”之后，如何“把第一位的事放在第一位”（Put the First on First）就是最重要的了。这个坐标系由四个象限组成：重要且紧迫、不重要而紧迫、不重要且不紧迫、重要而不紧迫。
最好的管理者总是把目光聚集在第一象限（重要而紧迫），最差的管理者常常做不重要也不紧迫的事（第三象限）。总是做重要且紧迫的事的人，常常有很多的剩余时间。做完“正事”之后，他们还有相当多的时间去做“重要而不紧迫”、“不重要且紧迫”甚至“不重要且不紧迫”的事（不论在办公室之内还是之外），就像装石块的铁桶里有意想不到的剩余空间来装碎石、沙子和水。
对于你生活和工作的这只桶，你又将如何往里装你的石块、碎石、沙子和水呢？
从全局角度进行规划
我们在职场中，不管做什么都要从全局的角度来进行规划，将事情分出轻重，坚持“要事第一”的做事原则，久而久之就会培养起“先做最重要的事”的好习惯。
要事是指有利于实现个人目标、有价值的事，比如规划、技能培训；急事是必须立即处理的事，比如即使你忙得焦头烂额，但电话响了，你就不得不放下手边的工作去接听。在紧急但不重要的事情和重要但不紧急的事情之间，或许我们很难做出选择。对于每个人来说，有精力做事的时间往往是有限的，所以你必须把有限的时间用在最重要的事情上，也就是把要事放在第一位，而不要迷失在那些看似紧急但次要的事情当中。只有这样，才能高效地利用时间，出色地完成工作任务。
如果分不清事务的轻重，就有可能错过大好的机会。为什么许多人都在勤勤恳恳地做事，但结果却不一样呢？其中一个重要的原因是有的人缺乏洞悉事务轻重的能力，做起事来毫无头绪。
有一个年轻的部门经理，做事不太会权衡轻重。一天，公司的业务员拉来了一笔生意，可这位年轻的部门经理正忙着布置办公室的各种摆设。他煞费苦心地想：“电脑应该放在哪里？垃圾筒放在什么地方更好？桌子怎么摆放？”他想先把手头的事情做完，再按部就班地处理这笔生意。结果，由于没及时处理，这笔生意泡汤了。
一位大集团公司的总裁要求秘书给他呈递的文件，放在各种颜色不同的公文夹中。红色的代表特急，绿色的代表要立即批阅，橘色的代表这是今天必须注意的文件，黄色的则表示必须在一周内批阅的文件，白色的表示周末时须批阅的文件，黑色的则表示是必须由他签名的文件。这种方法大大提高了办事效率。
在工作规划方面，多花些时间是值得的。如果没有规划，你肯定不会成为一个工作有效率的人。工作效率的中心问题是，你对工作规划得如何，而不是你工作干得如何努力。
钻头为什么能在短暂的时间里钻透厚厚的墙壁或者坚硬的岩层？物理学家给我们解释了其中的道理：同样的力量集中于一点，单位压强就大，而集中在一个平面上，单位压强就会减小无数倍。所以，攻其一点的谋略是解决问题的最好办法。
事实上，每个人都追求完美，每个人都希望自己把工作干好，把事情做好。可是，为什么有的人做不好呢？并不是因为他的事情多，而是因为他没有掌握做事的方法。
哈佛商学院可谓是如今美国最富、有名望、最具权威性的管理学院。它每年招收750名两年制的硕士研究生、30名四年制的博士研究生和2000名各类在职的经理进行学习和培训。在他们的教学中，经常给学生讲述一种很有效的做事方法：80对20法则。即任何工作，如果按价值顺序排列，那么总价值的80%往往来源于20%的项目。简单地说，如果你把所有必须干的工作，按重要程度分为10项的话，那么只要把其中最重要的2项干好，其余的8项工作也就自然能比较顺利地完成了。所以，要把手中的事情处理好，就要抛开那些无足轻重的80%的工作，把自己的时间、精力全部集中在那最有价值的20%的工作中去，这会给你带来意想不到的收获。
