浅谈科技如何助力机关单位转型发展

陕西省西安市临潼区人民检察院　郭嘉城

“科学技术是第一生产力”，“科技”一词在不知不觉中已深入人心，回首往昔，新中国成立之初，我国拥有科技能力的人员不到5万人，其中真正从事科研方向工作的仅600余人，科技行业处在最底层的局面。但历经70余年，我国的科技发展在党的领导下从1949年至1978年的起步与追赶期，到1978年至2012年的改革与探索期，再到2012年至今的创新与跨越期。我们“蛟龙”入水，“神舟”上天，高铁网络四通八达，一部手机便可知晓天下，科技无时无刻不在改变着我们的生产生活。

机关单位由于其特殊性，往往采用稳定、保守的工作方式，但在科技浪潮下，一味地拒绝或是全盘接收，都不是一个合适的方法，如何让科技更好地服务于机关日常工作中，是一个值得思考的问题，因此，本人结合日常工作实际情况，浅谈科技能够如何助力机关单位转型发展。

一　公文管理数字化转型

撰写公文是机关单位中最为寻常的事，纸质公文在产生、流转、存储和销毁等各方面都需要投入大量精力与时间，显然不符合高效办公的理念。推动公文管理数字化，简单来说就是撰写好的公文无须打印到纸张，直接依托数字化办公平台，实现文件合作编辑、多点流转、云端存储等功能。我认为公文管理数字化转型同传统纸质公文管理相比有以下优点。

（一）节约资源

在传统的公文管理模式中，每天产生的大量纸质公文中仅有少部分会归档保留，其余的在办理后就会被粉碎、销毁产生大量的浪费，并且在产生纸质内容的过程中，打印耗材同样也会有污染环境的风险。公文管理数字化转型是推进无纸化办公的重要一环，利用手机、平板、计算机等电子设备编辑处理公文，再依托网络进行传输流转，最终保存在存储设备或是云端之中，整个流程既节约办公成本，又保护生态环境，有利于建设资源节约型机关。

（二）存储轻量化

在传统的公文管理模式中，机关单位需要为大量的公文准备存放位置，个人办公需要在办公室准备文件柜，档案室常年依靠空调保持的恒温环境，证明传统纸质公文的存储的确是一个大问题，纸质文件易损坏、丢失，保存久远的文档还会有褪色、脆化的风险，大量存放同样还会带来一定的消防火灾隐患，并且文件的整理、收纳、查找各个环节中都需要消耗大量人力物力。档案数字化替代可以让我们利用数据云技术不再需要实体存储方式，节省大量机关空间。并且在文件整理、收纳环节中可以按照种类、时间、来源等多种方式分类存储，查询时依靠关键词可以精准索引，为工作人员提供便利手段，节约大量工作时间，数字化文件的保存时限理论上也没有上限，其中各类加密手段也确保了文件的可靠性，杜绝文件篡改等情况发生。

（三）时效性

公文签收流转往往具有很强的时效性，在日常工作中，由于部分文件流转程序长，一份文件需要多部门办理，或是机要人员未能按时递送，导致信息未能及时传达，进而工作也无法按期开展。公文办理流程数字化，可以摆脱冗杂流程，办公平台上电子文件可多人同时办阅，人工的传递流程被程序自动化替代，减轻了机要人员的办公压力，未办理文件及时提醒，办理结果留痕可循，推动工作顺利开展。

（四）模板化

决定公文质量的一个指标在于公文格式的标准化，传统纸质公文，由于写作习惯，可能存在多种不规范的格式，公文数字化转型可以提供各类公文的标准模板，统一规范格式，减轻撰写难度，提升公文质量。

综上所述，推动公文管理数字化，一方面，利用程序的标准化、稳定性，减少人为处理差异性，同时避免传统公文破损、丢失的情况，确保公文管理的规范性、安全性；另一方面，利用程序的高效性、流程化，节省了公文管理各流程的人力资源，减轻公文办理复杂度，缩减文件保管成本，提升公文管理的便捷度。因此，推动公文管理数字化转型必然成为机关单位新时期转型的关键一环。

二　后勤保障信息化转型

传统的后勤保障由于服务种类繁多，服务对象要求不一，服务人员水平参差不齐，管理标准不一，长此以往对人力物力均是不小的浪费，在一定程度上影响机关单位正常运行。推动后勤保障信息化转型，建立后勤保障信息化管理平台，集合多项功能，统一化、规范化管理，将服务内容、职工需求、保障信息展现出来，推动后勤保障服务规范化。本人认为应从以下几个方面着手建立后勤保障信息化平台。

（一）公车运维

目前公务用车审批流程依靠纸质审批单，存在审批流程不规范，审批信息不完整等情况发生，同时公车使用人员也可能存在使用违规等现象。公车运维服务在后勤保障信息化管理平台上线后，既能完善审批流程，确保各项要素填写完整准确，提前预约车辆能够确保公车运维人员合理调配，保障公车使用的良好秩序，同时平台化管理能够显示车辆状态、运行轨迹、停放位置等重要信息，确保公车使用规范化，杜绝违规使用车辆情况发生。

（二）物业管理

传统机关食堂运营，菜单由少部分人决定，大多数人只能决定是否就餐，自己对饭菜的想法无处反馈。机关餐饮食堂管理可以依托平台实现更为人性化转变，通过线上提供多样方案选择，通过投票等方式按照机关人员实际用餐需求定制菜单，餐后通过评价系统可以获取用餐反馈，并且通过后台用餐人数、用餐时间等信息能够改善服务方式，合理制定保障模式。同样，机关安保管理也可以通过平台，一方面维护好门禁信息，提供线上申请车辆进出权限，在线查看停车位，查询签到信息等功能；另一方面实现监控数据联网，更为长效地保存视频数据。

（三）服务预约

传统的会务开展，可能存在同一时间，有多个会议召开，造成部分会议临时调整，拖慢工作进度，或是会议准备不充分，会场布置不完善。会务通过线上预约的方式，提前报备会场使用时间、参会人数，便于工作人员提前准备，也可通过平台实时确定哪些会议室正在使用，哪些还未被使用，便于管理人员统筹安排会议召开。相应地，物资保障和故障维修等需求，也可通过平台预约，保障人员在收到需求后，可以按照需求采购物资，安排工作顺序，提高工作效率。

因此，推动后勤保障信息化，一方面，利用平台整合信息，减轻人力物力的浪费，可跟踪化提供各类服务状态，让管理人员更好地协调工作，使用人员更加有效率地开展工作；另一方面，服务保障更为精细化，提供服务的各项数据有保留，服务效果有反馈，能够更好地获取需求，按需调整服务模式，形成良性循环，助力后勤保障顺利开展。

从飞鸽传书到视频电话，远隔他乡却能实时交流；从跋山涉水到“短视频”观天下，足不出户便可观赏美景；从钱不离身到移动支付，轻装上阵也能满载而归。数字时代，科技的不断进步助推我们生产生活的日新月异，因此机关单位要紧跟时代的脚步，拿起科技的号角，奏响转型发展的新乐章。

最后，本人认为，科技归根结底是一种手段，推动机关单位转型发展更为重要的是创新意识，唯有勇于尝试，敢于变革，才能让科技之光照亮机关单位转型之路。