2.1 系统管理
系统管理模块具有建立、修改、删除及备份账套的功能，是对操作员的建立、角色的划分和权限的分配进行集中管理的操作平台，系统管理模块操作流程示例如图2-1所示。
图2-1 系统管理模块操作流程示例
2.1.1 账套管理
账套是一个特定的核算单位及其所属的账簿体系，账套管理包括账套的建立、修改、备份及删除等功能。
1.建立新账套
账套是企业进行会计业务处理的对象，所有操作都是在一个具体的账套中进行的，一个会计主体建立一个账套，用以存储会计主体的完整会计资料。首次使用会计软件时，必须先建立企业的账套，包括在新建账套中输入企业基本信息、设定账套的基本参数、启用账套、建立账套的操作人员并为操作人员分配权限等。
（1）注册。系统管理员必须首先注册，然后才能建立新账套。
（2）设置账套信息和单位信息。账套信息中的“账套号”“账套名称”“账套路径”“启用会计期”是必输项，企业的实际核算期间与自然日期不一致时，系统管理员可通过“会计期间设置”更改启用月份以后每个会计月历的起止日期（见图2-6）。“单位信息”窗口中的“单位名称”必须输入，否则不能继续账套创建工作，其他项为非必填项（见图2-8）。
（3）设置核算类型。“核算类型”设置用于记录本单位的基本核算信息，包括本币代码、本币名称、企业类型、行业性质、科目预置语言、账套主管、是否按行业性质预置科目（见图2-9）。
（4）设置基础信息。“基础信息”就是确定存货、客户和供应商是否分类，以及有无外币核算（见图2-10）。如果单位的存货、客户、供应商相对较多，且类别繁多，则可以对它们进行分类核算，操作过程是在进行基础信息设置时，先设置存货、客户、供应商分类，再设置存货、客户、供应商档案。
2.账套输出
账套的输出是指数据的备份或删除。系统管理员应该定时将企业数据备份，存储到不同的介质上（如软盘、光盘、网络磁盘等），一旦发现硬盘数据文件被非法篡改或被破坏，就可利用备份数据使系统数据尽快恢复以保证业务正常进行。删除账套功能需要慎用，因为删除后将不能恢复。
3.账套引入
账套引入是将系统外数据引入本系统中，可以实现账套数据的恢复，对于集团公司而言，还可以定期将子公司的账套引入母公司的系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。
2.1.2 账套管理实验指南
【实验内容】
（1）建立一个新账套，并进行初始设置。
（2）建立新角色与用户，并对不同角色及用户进行分工授权。
【实验资料】
（1）建立新账套。
①账套信息。账套号：666；账套名称：新世纪轧钢厂；采用默认账套路径；账套启用会计期：2022年1月；会计期间设置：1月1日至12月31日。
②单位信息。单位名称：新世纪轧钢厂；单位简称：新世纪轧钢厂；单位地址：湖南省长沙市岳麓区；邮政编码：410083；联系电话：0731-88830421；电子邮件：xsjzgc@126. com；税号：210300136033721。[1][2]
③核算类型。该企业的记账本位币为人民币（RMB）；企业类型为工业；行业性质为2007年新会计制度科目；科目预置语言为中文（简体）；账套主管为demo和王浩；按行业性质预置科目。
④基础信息。该企业无外币核算，进行经济业务处理时，需要对存货、客户、供应商进行分类。
⑤分类编码方案。科目编码级次：42222；其他：默认。
⑥数据精度。该企业对存货数量、单价的小数位定为2。
（2）角色管理。用户及用户权限如表2-1所示。
表2-1 用户及用户权限
注：括号中为各项内容的系统代码。
【操作指导】
（1）启动系统管理。以系统管理员admin的身份注册，进行系统管理，并建立账套。如图2-2所示，单击“开始”→“所有程序”→“用友U8V10.1”→“系统服务”→“系统管理”，进入图2-3所示的“系统管理”界面。
图2-2 启动系统管理界面
图2-3 系统管理界面
（2）注册。在系统管理界面单击“系统”菜单下的“注册”，打开图2-4所示登录窗口，默认系统管理员为admin，无密码，单击“登录”返回图2-3所示界面，此时系统管理员已经登录系统，可以开始建立账套了。
图2-4 系统管理员登录
（3）建立账套。
①在图2-3系统管理界面选择“账套”菜单下的“建立”，进入图2-5所示的“创建账套-建账方式”窗口。选择“新建空白账套”，然后单击“下一步”，输入账套信息。