在职场中做事的时候，我们应该学会运用这个方法，以重要的事情为主，先解决重要的问题，对于一些旁枝末节，可以大胆地舍弃。要知道，从全局出发进行规划，科学地取舍能够帮助我们把事情做得更好、更有效率。
分辨工作主次的四个标准
做事分清主次，这一点非常重要，但又常常容易被我们所遗忘。所以我们必须让这个观念成为我们的工作习惯，在每开始一项工作时，都必须首先让自己明白什么是最重要的事，什么是应该花最大精力去重点做的事。不分主次的错误做法基本上都可以归结为把时间花在那些不是必须做的事情之上。
对于一个领导者，最重要的是要让员工知道什么是重要的、必须做的任务，也就是告诉他们什么是用来衡量他们绩效的标准。而对于普通员工来说，这个问题可解释为“我能够为组织作出什么最重要的贡献”。
那么，如何才能正确地分清主次呢？这需要我们在确定一定时间内该做什么之前，对自己应该如何利用时间有更全面的看法。具体说来，可以从以下几个方面去考虑：
1.根据目标来确定
我们每一个人都拥有目标，即便现在你每天都在做着一些平凡的事，但再过10年或20年，部分人可能会成为公司的领导，甚至大企业家。所以，你要解决的第一个问题就是，明白自己将来要干什么，只有这样，才能朝着这个目标不断努力，把一切和目标无关的事情统统抛弃。
对于这个问题，麦肯锡公司给出了如下答案：对实现目标越有贡献的事越重要，越应获得优先处理；对实现目标越无意义的事情，越不重要，越应延后处理。这个答案可以给予我们一定的借鉴。
2.根据责任来确定
在工作当中，总会有些任务是非做不可的。所以你必须分清某个任务是否一定要做，或是否一定要由你去做。这两种情况是不同的。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，你可以委派别人去做，自己只负责监督其完成。
3.根据时间回报率来确定
人生是有限的，所以我们要学会提高时间的利用率，即用最少的投入换得最高的回报。在工作中，我们应该把时间和精力集中在能给自己最高回报的事情上，即会比别人干得出色的事情上。这样使用时间是最具有战略眼光的。
4.根据自己的满足度来考虑
我们工作的目的，无论是出于赚钱谋生、提高生活品质，还是自我实现，总是为了满足自己。所以说，重要的事莫过于最能让自己满足的事。
不少人都认为：能带来最高回报的事情就一定能给自己最大的满足感，但这不是绝对的，无论你地位如何，你总需要把部分时间用于做能够带给你满足感和快乐的事情上，这样你会始终保持对工作的热忱，觉得生活是有趣的。
用上面四个标准，就可以正确地判断我们即将面对的复杂的工作中哪些是最重要的，就不至于让我们陷入事务性的泥沼中，我们可以很快地确定出事情的主次，以最有效率的工作方法去获得最大的收获。
学会重点思维
抓住了主要矛盾，解决问题就变得容易多了。
卡尔森是一个具有重点思维习惯的人。他1968年加入温雷索尔旅游公司从事市场调研工作。3年以后，北欧航联出资买下了这家公司，卡尔森先后担任了市场调研部主管和公司部门经理。由于他熟悉业务，并且善于解决经营中的主要问题，使得这家旅游机构发展成瑞典第一流的旅游公司。
卡尔森的经营才能得到了北欧航联的高度重视，他们决定对卡尔森进一步委以重任。航联下属的瑞典国内民航公司购置了一批喷气式客机，由于经营不善，连年亏损，到最后连购机款也偿还不起。1978年，卡尔森调任该公司的总经理。担任新职的卡尔森充分发挥了擅长重点思维的才干，他上任不久，就抓住了公司经营中问题的症结：国内民航公司所订的收费标准不合理，早晚高峰时间的票价和中午空闲时间的票价一样。卡尔森将正午班机的票价削减一半以上，以吸引去瑞典湖区、山区的滑雪者和登山野营者。
此举一出，很快就吸引了大批旅客，载客量猛增。卡尔森任主管后的第一年，国内民航公司即扭亏为盈，并获得了丰厚利润。
