第1篇
基础篇
1 全面认识RPA
1.1 RPA概述
大数据、智能化、移动互联网、云计算和物联网正在促使未来成为一个“万物互联、无处不在、虚实结合、智能计算、开放共享”的智能时代。这些技术给人们的生产、生活带来了翻天覆地的变化，财务的第四次变革方兴未艾。云技术、流程机器人、可视化、高级分析、认知计算、内存计算和区块链是财务转型的技术支撑。财务职能将更多地侧重于决策并呈现出如下新趋势：提供数据驱动的决策支持、提供深入价值链的业务支持、提高生产率和工作效率、进行更有效的风险控制。
财务转型、财务共享和财务机器人是“面—线—点”的关系。财务转型是财务整体的变革再造；财务共享是财务业务流程的优化，是财务转型的第一步，其为财务机器人的运行提供了良好的环境和运行基础；财务机器人则是财务共享服务中心流程节点上的技术应用和优化，其将财务人员从大量、重复且机械化的工作中解放出来，得以从事更具价值和创造性的工作。
1.1.1 RPA的概念
机器人流程自动化，即通过使用用户界面层中的技术，模拟并增强人与计算机的交互过程，执行基于一定规则的可重复任务的软件解决方案。RPA也被称为数字化劳动力（digital labor），是数字化的支持性智能软件技术，能够完成以往只有人类才能完成的工作，或者成为高强度工作的劳力补充。从功能上来讲，RPA软件是一种处理重复性工作和模拟手工操作的程序，可以实现数据检索与记录、图像识别与处理、平台上传与下载、数据加工与分析、信息监控与产出五大功能；与其他应用程序相比，RPA软件的特点主要有24小时机器处理、基于明确规则编写脚本、以系统外挂形式部署操作、模拟用户操作与交互动作（见图1-1）。
图1-1 RPA的特点
现在，已有不少企业在办公领域采用RPA取代一些重复和烦琐的日常流程，包括财务管理、税务管理、合规管理、数据科技、金融、人力资源等领域。根据市场研究公司Transparency Market Research的研究，2017年，全球机器人自动化市场规模达到了11亿美元，2018—2026年，全球机器人自动化市场预计可实现28.1%的年复合增长率。
RPA技术发展如此之快，其原因在于，企业渴望利用技术提升工作效率与质量，降低人工成本，而传统软件系统的开发需要选择一种程序语言，如C++、Python或者Java等，之后程序员需要全面、详细、逻辑严谨地从头编辑程序脚本。而RPA软件不同于传统的软件系统，其主要通过直接录制的方式捕捉用户的操作规则，不需要编辑程序。除此以外，与IT系统相比，RPA投资回报周期短，成本低；与增加人力劳动的方式相比，RPA软件可以为企业降低人工成本，减少出错率，如表1-1所示。
表1-1 RPA软件与增加人力劳动、IT系统的对比
1.1.2 RPA软件的功能
RPA软件可以记录用户在计算机上的操作行为，并将这些操作行为转换成计算机可以理解和处理的语言，然后根据自身已建立的规则自动完成计算机上的工作。总体来说，RPA软件可以实现以下功能：
①数据抓取。通过预先设定的规则，RPA软件机器人可自动访问内外网，灵活获取页面元素，根据关键字段搜索数据，提取并存储相关信息。
②数据迁移。RPA软件具有灵活的扩展性和无侵入性，可集成在多个系统平台上，跨系统自动处理结构化数据，进行数据迁移，检测数据的完整性和准确性，且不会破坏系统原有的结构。
③数据处理。对于原始的结构化数据，RPA软件机器人可按照预先设定的规则自动处理数据，并对处理后的数据进行统计、整理等，从而得到满足个性化管理需求的数据信息。
④图像识别处理。RPA软件机器人可依托OCR（光学字符识别）对扫描所得的图像进行识别，进一步优化、校正分类结果，并对识别完成的文字信息进行审核与初加工，将提取的信息输出为能结构化处理的数据。
