1.1 会计凭证概述

1.1.1 会计凭证的定义

会计凭证，简称凭证，是记录经济业务、明确经济责任并作为登记会计账簿依据的书面证明。会计凭证有许多种，除了购货发票外，发出商品的发货单、材料入库的入库单等也称为会计凭证。

会计凭证首先要由执行该项经济业务的有关人员进行填制或取得，然后由其交给有关部门进行审核，经过审核确认没有任何差错，再由审核人员签章后，才可以作为记账的依据。

1.1.2 会计凭证的作用

会计凭证的填制和审核作为会计核算的一项重要内容，在经济管理中有着十分重要的意义。会计凭证的作用主要表现在4个方面，如图1-1所示。

1.1.3 会计凭证的种类

企事业等单位所使用的会计凭证种类繁多，其用途、性质、格式等因业务需要而具有多样性。会计凭证按其填制程序和用途进行分类，可分为原始凭证和记账凭证两大类，如图1-2所示。

原始凭证是在经济业务发生或完成以后取得或填制的，用于明确经济责任、载明经济业务的具体内容和完成情况的书面证明，是进行会计核算的原始资料和重要依据。例如，各种报销单、发票、银行结算凭证等都是原始凭证。

记账凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证或原始凭证汇总表，按记账的要求归类整理而编制的会计凭证，是登记会计账簿的直接依据。收款凭证、付款凭证、转账凭证等都属于记账凭证。

以下列举了一些会计凭证的常见格式。

费用报销单的基本格式如图1-3所示。

增值税专用发票的基本格式如图1-4所示。

银行结算凭证，是收付款双方及银行办理银行转账结算的书面凭证。它是银行结算的重要组成内容，也是银行办理款项划拨、收付款单位和银行进行会计核算的依据。

电汇凭证是银行结算凭证之一，其格式如图1-5所示。

收款凭证是指用来反映货币资金增加业务而编制的凭证。它是由出纳人员根据审核无误的原始凭证收款后填制的。收款凭证的基本格式如图1-6所示。

付款凭证是根据现金和银行存款付出业务的原始凭证编制，专门用来填列付款业务会计分录的记账凭证。根据现金付出业务的原始凭证编制的付款凭证，称为现金付款凭证；根据银行存款付出业务的原始凭证编制的付款凭证，称为银行存款付款凭证。付款凭证既是登记现金日记账、银行存款日记账以及有关明细账、总账的依据，也是出纳人员付出款项的依据。付款凭证的常见格式如图1-7所示。

转账凭证是根据转账业务（即不涉及现金和银行存款收付的各项业务）的原始凭证填制或汇总原始凭证填制的，用于填列转账业务会计分录的记账凭证。转账凭证是登记有关明细账与总账的依据。转账凭证的基本格式如图1-8所示。

1.1.4 会计凭证的传递

1.会计凭证传递的作用

会计凭证的传递是指会计凭证从填制或取得时起到归档保管时止，在本单位内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间。为了能够利用会计凭证，正确及时地反映各项经济业务，提供会计信息，发挥会计监督的作用，企业内各相关人员必须正确、及时地进行会计凭证的传递，不得积压。正确组织会计凭证的传递，对及时处理和登记经济业务，明确经济责任，实行会计监督，具有重要作用。

2.会计凭证如何传递

各种记账凭证所记载的经济业务内容不同，涉及的部门和人员不同，办理的经济业务手续也不尽一致。组织会计凭证传递，必须遵循内部牵制原则，力求做到及时反映、记录经济业务。会计凭证的传递应考虑以下基本要求。

（1）会计凭证的传递路线，既要保证会计凭证经过必要的环节，以便有关部门（工作人员）进行处理和审核，又要尽量减少不必要的重复，以加快传递速度和提高工作效率。

（2）会计凭证的传递要根据各个环节的工作内容和工作量，规定各种凭证在每个部门和业务环节停留的最长时间，以保证会计核算的及时性。

1.1.5 会计凭证的保管

会计凭证的保管是指会计凭证记账后的整理、装订、归档和存查工作。会计凭证的保管主要有下列要求。

（1）会计凭证应定期装订成册，防止散失。从外单位取得的原始凭证遗失时，应取得原签发单位盖有公章的证明，并注明原始凭证的号码、金额、内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作为原始凭证。若确实无法取得证明，如车票丢失等，则应由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，代作为原始凭证。

（2）会计凭证封面应注明单位名称、凭证种类、凭证张数、起止号数、年度、月份、会计主管人员、装订人员等有关事项，会计主管人员和保管人员应在封面上签章。

（3）会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。原始凭证不得外借，其他单位如有特殊原因确实需要使用时，经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准后，可以复印。向外单位提供的原始凭证复印件，应在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名、盖章。

（4）原始凭证较多时可单独装订，但应在凭证封面注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在所属的记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证的名称和编号，以便查阅。

（5）严格遵守会计凭证的保管期限要求，期满前不得任意销毁。