卡尔森是善于重点思维的典范。成功人士遇到重要的事情时，一定会仔细地考虑：应该把精力集中在哪一方面呢？怎么做才能使我们的收益和投入比最高呢？
从重点问题突破，是成大事者思考的习惯之一，因为没有重点的思考，等于毫无主攻目标，所以要养成思维的正确方法——重点思维。
正确的思维方法包含了两项基础：第一，必须把事实和纯粹的资料分开；第二，事实必须分成两种，即重要的和不重要的，或是有关系的和没有关系的。
在达到你主要目标的过程中，你所使用的所有事实都应该是重要而有密切关系的，而那些不重要的则往往对整件事情的发展影响不大。如果忽视这种现象，那么机会与能力相差无几的人所做出的成就将会大不一样。
那些有成就的人都已经培养出一种习惯，就是找出并设法控制那些最能影响他们工作的重要因素。这样一来，他们也许比起一般人来会工作得更为轻松愉快。由于他们已经懂得秘诀，知道如何从不重要的事实中抽出重要的事实，所以，他们等于已为自己的杠杆找到了一个恰当的支点，只要用小指头轻轻一拨，就能轻易玩转那些沉重的工作。
只有养成了重点思维的习惯，才能在实际工作中避免眉毛胡子一把抓，从而取得良好的成绩，赢得成功。
紧急事件要紧急处理
职场中有很多事情往往是我们预料不到的，那些突发的、紧急的事件常常会光临到我们的工作中，我们该如何面对这些突发事件呢？我们要在平时的工作中养成多想多思考的习惯，如果这件事有这样的情况我该怎么办？有那样的情况我该怎么办？只有这样你才能在突发事件发生的时候不紧张。但是任何事情都有预料不到的时候，这时，你首先要想这件事是不是自己能处理的，如不能处理，马上向一级领导汇报，避免延误时间导致更大的错误发生。
一家俱乐部组织一批游客旅游，由于旅途中出现了问题，造成飞机飞行时间比计划延长了10个小时。凌晨2点钟，飞机才在目的地降落，食物和饮料都用完了。当飞机舱门打开时，游客已经饥肠辘辘、疲惫不堪了，抱怨之声如阴云笼罩。
俱乐部的总经理得到这一糟糕的消息后，马上带领部分员工赶到机场，在那里摆出一桌子快餐和饮料，播放令人感到放松的音乐。当游客走出机舱时，遇到的是同情的目光，听到的是亲切的问候，看到的是热情帮助他们拿行李的员工。在俱乐部等待他们的是一个非常隆重的宴会，宴会一直持续到天亮。最后，游客都感到这次经历难以忘怀，比没有出现意外准时到达目的地还要好。
出现紧急事件时，采取应变措施不失为是一种好的选择。例如，在得知客户抱怨时，我们应立即停下手中的工作，积极采取措施消除客户的不满，以较小的代价取得较好的效果。否则，告诉客户“这个问题不是我负责”，或者“你应该找某个部门解决”，会加深客户的不满，即使后来做出较大的补偿，也很难使客户感到满意。我们在向客户提供日常服务而遇到突发事件时，应像那家俱乐部一样，积极采取应变服务，密切与客户联系，为企业挽回声誉。
某一广告公司招聘策划总监。参加面试的人已排了长长的一队，有位年轻人排在第37位。面对众多的竞争者，他在考虑对策。过了一会儿，他拿出一张纸，认认真真地写了一行字，并找到秘书小姐，恭敬地对她说：“小姐，我有一条好建议，请马上把它交给你的老板，这非常重要！”秘书小姐尽职地交给了老板。老板展开纸条看后微笑了一下。当他与老板面试交谈后，他得到了这份工作。他的纸条上写着：“先生，我排第37位，在你看到我之前，请不要作决定。”这个应聘者成功地展示了自己的独创精神，从而赢得了那个职位。
应变能力常常在突发的紧急事件中展现着它的魅力。一个人如果没有较强的应变能力，较好的自我情绪控制能力，那么在面对突发情况时往往会手忙脚乱，不知如何处理，面对挫折便会垂头丧气，遭受委屈便会怨天尤人，使工作不能很好地开展。
无计划将给工作带来灾难