⑤数据上传下载。不同系统平台间常常需要传递数据及文件信息。RPA机器人可模拟人工操作，自动登录多个异构系统，将指定数据及文件信息上传至特定系统，也可从系统中下载指定数据及文件信息，并按预设路径进行存储，或者进一步根据规则进行平台数据上传或其他处理。
1.1.3 RPA的发展历程
1.1.3.1 技术发展阶段
RPA发展至今主要经历了四个阶段：辅助性RPA（assistedRPA）、非辅助性RPA（unassistedRPA）、自主性RPA（autonomousRPA）、认知性RPA（cognitiveRPA）（见图1-2）。
①辅助性RPA。在发展的1.0阶段，RPA被称为虚拟助手，其主要工作目标是提高工作效率。这一阶段的RPA涵盖了机器人自动化的主要功能，部署在员工的个人电脑上，局限是难以实现端到端的自动化，不能成规模地应用。
②非辅助性RPA。在发展的2.0阶段，RPA被称为虚拟劳动力，其主要工作目标是实现端到端的自动化，以及虚拟员工分级。在此阶段，RPA主要部署在VMs（virtual memory system，一种虚拟内存系统）上，其主要特征是能够编排工作内容、集中化管理机器人、分析机器人表现。局限性是对机器人的控制和管理依旧需要人工，操作过程中需要改变用户的管理界面和系统。
③自主性RPA。在发展的3.0阶段，RPA的主要工作目标是实现端到端的自动化，以及成规模发展多功能的虚拟劳动力。在此阶段，RPA主要部署在云服务器和SaaS（software as a service，一种软件租赁使用模式）上，特点是实现自动分级、动态负载平衡、情景感知、高级分析和工作流，局限是处理非结构化的数据非常困难。
④认知性RPA。4.0阶段是RPA未来展望的一个阶段，涵盖了下一代RPA的所有功能，其主要运用人工智能技术和自然语言处理来分析非结构化数据，进行预先规范性的分析，自动编排多任务接收。
图1-2 RPA的四个发展阶段
1.1.3.2 技术成熟度曲线
除此以外，RPA技术的发展也可以通过技术成熟度曲线（The Hype Cycle，简称Hype曲线）进行描述。Hype曲线指新技术、新概念在媒体上的曝光度随时间变化的曲线。Gartner公司将Hype曲线划分成五个阶段（见图1-3）：第一个阶段是科技诞生的促动期，即触发期。在此阶段，媒体的积极报道使RPA技术的知名度变得非常高。第二个阶段是过高期望的峰值期，即期望膨胀期。早期公众的过分关注演进出了一系列成功的故事。对于失败的案例，有些公司采取了补救措施，但大部分公司对此却无动于衷。第三个阶段是泡沫化的低谷期，即幻灭期。当幻象破灭之后，RPA技术已经进入了低谷，甚至做风险投资的人对此都没有了兴趣。第四个阶段是稳步爬升的光明期，即复苏期。在此阶段，新科技的诞生会在市面上受到主流媒体与业界的高度关注。第五个阶段是实质生产的高峰期，即成熟期。在此阶段，新科技产生的利益与潜力被市场实际接受，技术的工具、方法论经过数代的演进，进入了非常成熟的阶段。目前，按照Hype曲线的描述，RPA技术处在第三个阶段和第四个阶段之间。
图1-3 Hype曲线
经过数十年的发展，RPA技术已经有了成熟的技术积累，目前在市场上也有专业的RPA公司。由此可见，RPA并不是一个新兴的技术，它已经进入了成熟发展阶段。
1.1.4 RPA软件的应用领域
1.1.4.1 RPA软件的适用场景
RPA软件是一种处理重复性工作、模拟手工操作的应用程序，它所适用的场景主要有以下特征：重复性高的业务、量大易出错的业务、7×24小时的工作模式、多个异构系统。
