前言

自2012年发布新版的《党政机关公文处理工作条例》和GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》以来，其对我国党政机关公文的进一步制度化运作、标准化实施起到了很大的推动作用。

随着GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》的发布，各地党政机关纷纷引入了公文制作的专业软件，使得公文处理人员只要“程序化”操作，就可以简单地完成实际上特别复杂的国标格式公文排版，大大简化了公文处理流程。从提高办公人员工作效率的角度而言，这无疑是非常有意义的。

但是，作为党政机关工作人员，仅仅依靠现成的专业软件，就得以轻松完成国标格式公文制作还远远不够。GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》包含的内容很多，仅仅做到了“认识表面”，而“不知其里”，显然不能说是一名合格的党政机关公文处理人员。特别是近几年新进入党政机关队伍的年轻公务员，因为没有经历过2012年党政机关公文格式的大调整，踏入机关后直接碰到的就是现成的专业软件，对于公文格式的标准排版会有“为什么要这样做”或者“所使用的版式的由来”这样的疑惑。

本书着眼于此，以GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》为出发点，最大限度地利用有限的资源，满足党政机关、企事业单位、人民团体、各类经济和社会组织等在办公实务方面应该解决的需求，以及可能遇到的问题。在对GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》深入解读的基础上，图文并茂地演示了如何使用WPS Word普通文字处理软件完整规范排版党政机关通用公文格式的详细流程和具体步骤，并另辟章节对编排操作上的重点难点进行了理论释源。通过本书讲解，读者可以使用WPS Word普通文字处理软件制作出不亚于公文专用制版软件的质量和效果的公文，从而在传统公文制作方法和现代计算机及其软件技术之间搭建起一座日常实际应用上的普适桥梁，拓展了现代化办公的空间和内涵，能够对全面提高办公工作质量和效率起到推动作用。所以，在不是绝对有必要引入公文专用制版软件（含专用图形处理软件在内的相关软件）的情况下，可以节约此方面的采购开支。同时能够以较小的成本，在短时间内实现办公人员对于GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》的更好理解和掌握，并大幅提升文字处理工作（含图形）的技术能力。由此节省大量培训经费，以及避免日常工作实务中无谓的时间消耗。各类办公人员经此形成的意识，会潜移默化地传导至其经手的各方面工作当中，通过意识转化，间接地提高整个社会管理和生产的质量与效率。

本书知识覆盖面较广，既有理论又有实践，既有标准又有分析，附带介绍了发达国家公文处理工作方面的一些情况，以期达成交流。即使非办公人员阅读，也可以在一定程度上增加对办公工作的了解，从而提高科学文化素质并满足知识需求，促进知识传播及其使用价值的发挥，为精神文明建设添砖加瓦。所以，本书适用于广义上的办公人员，即在工作中涉及各类公文的拟、商、审、签、印、发、收、办、存等部分环节或某个环节的人员，也可以对院校相关专业的师生、该方面的社会类培训机构从业人员，以及文字处理软件爱好者更好地开展教学和研究工作起到帮助作用。

本书整体思路的连贯性强，内容涵盖全面。除了GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》的内容，本书还增加了电子印章（签名章）制作、附件嵌套子附件、印刷份数、翻印机关和翻印日期、二维码、超A4型纸页码编排、公文的打印及检查，以及正文子要素诸如纵向表格、图表、逻辑图形、图片等GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》尚未涉及，但实务中却又可能出现的探索性内容。所以读者在打开本书后，首先要通读一遍全文，以便把握本书的主要内容，也有利于在需要时快捷查找。

此外，虽然本书“身体力行”地演示了WPS Word的大量功能，但也没有达到完全覆盖所有功能的程度。也就是说，在使用WPS Word完整规范编排党政机关公文格式的过程中，读者还可以积极探索和思考发现是否有更好的方法。希冀通过这种与大家互动的过程，共同提高GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》的推广深度以及办公人员的业务技能水平。

特别需要指出的是，本书出发点虽然着眼于GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》这一具体而有形的标准，但其中涉及的技术方法，亦适用于其他类似的文字处理工作，也同样可供企事业单位、人民团体、各类经济和社会组织等在内的办公人员在实务中参考，以期一道促进全社会的办公工作质量和效率的提高。

在本书的创作过程中，除了金山公司免费提供的WPS Office 2019文字处理软件之外，使用到的产品还有：金山公司WPS Word文字处理软件商用版，华为公司Mate Book系列笔记本计算机，联想公司台式计算机，索尼公司PCG-6122T笔记本计算机，微软公司Windows 10操作系统，奔图公司M6506打印机，惠普公司DeskJet和LaserJet各一款打印机产品，HyperSnap截图编辑软件，亿图图示Edraw图形图表处理软件，Adobe Acrobat Reader DC阅读软件，搜狗（SoGou）文字输入软件，WinRAR压缩软件，冠捷公司U2777高清显示屏。期间，使用到的移动存储介质有金山公司（Kingston）、台电科技（Teclast）和西部数据（WD）的经典产品，所耗纸品分别来自于得力公司和晨光公司。

在此，向上述公司表示诚挚的谢意，希望您们获得更大成功！祝愿在您们的助力下，物愈加便捷地服务于人，使人的生活变得越来越美好！

感谢钱芸同志及其助手宋晓辰老师为本书贡献的美术设计，刘燕同志为部分语言文字组织的调整润色，以及相关人员在校对勘误过程中所做的工作。最后，特别要感谢网络上未具姓名的众多解疑释惑者！正是您们平日里一点一滴的积累，方才帮助解决了本书编写过程中所遇的不少困难。您们的名字无人知晓，但屏幕背后呼之欲出的形象却永存于作者心中。您们始终乐于传播和分享知识的善举，推动着我们的国家、社会不断向前，使得每一个亲历者越来越感受到周围的美好！请允许我再一次向您们致谢，同时也为这个迈向伟大复兴的新时代点赞！

作者

于陋室之中