任务一 认识办公自动化

米拉了解到，办公自动化（Office Automation，OA）也称为无纸化办公，是一种将现代化办公和计算机技术结合起来的新型办公方式，也是信息化社会的必然产物。实现办公自动化，可以优化现有的管理组织结构、调整管理体制，在提高效率的基础上提升协同办公的能力。

一、任务目标

本任务将介绍办公自动化的基础知识。通过本任务的学习，读者可以了解办公自动化的特点、办公自动化的技术支持，以及办公自动化系统的软、硬件。

二、相关知识

事实上，办公自动化需要多方面的知识积累和技术支持。

（一）办公自动化的特点

一般来讲，办公自动化具有以下4个方面的特点。

●集成化：软、硬件及网络的集成，人与系统的集成，单一办公系统与社会公众信息系统的集成组成了“无缝集成”的开放式办公自动化系统。

●智能化：面向日常事务处理，能辅助人们完成智能性劳动，如汉字识别、辅助决策等。

●多媒体化：包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。

●运用电子数据交换：通过电子方式，采用标准化的格式，利用计算机网络在计算机间进行数据交换和自动化处理。

（二）办公自动化的技术支持

办公自动化离不开各种技术的支持，其中，网络通信技术、计算机技术、人工智能技术、大数据技术、云计算技术等是办公自动化中较为重要的技术。

1.网络通信技术

利用网络通信技术可以通过计算机和网络通信设备对图形和文字等形式的资料进行搜集、存储、处理和传输等，使信息资源达到充分共享。例如，在办公时，可以使用网络通信技术对各种信息进行搜集、处理，并实现信息的实时共享，提升办公效率。

2.计算机技术

计算机的出现使人类迅速步入信息社会。计算机既是一门学科，也是一种能够按照指令对各种数据和信息进行自动加工和处理的电子设备，办公自动化离不开计算机。计算机技术是指计算机领域中所运用的技术方法和技术手段，包括硬件技术、软件技术和应用技术等。计算机技术是办公自动化技术的核心之一。在众多计算机技术中，字符编码技术和多媒体信息技术是信息存储、传递和分享的常见技术。

3.人工智能技术

人工智能（Artificial Intelligence，AI）是解释和模拟人类智能、智能行为及其规律的学科。其研究的主要目标在于研究用机器来模仿和执行人脑的某些智能，探究相关理论和研发相应技术，如判断、推理、识别、感知、理解、思考、规划、学习等思维活动。

如今，人工智能技术已经渗透到人们日常生活的方方面面，如微软的Cortana、百度的度秘等智能助理和智能聊天类应用就是常见的人工智能应用，甚至一些简单的、带有固定模式的资讯类新闻也是由人工智能来推送的。

4.大数据技术

大数据就是巨大量的数据，大数据技术就是应用巨大量数据的技术。在办公中使用大数据技术通常需要在办公自动化系统中建立强大的数据中心，然后对各种数据进行采集、分析、整理，最后汇总成有价值的信息，为最终决策提供参考和帮助。

5.云计算技术

云计算又称为网格计算，使用云计算技术可以在很短的时间内处理巨大量的数据，从而实现强大的网络服务。云计算技术已经被广泛应用到办公自动化领域，云办公、云存储等云计算功能的开发和应用极大地提升了办公效率，并为真正实现自动化办公提供有效的平台。

（三）办公自动化系统的硬件和软件

办公自动化系统由硬件和软件组成，硬件即计算机和外部设备等实体，软件即安装在计算机上的各种程序。

1.硬件

办公自动化系统硬件部分主要由主机、输入/输出设备、控制设备和各类功能卡等组成，在实际应用中可以根据需求决定除主机外其他设备的取舍，而无须将所有的设备都购置和接入。

●主机：主机是计算机硬件的载体。计算机自身的重要部件都放置在主机内，如主板、硬盘等，其外观如图1-1所示。

●电源：电源是计算机的供电设备，为计算机中的其他硬件（如主板、硬盘等）提供稳定的电压和电流，使硬件正常工作，其外观如图1-2所示。

●主板：主板又称为主机板、系统板或母板，主板上集成了各种电子元件和电路系统等。主板是影响计算机工作性能的主要部件之一，其外观如图1-3所示。

●中央处理器：中央处理器（Central Processing Unit，CPU）是计算机系统的运算和控制核心，其外观如图1-4所示。

●外存储器：外存储器是计算机的重要存储设备之一，常见的外存储器有硬盘、磁带、U盘等。其中硬盘通常分为机械硬盘和固态硬盘两种，固态硬盘存取数据的速度更快，常用作系统盘。图1-5所示为机械硬盘。

●内存储器：内存储器用于临时存放数据和协调中央处理器的处理速度，其外观如图1-6所示。

●显示器：显示器是计算机重要的输出设备，办公中普遍使用轻便且能有效地减少辐射的液晶显示器，其外观如图1-7所示。

●网卡：网卡又称为网络适配器，是网络和计算机之间接收和发送数据信息的设备。网卡分为集成网卡和独立网卡两种，独立网卡的外观如图1-8所示。

●显卡：显卡又称为显示适配器或图形加速卡，主要用于计算机中的图形与图像的处理和输出，其外观如图1-9所示。

●键盘和鼠标：键盘和鼠标是基本的输入设备，用户可通过它们向计算机发出指令进行各种操作，其外观分别如图1-10、图1-11所示。

●音箱和耳机：音箱和耳机是主要的声音输出设备，通过它们，用户在操作计算机时才能听到声音，其外观分别如图1-12、图1-13所示。

2.软件

软件是指安装在计算机上的各种程序，根据功能的不同可分为系统软件和应用软件两种。

●系统软件：系统软件是指控制和协调计算机及外部设备，支持应用软件开发和运行的系统，其中常用的是Windows操作系统和国产的银河麒麟、红旗Linux、中兴新支点、深度（deepin）、中标麒麟Linux等，计算机只有在安装系统软件后，才能为其他软件提供使用平台。

●应用软件：应用软件是指一些具有特定功能的软件，这些软件能够帮助用户完成特定的任务，如WPS Office办公软件是多数办公用户首选的专业软件，钉钉是一款专为企业员工打造的办公软件，腾讯微云是一款用于管理各种文件的软件。

三、任务实施

（一）连接计算机外部设备

在日常办公中，人们大多使用台式计算机，因为台式计算机屏幕较大，适合长时间办公，且散热更好。下面连接台式计算机的外部设备，其具体操作如下。

（1）将鼠标和键盘的连接线插头对准主机中主板对外接口的USB接口中，然后再将显示器配置的数据线插头插入主机中主板对应的接口中（这里的显示器数据线采用HDMI），如图1-14所示。

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（2）将计算机电源线插头连接到主机的电源接口中，并按下电源的开关（“○”表示打开；“—”表示关闭），如图1-15所示。

（3）将显示器包装箱中配置的电源线一头插入显示器电源接口中，再将显示器数据线的另外一个插头插入显示器后面的接口中，如图1-16所示。

（4）将显示器电源线插头插入插线板中，再将主机电源线插头插入插线板中，如图1-17所示。

（二）启动和关闭计算机

连接好计算机后，若要使用计算机进行办公，则需要启动计算机，进入操作系统，并在任务完成后关闭计算机。下面启动和关闭计算机，其具体操作如下。

（1）接通电源后，按下主机上的电源开关，启动计算机，进入Windows 10操作界面，如图1-18所示。

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（2）单击任务栏中的“开始”按钮，在打开的菜单中选择“电源”选项，在打开的列表中选择“关机”选项，如图1-19所示，关闭计算机。