第一章简介
作为全书首个章节，本章着眼于运用通俗易懂的公务语言和WPS Word文字处理软件术语，对GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》所有条目，逐一进行全面细致的解读。
解读时，首先使用方框形式逐项列出《格式》条目原文，简称为“标准条款”。之后，在“条款解读”内容中对该条目进行详细分析研究，必要时辅之以表格或图形，以便清楚精准地予以描述。本章的开始和结尾还编写了“解读绪言”和“解读结语”，对于部分重要的条款还配有“章节解读”。
整个解读，既有斟字酌句的“抠字眼”，又有对《格式》未明确规定之处的补充；既有对传统公文精神的坚守，又有结合现代发展趋势的发散性思维拓展。突出体现在回答传统公文格式“为何这么规定”，WPS Word文字处理软件“该怎么做”，新的历史条件下又有哪些“可以延伸或创新的地方”？
第一章 GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》解读
【解读绪言】
马克思主义唯物史观认为：人类总是在一定的历史条件下进行各种活动。而社会规律虽然是通过人的自觉活动表现出来的，但社会发展的规律具有自己的客观必然性。作为人类社会活动的产物之一，公文也是如此，随着文字、阶级、国家的产生而产生。目前，我国出土的最早的公文，是3600年前的殷商甲骨公文，作为当时统治阶级占卜和记录的公文形式而存在。
相传在唐尧王朝，有凤凰将加盖了“天赤帝符玺”印章的图交给尧，是谓最早的官印。《尚书》有载，距今五千年前的黄帝时期，就有了“仓颉造字”。作为一名史官，仓颉改革和统一了当时的文字，用于管理国家。而更为遥远的“三坟八索”，则记载着“三皇”的日常记录和发布的法令。当然，这些“传说”还有待于更多的文物发现进行实证（注：贾湖遗址内目前世界上最早与文字起源有关的实物——距今7800年的“甲骨契刻符号”尚无法解读）。但无论如何，中国公文作为中华文明发展的瑰宝之一，同样具有着世界上独一无二且从未间断的悠久历史传承。
公元前221年，秦始皇建立了历史上第一个统一的中央集权之后，着手颁布新法以改革旧制，除了统一货币和度量衡，还有三条很重要的改革内容就是“车同轨、书同文、行同伦”。中国公文也由此逐渐走向统一规范，同时形成了较为完备的官印制度，此时期代表作有李斯的“意见报告”《谏逐客书》。相对应地，公务有声语言也开始演变为口头的“通语”，至汉代基本成型（即后来的“官话”），类似于今天“普通话”的前身。
这时，公文的书写载体已由新石器晚期的“甲骨”，过渡到青铜铁器时代的“鼎铭”“简牍”“布帛”。但悄然之间，却发生着公元纪年后传播媒介技术的第一次革命性变革，蔡伦在总结先人们经验的基础上创新了造纸工艺，并于元兴元年（公元105年）被汉和帝下令推广。之后，造纸术沿着丝绸之路经中亚、西欧向整个世界传播，为世界文明的传承和发展做出了不可磨灭的贡献，被列为中国古代“四大发明”之一。蔡伦造纸，同时也为中国公文谱写了不朽华章。世界上迄今发现的最早纸质版公文，是形成于唐朝开元二年（公元714年）的《吐鲁番西州蒲昌府公文案卷》（6件卷），历经1300年沧桑而成为世界公文史上的稀世珍品，所蕴含的价值远超其内容本身。
也是在东汉，正式出现了“公文”一词，到三国时期已经成为通称，并流传至今。魏晋的刘勰在其巨著《文心雕龙》中，系统阐明了文学的形式和内容，论述了很多公文文种，使公文写作理论取得重大突破。自此，中国公文逐渐达到量与质的合一，甚至唐宋八大家很多名作都是公文，比如韩愈就是撰写“状”类公文（奏议和记叙文体）的高手。毕昇率先发明活字印刷术的不到一百年间，最迟在北宋徽宗崇宁三年（公元1104年），世界上首份各级政府规格统一的印刷版公文登上历史舞台，即“官颁契纸”。活字印刷术是公元纪年后传播媒介技术的第二次革命性变革，同样作为中国古代“四大发明”之一影响了世界文化进程，对人类文明进步产生了巨大而深远的影响。
在公文管理上，西周就已经有了文书正副本制度，战国时期由齐国国相田婴首开公文主官签发（判署签押）的先河。自南北朝创立一文一事请示类公文后，唐宋时期先后出现了现代公文摘由制度的前身“贴黄”和“引黄”。到了元朝，“朱销文薄”制度规定依次勾销所登记公文的办结情况。明清两代又产生了公文票拟（拟办）和公文分类登记，并出现“文件”这一公文的同义词，标志着中华民族的公文处理工作走向成熟。辛亥革命以来，随着新文化运动的深入开展，公文的形式和内容都发生了革命性变化。彼时，中国共产党高度重视公文变革，明确主张使用和推广白话文用于公文的写作。
新中国建立后，党和国家持续进行公文的制度化、标准化、科学化建设，提高了各方面工作管理的质量和效率。1951年政务院首次发布了《公文处理暂行办法》，1957年改名后的国务院发布了《关于对公文名称和体式问题的几点意见》，1981年国务院发布了《国家行政机关公文处理暂行办法》，1987年国务院正式发布了《国家行政机关公文处理办法》，并先后两次修订，1996年中共中央办公厅发布了《中国共产党机关公文处理条例》。与此同时，随着互联网和计算机及其软件技术的兴起，20世纪90年代，我国与世界上不少国家一道，共同迈入了“电子公文”时代，标志着中国公文跟上了信息化的发展大潮。2012年7月1日，党中央和国务院颁布《党政机关公文处理工作条例》，随后修订了GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》。从这些过程中可以看到，我国公文已经走上了制度规范、标准融合的科学发展大道，对新时代社会主义现代化建设必将起到重大促进作用。