李晋是一家公司的销售部经理。一天早上，和平常一样，李晋走进办公室，看到桌子上有一堆助理新送来的材料，他感到很头疼。但是迫于工作需要，他只好静静地坐下来，认真地审阅。之后，他发现自己的邮箱里来了几封新邮件，他打开一看，是几个普通的客户，但他还是耐着性子一一回复。过了一会儿，他的助理走了进来，对他说：“经理，有一位客人想见您。”
李晋正为这些邮件心烦意乱，同时他还想起两个小时后，他要面试几个新应聘的业务员。烦躁之中，他不在意地说：“让他先在客厅等一会儿，我马上就过去。”
10分钟过后，李晋才从这些漫无边际的邮件中抽出身来，他几乎忘记了会客这件事。等到助理再次催促他时，客人已经很焦急了。当李晋走过去时，客人正在房间里来回踱步，李晋露出职业化的笑脸，说：“真不好意思，我太忙了，实在抽不开时间。”
客人听完这句话，淡淡地说了句：“既然你实在没时间，那么我们改天再谈吧！”说完就走了，李晋也丝毫没在意。
第二天，公司就解除了李晋的职位，因为那是一位有意与公司合作的大客户，李晋的行为使得那位客户对该公司丧失了信心，取消了自己的合作计划。而李晋的行为——尽管只是怠慢了一位客人，给公司造成的损失却难以估量。
李晋被辞退，难道只是一个偶然现象或者只是因为他运气不好吗？显然不是。可以说：以李晋的工作方法，即使这一次他能侥幸只是错过了一个无关紧要的客人，没有为公司带来多少损失。那么迟早有一天，他还是会因为缺少计划，而面临职场的败局。这不是偶然的，而是必然的。对于一个缺少计划的人来说，失败是迟早的事。
其实，李晋并不是忙得一点时间都没有，他只是没有规划好自己的工作，没有安排好自己的时间，没有分清事情的轻重缓急。倘若他能在工作开始前给自己制订一个计划，按照工作内容的重要性有序地进行，就会提高效率，也不至于造成那么大的损失。
生活中很多人总是轻视时间，无节制地浪费时间，更准确地说就是混时间，到头来表现平平，一事无成。也有一些人，他们由于缺少计划，总是觉得时间太少，时间不够用。那么，你是否应该为自己设计一个方案，留出一定的时间余地呢？你是否应该给自己的工作列一个计划，有条不紊地进行呢？
没有计划，就等于是在浪费时间；没有计划的工作，就等于是无价值的工作。很多人，每天工作都很卖力，总觉得自己做了很多事，但工作却毫无起色。他们总是抱怨老板不给自己升职，总是抱怨自己机遇不佳。但他们不明白：由于自己缺少计划，时间被浪费在了毫无价值的事情上。这样，工作和生活，两头都做不好。
很多成功人士并不是每一秒钟都在工作，他们更善于安排设计自己的时间，从而有序有效地工作。
你是一个有计划、高效率的人吗？不妨检查一下自己：从早晨起床到来到公司，你一共花了多少时间。打个比方，有的人，刷牙用3分钟，洗脸5分钟，吃早点20分钟，赶往单位的路上需要半小时。而你，家并不比他远，却在这个过程中花了近两个小时，这就说明：你是一个做事情缺乏计划和秩序、低效率的人。虽然这只是一天中的一小部分，但却反映了你做事的效率。
有句话说得好：“造物主不可能做到平等，每个人都有不同的外貌、智慧和出身，但有一样东西却是平等的，那就是时间。”每个人的命运都是受时间影响的。没有好的计划而盲目地追求结果，人生必然要面对挫折与失败。
写下第二天的工作
在熄灯前写下第二天的工作是个很好的习惯，因为，记下所有的工作后，你可以睡得更安稳一些，你的心态可以更放松一些。否则的话，可能整晚你的脑子里都想着：“别忘了！别忘了！别忘了！”
记下工作后，你的脑子才有时间去思考解决问题，而不只是记住问题。只要你能利用潜意识解决问题，你就会发现它的作用相当惊人。人脑就像是处理器，台前幕后的工作可以同时进行。一旦你写了一些东西下来，脑子就会将这些东西转移至后台，然后在“不知不觉”中开始解决问题。记下工作就表示你许下了承诺。如果一件事不值得记下来，大概也不值得去做。
