1.3 采购数字化的定义及必要性

1.3.1 采购数字化的定义

虽然“采购数字化”一词在众多文章中所见，但学术界对其并无权威的定义。德勤咨询公司（Deloitte）将其定义为“应用颠覆性技术，使战略性采购更具预测性，交易性采购自动化，供应商风险管理变得更加主动”（德勤，2017）；普华永道咨询公司（Pricewaterhouse Coopers，PwC）的专业人员则将其定义为“通过数字化工具提高公司或组织价值的采购，它允许相关人员在整个价值链中进行及时的互动”（普华永道，2019）。而英国皇家采购与供应学会将采购和供应的数字化定义为“利用技术进步，重新定义采购和供应的模式、职能、操作、流程和活动的实践，以建立一个高效的数字商业环境，使（运营和财务）收益最大化，并使成本和风险最小化”（英国皇家采购与供应学会，2019）。

从广义上讲，采购数字化即利用数字化工具管理采购流程和采购活动，其目的是实现采购活动的增值，以提升组织价值。这一定义将涵盖全书，也是本书所有论述的基础。

1.3.2 传统采购与数字化采购

传统上，采购活动涉及许多需要手工处理的业务，它还严重依赖文书工作、电话沟通等线下方式获得状态的更新等。这种流程除了耗费时间之外，还很容易因缺乏明晰性而出现错误。传统采购流程通常只针对一个目标，即在规定的时间内以一定的价格购买所需数量的产品或服务。由于缺乏战略手段，企业只能从短期的角度来看待采购。大量人工操作使得流程优化举步维艰，烦琐和单调的任务也阻碍了企业提升财务表现。

相比之下，数字化采购从根本上说，意味着使用数字技术来变革业务处理模式并提供增值途径。与信息技术相关的进展一直在重塑采购的管理方式。数字化工具为企业进一步提高效率和效益提供了前所未有的机会，并促进了企业与供应链伙伴的互动。从采购的角度来看，大多数价值来自高效和有效的信息传输方式，并通过技术平台进行共享。在许多方面，数字化工具可以说彻底改变了采购职能的运作方式，特别是在采购人员如何履行他们的职责，如何在内部与跨职能的利益相关者互动，以及如何在外部与供应商互动等方面。

数字化工具使采购人员能够以更高效和有效的方式履行其职责。例如，通过系统的集成，采购人员可以很容易地获得企业内部和外部的采购流程的实时可视性，使决策者能够通过他们的指尖获得有价值的信息，从而制定出最合适的行动方案。数字化工具也可以进一步实现常规采购流程的自动化，使采购人员无须将时间投入这些业务中，从而使他们能够专注于增加价值的活动。

数字化工具还可以进一步加强采购人员与内部利益相关者和相关职能部门的互动，如营销、财务和生产运营部门。在大多数情况下，通过集成的ERP系统和电子采购平台，采购人员可以有效地与所有相关人员分享信息。

数字化工具也可以提供强大的协作平台，使采购人员与供应商实时沟通和分享信息。例如，供应商门户网站可以作为采购方-供应商关系的重要信息的中央储存库。供应商门户网站通常是基于网络的应用，所有授权用户都可以轻松访问。这一平台提升了供应商对库存水平的洞察能力，使他们能够积极主动地响应企业的需求。

概括而言，数字化采购能够降低成本，增强流程的可追溯性，加强企业与供应商的互动，并使监测、审计和报告流程更加健全，对企业的影响是显而易见的。更重要的是，许多之前无法企及或无法做好的领域，在数字化工具的帮助下，采购部门可以开始发挥自身潜能，从而真正成为一个战略性的职能部门。如在战略层面，通过人工智能技术和易于使用的在线工具为整个企业的利益相关者提供实时的洞察和分析结果；部署新的、更智能的方式将数据转化为信息，以方便日常的运作和决策；利用更智能的合作平台，改变采购组织与供应商及其他第三方的互动方式；等等。

1.3.3 采购数字化的必要性

如上一节所述，工业4.0的本质是数据驱动的智能化，智能化的前提是数字化。工业4.0让供应链中的所有环节都变得智能，难以想象，采购如果不及时数字化，将如何在工业4.0的浪潮中立足。随着信息技术的进步，生产、制造、物流和仓储等各个环节不断智能化，采购作为供应链的一个重要环节，也必须数字化，以避免成为整个系统的短板（即所谓的木桶效应，关于该效应多年来存在争议，但木桶能装多少水，显然由最短的那根木板决定）。对于任何有志在市场竞争中不断发展壮大的企业而言，数字化的转型已经不是一道“要不要”的选择题，而是必须答对的必答题。

