把复杂的任务拆解成合理可行的行动

有时候，面对一件事，你不知道该从哪儿入手，不知道该怎么去做。因为不知道怎么做，所以一直在思考，这就造成了拖延。

如果面对一项任务，你知道第一步做什么，第二步做什么……这样会好很多。

所以，在接到任务后，最好能先将其拆解成一个个可以直接执行的行动。

知道有哪些事要做，才能做好安排

列出今日待办清单列表，明确有哪些事要做。

建议在每天早上花5~10分钟，先列一下今日有哪些事要做。列完后浏览下，把不是必须做的事删除，即把今日待办清单变为不可逃避清单。

在列清单时最好能分一下类，这样可以避免遗忘。但是分类不要太细，太细了光想就要花好长时间，而且想到的都是一些琐碎的事。

分类从这五个方面来进行就可以了，分别是工作、生活、学习、健康和财富。

早上起来，先分类列一下有哪些事要做：工作上，要完成一个项目进度报告，要去接待客户，还要给客户发合同；生活上，今晚要到父母家吃饭；学习上，因为要考证，所以需要确定一下学习内容；健康上，有没有给自己安排一些健身活动，有就列上，没有就不列；财富上，记账等也可以列出来。

做好分类，不仅可以让清单内容更清晰，也更容易进行优先级的排序。

早上醒来就知道今天有哪些事情要做，可以做到心中有数，根据事情多少来安排时间。如果今天的事情非常多，那你首先会想到的是早早开始行动。

计划不是固定不变的，需要根据现实进行调整

把要做的事情列完以后，接下来需要进行整理。

可以固定两个时间点来进行集中整理，避免因随时整理而浪费时间。

第一个时间点是刚上班，准备正式工作前。早上9点上班，就在9点到9点15分这段时间进行整理调整。

为什么在这个时间点整理？因为到了公司后，你需要先查收邮件和各类消息留言，也许就会有其他事情需要做。除了这些，还有一些口头上的、领导交代给你的新的任务，或同事咨询你一些事，需要你给出答复等。把这些事情增加上去，事情变多了，本来的安排就需要进行调整。

第二个时间点是午休结束后，开始下午的工作之前。中午12点到下午1点休息，在下午1点开始工作前，花一些时间根据上午的工作情况进行调整。

最常见的情况是上午的工作延后，要占用下午的时间，这样今天有些事情就完不成了，需要调整。还有，你在上午做事的过程中，又新增了别的事情，也需要补充到清单中。

如果新增的事项过多，今天的时间不够用了，你可以将一些事项转移或删除。

转移就是将事情交给别人来做。转移又分两种情况。

第一种情况是转移的人让你特别放心。

今天的任务中有一项是给客户发合同，就是将合同盖章后快递给客户。这可以请同事小刘来帮忙完成。小刘做事认真负责，交给他的事情他都能按时按量完成，不需要担心什么。你直接把给客户发合同的事转移给小刘就可以了，在自己的待办清单中直接删除该任务。

第二种情况是转移的人让你不太放心。

这种情况下将任务转移出去后，还需要在待办清单中新增一项任务，用来确认事情是否完成。

把给客户发合同的任务转交给小张了，不太确认他能否按时发出去，那在待办清单中就需要新增一项“下班前确认合同是否发出”。

如果无法转移，就要看一下可不可以删除或调整时间。

本来安排了今晚到父母家吃饭，但今天工作实在太忙，需要加班，晚上没办法去吃饭了，需要重新安排时间。如果这几天都很忙，不确定时间，就直接删除；如果可以确定哪天有空，就调整到那一天。

拆解后的计划才具有可执行性

经过新增、转移、删除和调整后，剩下的任务就都是需要自己去做的了。到这一步还没达到可以直接执行的地步，还需要对各个任务进行拆解才可以。

进行拆解前，首先要区分项目、任务和行动。区分清单上哪些是项目，哪些是任务，哪些是行动。

项目是由任务组成的，任务又是由好几个可以直接执行的行动组成的。

行动是可以直接执行的，不需要复杂的操作和准备。

像去父母家吃饭，什么事也不需要准备，下班后直接到达就可以，这就是一个行动。

任务是不能直接执行的，需要好几个步骤才能完成。

要完成一份项目进度报告，最少需要三个步骤。第一步需要明确项目当前的进度，第二步需要汇总收集来的数据，第三步才是写文档，确认无误以后再发邮件。这种类型的就属于任务。

项目不是几个步骤就可以完成的，而要分好几个不同的阶段。工作中的项目经常是需要多人同时配合才能完成的。

组织一次新员工培训，至少要分为准备、培训和考核三个阶段，而每个阶段又有不同的任务。

比如准备阶段，首先要确认培训时间、地点和内容。

确认培训时间、地点和内容，又可以继续拆分。时间需要和人事部门的同事确认，地点需要和行政部门的同事确认，内容又需要提交领导查看，这就至少拆分成三个任务了。每个任务又继续拆解成行动，像准备培训内容，分为发调查问卷、收集需求、整理PPT、发送邮件等行动。

拆分的目的就是把清单所列的事项都转变成一个个具体行动，直接执行就可以，不需要再思考到底该怎么去做，先做什么、后做什么。

调整计划时间，保证当天可完成的任务

拆解完后还需要根据时间点再调整一下，因为好多任务并不是今天必须完成的。像新人培训，这么多的行动，也需要别人来配合，不是一天就可以完成的，所以需要根据时间节点再调整。

要完成新人培训，今天我只要和人事部门确定好时间就可以了，这个任务就留在今日待办中。确认地点是可以明天完成，那就放到明日待办里。准备资料等是可以后天或者过几天再完成的，就放到日程表里。

后续每天早上列清单时，先看下日程表，也就不会有遗漏的情况了。

计划有例外，优先完成最重要的任务

计划安排得再好，也会有例外的情况，本来估计完成一件事只需要两个小时，结果用了四个小时，还有两件事没完成，剩下的时间只够再处理一件事了，该处理哪一件？有了优先级就方便选择了。

优先级分高、中、低三类即可。

高的是今天必须完成的，不能延后；中的是最好今天完成，但也可以放到明天的；低的是可以往后延好几天，甚至短期内不做也可以。

像接待客户，跟客户约好了是在今天，这个肯定是没有办法往后延的，所以优先级是高。到父母家吃饭，约好今天，但优先级并不高，就算今天不去，往后延好几天也是可以的。

项目报告拆分成了收集、汇总和整理三个行动，如果领导明天上班时就要查看，那优先级就是高，今天必须完成；如果是明天下午开会时用，那优先级就是中，可以延后一点，明天上午完成也是可以的。

明确了优先级，也就知道什么可以拖，什么不可以拖，这样就不会因为拖延耽误正事了。

今日笔记

今日实战

1.列出今天要完成的事项。

2.按本节的步骤，将要完成的事项拆解成可直接进行的行动。

3.按事项的截止时间将其排出优先级。

4.尝试将自己的任务转移给别人，减少自己的工作内容。