别依赖随处涂鸦的纸片记录、桌上的即时贴，或是粘在冰箱上的字条。如果你的备忘字条七零八落，反而会产生很多遗忘事情的漏洞。
确定自己可以在同一个地方看到所有的待办事项，并且能检查其进度。这也许是在你随身携带的万用手册中，或是在电脑里。不论形式如何，都必须能随时更新内容，并且要放在随手可及的地方；必要时可以利用即时贴或便条作为额外的提醒媒介。
如果你将计划表与约会记录放在一起，最好能在你的办公室或电脑中存上备份，以防其中一份遗失。办公室的那一份应该每天更新，这虽然只是举手之劳，却很有帮助。
拿破仑·希尔认为一定要定期检查计划表。早上起床后的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事都列在计划表上，而且每天固定检查计划表，你就绝不会因为“忘记”而没有完成任务。福布斯二世一直在他的书桌上放着一张记录重要事项的纸，这是他个人管理系统的中心，“每当我觉得进退两难时，我就会看看这张纸，确定使我动弹不得的事是否真的值得让我为难。”通常，福布斯的纸上大约有20件事，包括电话、信件，以及他必须口述的一小段专栏文章。他说：“如果你没有一个固定的记事本记录你想做的事，事情永远都无法完成。”
这也是在管理其他事情时非常有用的技巧。每当你分配工作给部属时，你应该确定他们会将你所交代的事情记在计划表上。在之后的会议中，也要请他们带计划表来开会，并以此作为进度报告的根据。如此一来，你就可以确信你指派的工作不会被遗漏。
你的计划在范围上应该要广泛，但绝不能是百科全书，否则你很可能会力不从心。
玫琳凯曾在创办玫琳凯化妆品公司初期听到一则有关查尔斯·施瓦布的故事。
一名企管顾问艾维·李对施瓦布说：“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布问：“费用是多少？”李说：“如果无效的话，免费；但如果有效，希望你能拨出公司因此省下的费用的1%给我。”施瓦布同意说：“很公平。”
接着，施瓦布问李要怎么做，“我需要与每一位高级主管面对面谈10分钟。”施瓦布答应了。李开始与所有高级主管会面，他告诉每一位主管：“在下班离开办公室前，请写下6件你今天尚未完成，但明天一定得做的事。”主管们都同意这个主意，并在开始实行这个计划后，他们发现自己比以前更专心了，因为有了这张表，他们会努力完成表上的事情。不久之后，公司的生产力有了显著的改善，几个月后因为效果惊人，施瓦布开了张45000美元的支票给艾维·李。
玫琳凯说：“当我听到这个故事后心想，如果这个方法对施瓦布而言值45000美元，对我也会有同样的价值。”因此，她开始在每天下班前写下6件明天要做的重要事情，而且也鼓励业务员这么做。今天的玫琳凯化妆品公司拥有20多万业务员，印制了上百万份的粉红色小便条本，每一张便条纸上写的都是：“我明天必须做的6件重要事项。”
灵活应变原则
计划往往是在对未来作好预测的前提下制订的，但即使是最精确的预测，也难免一些突发事件和偶发事件的发生，因此，制订计划时一定要保持灵活性。你的计划中灵活性越强，由偶发或突发事件带来的风险就越小。
灵活应变告诉人们即使环境发生变化或原有的计划失败了，但仍有其他的选择，使计划沿着原来的目标前进。灵活应变不是说改变计划的方向，而是改变计划的实现方式。就比如从上海到北京，你原打算坐飞机，但天气发生变化，航班延迟两天。此时，你重新作一种选择，坐火车或汽车。
有一些生性固执的人死钻牛角尖，不知道随机应变，撞得头破血流也不愿改变一下方式。就好像有人走路，途中遇到一堵墙挡住了去路，他不知道绕过墙继续前行，而是采取硬碰硬的方式——撞墙，结果可能是墙撞倒了，自己也被送进医院了，甚至墙还没倒，自己已经不省人事了。