毫不意外的是，数字化转型成为采购的战略重点。普华永道咨询公司2021年发布的涵盖全球29个国家（地区）不同行业、不同规模（从超大型到中小型）的企业，面向400多个采购领导者的数字化采购调查报告显示，数字化转型已经成为采购部门的第三大战略优先事项，仅次于成本削减和供应商管理（普华永道，2021）。

无独有偶，德勤咨询公司在调研了来自40多个国家和地区的400多个首席采购官或采购总监后，所发布的2021年度的全球首席采购官调查报告中，数字化转型在采购的战略优先事项中也高居第三，得分高达76.06%，仅略低于提高运营效率和降低成本，见图1-4（德勤，2021年）。

资料来源：德勤（2021）

与此同时，商业和技术咨询公司哈克特集团（Hackett）在其2021年发布的《2021年首席采购官关键议题》报告中（吉本斯和瓦尔登，2021），列出了2021年采购的十大关键议题，其中有3项与数字化转型直接相关，其他多项也可以从数字化转型中获益，如图1-5所示。

资料来源：哈克特集团Hackett（2021）

在该报告中，哈克特集团明确发出了对数字化行动的呼吁，指出企业的采购领导者应在如下数字化议题方面采取行动。

·加快采购数字化转型。新冠肺炎疫情促使采购部门在采用新的数字化工具方面不再犹豫不决。在未来，采购部门的成功将在很大程度上取决于其更广泛地实施和采用数字化的辅助工具，包括人工智能和智能自动化等较新的技术。

·使采购应用平台现代化。支持采购职能现代化、数字化的采购平台和技术，对于高效的、以客户为中心的工作流程和用户友好的界面至关重要。这些工具将实现灵活、敏捷的采购活动和行为，并为完成战略工作腾出时间。研究表明，企业正在减少对传统解决方案的投资，而转向基于云的核心采购应用程序和解决方案，即数字化的采购业务。

·提升分析和报告能力。实施数字化举措，以加强和进一步发展数据管理能力、洞察力和分析能力。建立强大的主数据管理程序是第一步，也是最关键的步骤之一，因为翔实的、值得信赖的数据是分析的基础。采购部门还必须精心部署具有强大分析能力的资源，并为它们提供现代化数字工具。培养分析能力——在内部或通过外部招聘有能力的人才——对于战略决策、预测性洞察和敏捷行为至关重要。

在哈克特集团发布的《2022年采购关键议题》报告中（索丘克等，2022），加快采购的数字化转型再次上榜，并被标注为发展重点，其在重要性和满足业务预期的能力之间存在很大差距——也就是说，采购的数字化转型已经落后于业务需求。

企业纷纷将数字化转型列为采购的关键议题，英国皇家采购与供应学会与墨尔本大学合作发布的一份研究报告对此做出了很好的解释。该报告调研了55个国家与地区、20多个行业的700多位采购经理人，颇具广泛性。从图1-6可以看出，90%的受访者将降低运营成本和提高效率列为采购数字化转型的第一大动机，这与普华永道咨询公司和哈克特集团的报告不谋而合。也就是说，企业期望通过采购数字化投资来降低成本和供应链的复杂程度，从而推动收入增长。此外，超过80%的受访者也将如下因素列为其他主要的采购数字化转型动机。

·现有系统的表现（无法满足需求）。

·员工的生产率。

·减少错误及返工。

资料来源：英国皇家采购与供应学会、墨尔本大学（2019）

综上所述，数字世界的发展日新月异，企业必须摒弃传统采购方式并全面升级为数字化采购，以确保业务的成功。潍柴集团董事长谭旭光在该集团2022年2月的全球供应商大会中明确表示，从2022年开始，对潍柴战略供应商要实现数字全覆盖，且在未来2~3年内，潍柴的供应商必须实现数据共享，否则会被要求退出合格供应商体系（谭旭光，2022）。潍柴集团的要求不是个例。可以预见，在不久的将来，数字化将成为企业参与竞争的门槛，而不再是差异化因素。