图2-5 创建账套-建账方式
②输入账套信息。具体信息如下所述。
账套号：是识别账套的标志，必须输入，为3位数字，即001～999，并且不能与已存在的账套重复。
账套名称：在显示和打印账簿和报表时都会使用，必须输入。
账套路径：用来确定新建账套将要被存放的位置，系统默认路径为“C:\U8SOFT\Admin”，用户可以点击“…”自行更改。
启用会计期：必须输入，是账套的启用时间，便于确定应用系统的起点，确保证、账、表的连续性。启用会计期一旦设定，不能更改（建议年初启用）。系统默认为计算机的系统日期。
参照“实验资料”中的账套信息进行操作，结果如图2-6所示。
图2-6 创建账套-账套信息
本例中要修改会计期间，在图2-6中单击“会计期间设置”，弹出图2-7所示的“会计月历”窗口，设置完会计期间后单击“确定”返回图2-6所示界面，单击“下一步”，进入图2-8所示的“创建账套-单位信息”窗口。
③输入单位信息。单位信息用于记录本次新建账套单位的基本信息。
单位名称：用户单位的全称，必须输入。企业全称只在发票打印时使用，其余情况全部使用企业的简称。
单位简称：用户单位的简称，必须输入。
其他栏目属于任选项，可根据单位具体情况填写。
输入完成，单击“下一步”，进入图2-9所示的“创建账套-核算类型”窗口。
④输入核算类型。输入方式如下所述。
本币代码：必须输入。
本币名称：必须输入。
图2-7 会计月历
图2-8 创建账套-单位信息
企业类型：用户必须从下拉列表框中选择输入。系统提供了工业、商业两种类型。如果选择工业模式，则系统不能处理委托代销业务；如果选择商业模式，委托代销和受托代销都能处理。
行业性质：为之后是否“按行业性质预置科目”确定科目，并且系统会根据企业所选企业类型预置一些行业的特定方法和报表，如选择工业，则有“原材料”科目，而选择商业则没有。用户必须从下拉列表框中选择输入。
账套主管：必须从下拉列表框中选择输入。
按行业性质预置科目：勾选后，会计科目由系统自动设置行业的标准一级科目和主要明细科目，如果不勾选该复选框，则用户自己设置会计科目。
图2-9 创建账套-核算类型
参照“实验资料”中的核算类型进行输入，结果如图2-9所示，输入完成单击“下一步”，进入图2-10所示的“创建账套-基础信息”窗口。
⑤确定基础信息。
存货是否分类、客户是否分类、供应商是否分类：勾选此三项复选框，表示核算单位对存货、客户、供应商进行分类。
有无外币核算：勾选此项复选框，表示核算单位有外币业务。
参照“实验资料”中的基础信息，完成输入。
图2-10 创建账套-基础信息
单击“下一步”，进入图2-11所示的“创建账套-开始”窗口，然后单击“完成”，系统弹出图2-12所示的“创建账套”窗口，选择“是”进入图2-13所示的“分类编码方案”窗口。
图2-11 创建账套-开始
图2-12 创建账套
⑥确定分类编码方案。为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，系统要求预先设置某些基础档案的编码规则，即规定各种编码的级次及各级的长度。系统提供了15个项目的编码方案，每个项目都规定了“最大级数”和“最大长度”以及“单级最大长度”。“最大级数”是指项目可设级数的上限，“最大长度”是指项目所有级数的总长度上限，“单级最大长度”是指项目各级的长度上限。本软件中所有置灰的部分不能修改。分类编码的设置也可以在账套创建完成后，在基本信息里修改。此外，编码方案一旦使用就不能更改，若要更改，必须将相应的档案资料删除后才能进行。
参照“实验资料”设置新世纪轧钢厂的分类编码，如图2-13所示。
设置完成，单击“确定”进入图2-14所示的“数据精度”窗口。
图2-13 分类编码方案
图2-14 数据精度
⑦数据精度定义。数据精度是指定义数据的小数位数，超过此精度的数据，系统会以四舍五入的方式进行取舍。根据企业的需要设置存货数量、存货单价、开票单价、件数、换算率和税率的小数位，这关系到企业核算的精确程度。上述每个项目的小数位可以输入0～6之间的整数。
参照“实验资料”将所有数据精度设为系统默认值2，单击“确定”，弹出系统提示“创建账套成功！”和“现在进行系统启用设置吗？”。单击“是”，进入图2-15所示的“系统启用”窗口。