这种情况有些极端，但在复杂的环境中，人们往往不容易辨别自己的行为是不是在犯傻，“不识庐山真面目，只缘身在此山中”，当人受主观意识支配时，判断力就不强了。
有的人一旦情况发生变化，就手忙脚乱，无所适从，甚至吓得赶紧往回走。看到一堵墙，认为此路不通，达到目标已不可能，干脆放弃。这种人制订计划时，很容易偏离总目标，甚至与总目标背道而驰，结局更糟糕。
成功者既能使计划坚持原来的方向，也注意把握其灵活性，在保全自己的同时也歼灭了敌人，这种人就是智勇双全者。
每天问自己六个问题
许多管理者每天用于有效工作的时间很少，大部分时间用于琐碎的事务，或用于根本不该干的事。主管干了自己不该干的事，或者干了下属该干的事，或者干了无效的事，这种现象称为“管理错位”。管理错位浪费了主管最宝贵的资源——时间和精力。那么怎样避免管理错位呢？要避免管理错位，管理者每天上班前都要问自己三个问题：
（1）我是谁？
（2）我今天应该干什么？
（3）我今天不应该干什么？
开始工作时，管理者又要问自己三个问题：
（1）这件事如果不做，有何后果？
（2）哪些事情别人做，可能干得更好？
（3）哪些事是在浪费别人的时间？
然后，要用自问自答的方式认认真真地回答一遍。
“我是谁？”这个问题看似简单，但能正确理解的并不多。回答这个问题，主要的目的是让管理者明确自己的角色定位。通过自问自答的方式强化角色定位，在心理学上称为“自我暗示”。管理者们确实需要不断地自我暗示。因为管理者只要进入工作岗位，就会被各种各样的事务和人物包围，往往身不由己，特别容易出现管理错位。
“我今天应该干什么？”回答这个问题，实质上是在做一天的工作规划。有效工作的管理者，必定干自己想干的事，自己应该干的事。管理者应该主动工作，干计划内的事；而不是被动工作，干不属于自己干的事，干计划外的事。管理者们工作时，很容易犯的错误就是“来什么事，就干什么事”。
“我今天不应该干什么？”这又是要不断暗示自己：自己容易犯哪些错误，不能再犯了。有些管理者早上上班时本来是有计划的，但一进入工作状态便身不由己了。本来正在集中精力考虑开拓市场的事，来了一位下属要求签字，于是把精力转向签字事宜。过了一会儿，一位下属来请示问题，又开始帮下属出主意想办法。结果一天下来，开拓市场的事一点结果也没有。下班时回想起来，大多数是自己不该干的。这样的事每天都在重复发生，非刻意强化而不能自已。
“这件事如果不做，有何后果？”这句话是要问自己：哪些事根本不必做，做了也是白白浪费时间，无助于达成企业的既定目标。然而，很多大忙人，天天都在做一些不肯丢下不做的事，如频繁参加宴请、仪式，出席本可以不出席的会议，发表一些不痛不痒的讲话。这些事不知占用了多少宝贵的时间。然而，一年又一年，天天也躲不了。其实，对付这类事情，只要问一下对公司有无帮助，对本人有无帮助就可以了，如果都没有，或者贡献甚微，完全可以不去做。
“哪些事情别人做，可能干得更好？”这句话是要问自己：我是否在犯管理者们通常容易犯的一个毛病：事必躬亲。事必躬亲的原因很多，有的是为了对上级显示自己的忠诚，有的是不信任下属，遇到问题，总怕下属做不好，于是亲自动手，做了下属该干的事。其实，即使管理者比下属干得好，仅从管理者有更重要的事要做这点考虑，也应该让下属去做。
“哪些事是在浪费别人的时间？”这句话是要问自己：是否由于自己的工作安排失当，而让下属干了很多不该干的事，而下属碍于管理者的脸面，又不好拒绝。如某公司经理开会，总要通知财务主管参加，其实大多数会议与财务无关。财务主管如果不参加，似乎很难为情；如果参加，却又在白白浪费时间。
正确回答了上述六个问题，并能很好地去做，就不会出现管理错位现象，就会发现管理者的工作实际上很轻松，工作效率也会大大提高。