①重复性高的业务。企业有很多流程固定的工作，需工作人员遵循明确的规则按部就班地完成，这类工作占用大量人力，但产生的效益不高，重复的工作容易消磨员工的积极性，这类工作恰恰适合RPA软件来完成。
②量大易出错的业务。在处理大量数据的过程中，人们需要投入较多的人力和时间，并且很容易产生错误。RPA软件可以处理批量数据，速度快、准确度高，且节省人工成本。
③7×24小时的工作模式。按照规定，员工工作时间通常为8小时/天，每周基本工作时长为40小时，但是RPA软件可以7×24小时工作，大大延长了工作时间。
④多个异构系统。在企业信息化建设过程中，各业务线的应用系统建设和数据系统实施具有阶段性，企业的异构数据源特别复杂，如果依赖人工完成这项枯燥、复杂、繁重的任务，不仅耗时、费力还容易产生错误。同时，由于缺乏统一的数据管理平台解决数据分散性问题，信息壁垒会造成“信息孤岛”，给企业进一步的信息整合和数据系统建设带来了极大的困扰。RPA软件通过系统交互，设计独立的自动化任务，可以在异构系统间进行数据的共享与流转，同时对数据进行采集、迁移、输入等动作，解决了多个异构系统数据互联互通的难题。
1.1.4.2 RPA软件的适用领域
RPA可以助力多个业务领域，如财务、采购、税务、信息技术、客户服务、供应链、人力资源等。尤其在财务领域，RPA软件适用于采购到付款、销售到收款、存货与成本、差旅与报销、资金管理、税务管理、预算管理、财务分析报告等多个真实财务工作场景。
（1）财务领域。
财务机器人是RPA技术在财务领域的具体应用。财务机器人在RPA技术的基础上，针对财务的业务内容和流程特点，以自动化代替手工操作，辅助财务人员完成交易量大、重复性高、易于标准化的基础业务，从而优化财务流程，促进财务转型。
①采购到付款。在采购到付款流程中，发票校验与单据处理方面，RPA可以基于明确的规则进行三单（发票、订单、收货单）匹配、自动处理发票扫描结果、自动核对相关单据的真实性与准确性，为会计信息的及时性提供保障；付款方面，RPA软件可以自动采集系统中付款申请单的付款信息，如付款账号、付款金额、付款事项，与网银对接，实现付款自动化。RPA软件还可以在自动付款流程中再次设置核对环节，根据RPA软件自带的日志随时查看所有付款的详细信息。
②销售到收款。在销售到收款流程中，应收管理方面，RPA软件可将应收账款明细账与银行流水对接，根据银行流水单或已认领的银行流水汇总表与应收账款明细账进行自动化核对，每日更新应收账款单据，及时反映客户回款信息；自动开票方面，RPA软件对接开票软件，从系统中抓取销售数据与客户信息，一键式跨系统自动开票。
③存货与成本。在存货与成本流程中，RPA软件可以自动录入成本统计指标，根据企业现有的成本分摊方法，自动在系统内进行成本费用的分摊。RPA软件还可以结合企业存货盘点制度，自动在系统中录入盘点结果，生成盘点报告。
④差旅与报销。在差旅与报销流程中，RPA软件可以自动进行发票信息核对（核对差旅报销单与发票类型、金额等）以及报销标准核查等操作。RPA软件根据企业自行设置的报销标准，基于OCR技术及电子发票识别技术等，对员工的差旅报销单以及发票的真实性与合法性进行审核，并自动提交至付款系统。
⑤资金管理。在资金管理流程中，RPA软件可以实现自动归集资金、资金计划信息的采集与处理和银行对账等功能。资金集中管理的集团公司可以每日一键归集所有子公司的银行资金，使资金计划信息的采集与处理有保障。RPA软件还可以自动采集银行流水、银行财务账等数据进行核对，自动生成银行余额调节表。
⑥税务管理。在税务管理流程中，RPA软件可以自动采集企业系统中所有的税务相关数据，将税务相关财务数据与业务数据进行核对，自动进行纳税申报。发票验真方面，RPA软件可以自动登录发票验真平台，对企业归集的发票自动验真并出具报告。