⑧系统启用。选中“GL-总账”复选框，弹出“日历”对话框，参照“实验资料”中的“账套信息”，选择日期“2022年1月1日”，单击“确定”，弹出系统提示“确定要启用当前系统吗？”对话框，单击“是”，则设定好总账系统启用日期为2022年1月1日。然后依上述步骤为新世纪轧钢厂选择应付、应收、固定资产和薪资管理系统，启用供应链模块的，可以同时启用采购管理、销售管理、库存管理和存货核算系统，设置完成后单击“退出”返回到图2-3所示界面，账套创建成功。
图2-15 系统启用
（4）账套输出。账套的输出是指数据的备份或删除。只有系统管理员才能进行账套备份，备份的账套数据名以“UfErpAct”为前缀。如要删除选中的账套数据，则在输出账套时，勾选“删除当前输出账套”即可。
以系统管理员（admin）的身份注册进入“系统管理”界面，在图2-3所示界面中单击“账套”菜单下的“输出”，系统弹出如图2-16所示的“账套输出”窗口，在“账套号”处选择需要输出的账套“[666]新世纪轧钢厂”，单击“确认”，系统会弹出图2-17所示的“选择备份路径”窗口，选择输出路径，单击“确认”，系统开始备份。备份完成后，弹出系统提示“输出成功”，单击“确定”，完成输出。如果要删除账套，则在图2-16所示界面中勾选“删除当前输出账套”。
图2-16 账套输出
图2-17 选择备份路径
（5）账套引入。账套引入是将系统外数据引入本系统中，可以实现账套数据的恢复，对于集团公司而言，还可以定期将子公司的账套引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。只有系统管理员才能进行账套引入。
以系统管理员（admin）的身份注册进入“系统管理”界面，在图2-3所示界面中单击“账套”菜单下的“引入”，系统弹出图2-18所示的“选择备份文件”窗口，选择所要引入的账套数据备份文件，单击“确定”即可。
图2-18 选择备份文件
（6）账套修改。账套经过一段时间运行之后，如果需要修改或补充某些信息，可以通过账套修改功能来完成。只有账套主管才有权利使用账套修改功能。
在图2-3所示界面中单击“系统”菜单下的“注册”，系统弹出图2-19所示的“注册-系统管理”窗口，操作员输入“demo”，密码“DEMO”，选择“[666]新世纪轧钢厂”账套，单击“登录”返回图2-3所示界面。如图2-20所示，单击“账套”下的“修改”，弹出图2-21所示的“修改账套”对话框，其余步骤参照建账，可修改的账套信息以白底色显示，不可修改的账套信息以灰底色显示。
（7）角色管理。角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。在设置角色后，首先定义角色的权限，然后添加用户，将某个角色授予指定用户，则这个用户也就被赋予了相应的权限。在建立新账套时，必须由系统管理员确定账套主管、进行用户的授权或撤销权限设置。
①增加用户。参照表2-1，在“新世纪轧钢厂”账套中添加4名用户。
以系统管理员（admin）的身份注册进入“系统管理”界面，在图2-20所示界面中单击“权限”菜单下的“用户”，打开图2-22所示的“用户管理”窗口，单击“增加”，弹出图2-23所示的“操作员详细情况”窗口，其中“编号”和“姓名”是必输项，参照表2-1为新世纪轧钢厂添加新用户，单击“确定”按钮，保存新增用户信息。输入完成，结果如图2-22所示。
图2-19 注册-系统管理
图2-20 修改账套步骤
图2-21 修改账套
图2-22 用户管理
图2-23 操作员详细情况
②用户授权。对用户实行使用权限控制，可以防止与业务无关的人员擅自使用软件，杜绝越权操作的行为发生。系统管理员可以给各个账套指定账套主管，还可以对各个账套的操作员进行权限设置，而账套主管只可以对所管辖账套的操作员进行权限指定。参照表2-1为新世纪轧钢厂的4名用户授权。
在图2-3所示界面中选择“权限”菜单进行功能权限分配，打开图2-24所示的“操作员权限”窗口，首先在窗口的右上角选择账套，在左侧的操作员列表中选择“王浩”，勾选“账套主管”复选框，即完成对“王浩”的授权。参照表2-1对其他人员进行授权，设置完成后退出。
图2-24 操作员权限