⑦预算管理。在预算管理流程中，RPA软件可以实现辅助预算自动编制、预算执行情况实时监测以及自动生成预算报告等功能。在预算编制的反复沟通、预算执行情况的上传下达以及预算报告的通报和反馈过程中，RPA软件可以通过邮件自动化操作，帮助管理层、各部门进行高效沟通，省时省力，为预算管理中的上下级和各部门加强合作起到很好的推动作用。
⑧财务分析报告。在财务分析报告流程中，对于集团公司来说，RPA可以自动采集各子公司及分支机构的经营数据和财务数据，自动完成合并抵销，节省大量的人工时间，有助于及时出具财务分析报告，支持集团管理决策。
（2）其他领域。
除财务领域外，其他很多行业领域也可以采用RPA技术，比如金融行业、保险行业、零售行业、制造行业、电信行业、旅游行业以及医疗行业等。在不同的行业中，RPA软件完成的工作不尽相同，但业务本质有着相通之处。
相关链接
德勤智能机器人
2016年3月10日，德勤与Kira Systems联手，正式将人工智能引入财务工作，使财务管理进入一个全新的时代，几段“小勤人”（德勤机器人的昵称）帮助企业完成财务工作的视频引起了大家的关注。“小勤人”几分钟就能完成财务人员几十分钟才能完成的工作，且可以7×24小时不间断工作。现如今，德勤智能机器人中心与多家企事业单位合作，提供财务自动化流程解决方案。机器人提升了财务部门的工作效率，帮助财务人员完成了大量重复、规则化的工作。
（1）三四个小时完成一个财务人员一天的工作。
德勤智能机器人可以将财务人员从重复劳动中解放出来。财务人员只需要把增值税发票放入扫描仪中进行扫描，剩下的工作全部可由“小勤人”完成。配合OCR技术和Insight Tax Cloud发票查验云助手，在不到一分钟的时间内，“小勤人”已经成功查验了一张发票并在Excel表中登记了结果。然后财务人员将增值税发票移送到税务部门，税务人员会启动“小勤人”，让它自动去发票选择确认平台批量勾选需要下载的增值税发票，再根据刚刚登记的发票清单去匹配，自动判断是否可以认证、抵扣。“小勤人”会把需要勾选的发票整理成批量勾选上传文件，导入发票选择确认平台，这样就可以抵扣进项税。一个“小勤人”三四个小时就完成了财务人员一天的工作，使财务人员可以把精力放到日常沟通和数据分析中。
（2）开票效率提升75%。
引入“小勤人”之后，机器人流程自动化技术的运用提高了财务人员配置的合理性和有效性，实现了人力资源和工作强度的“削峰填谷”。原有的开票人员可以从机械的工作者转变成机器人的管理者，原有的大多数开票操作都可以交给机器人完成，开票人员只需要等待发票打印完成、审核盖章即可。预计每个开票流程可由20分钟缩减到5分钟。此外，月末关账的峰值时段，“小勒人”7×24小时的不间断工作能够缓解财务人员的工作压力。
（3）往来结转和盘点新玩法，1天做完40多人的工作。
某餐饮集团门店数量近200家，随着业务持续扩张，报销、收入确认、往来结转和月末盘点等流程的处理难度不断加大，效率较低，人工成本逐年增加；门店和共享服务中心财务人员合计近200人，由于还未形成统一标准化的管理，报销审核、收入对账的流程周期长，异常处理滞后。引入“小勤人”之后，月结周期开始的第一天，财务人员将收集到的门店盘点结果放在公共盘，维护好公司代码主数据，并给机器人专用邮箱发送作业开始的指令，5分钟后第一家门店便结转完成，15分钟后第一家门店的盘点被标记为已完成。机器人在工作日结束的时候发来邮件告知任务结束，附件包含所有生成的凭证。通过实施机器人自动化，企业可以减少门店向共享服务中心提交审核的流程，缩短财务处理周期，及时发现账实不符等异常情况，并及时响应。此举有助于实现门店的统一管理，优化财务处理流程，加强内控，提高整体财务服务水平。