1.3　会计系统

会计系统（accounting system）包括被组织用于形成会计信息并将这些信息传递给决策制定者的人员、程序、设备和记录。这些系统的设计和功能在不同的组织差别很大。对于小企业，会计系统可能只包括收银机、支票簿、收支流水账以及纳税申报表；对于大企业，会计系统则包括计算机服务器、会计软件、经验丰富的专业人员以及反映各部门日常经营的财务报告。不管怎样，会计系统的基本目的相同，即尽可能有效地满足组织对信息的需求。

影响特定组织会计系统结构的因素有很多，其中最主要的因素有：①公司对会计信息的需求；②系统运作所能获得的资源及耗费的资源的比较。

作为信息系统，会计系统强调的是会计提供的信息、信息的使用者以及这些信息对财务决策所提供的支持。

1.3.1　确定信息需求

会计信息种类因以下因素的不同有所不同：组织的规模、是否为公众公司（即上市公司）、管理层对信息的需求等。对有些类型会计信息的需求很可能是由法律所规定的。比如，证券法要求公众公司必须依照《企业会计准则》等规范编制财务报告，且财务报告必须提交证券交易委员会并向股东公布，同时要便于公众获取。

其他类型的会计信息则必须根据企业实际需要来提供。比如，企业需要知道客户欠公司的款项以及公司欠债权人的款项。虽然许多会计信息对企业经营十分重要，但管理层对于所提供的信息类型与数量有许多选择权。比如，百联集团的会计系统是否需要单独衡量所属各公司、各业务板块、不同种类商品的销售情况，则取决于管理层对信息的需求以及取得信息的成本。

1.3.2　产生会计信息的成本

会计系统必须遵循成本效益原则，即所产生信息的价值应超过其产生的成本。当然，管理层必须无条件地提供法律或合同规定的各种财务报告。其他情况下管理层可能按成本效益原则来决定是否产生某类信息。

计算机信息系统的开发和应用大幅降低了会计信息的生产成本。

1.3.3　会计系统的基本功能

在形成有关企业活动的信息时，会计系统应具有以下基本功能：①解释并记录企业日常发生的交易；②归类同类交易，形成对管理层有用并可用于财务报告的项目及金额；③汇总并向决策者传递会计系统所包含的信息。

会计系统的差异主要取决于实现这些功能的方式、频率和速度。

本书分析时常假设采用的是简单的手工会计系统。这种系统对于阐述基本会计概念，尤其对于初学者很有帮助，但对于满足大多数企业组织的需求而言，手工会计系统速度太慢。许多大型企业，每小时可能会发生几百或上千笔交易，为了与如此快速的信息流保持同步，这类企业必须采用计算机会计系统。计算机会计系统的内在原理总体上与本书所提到的手工会计系统一致。因此，了解手工会计系统便于使用者理解计算机会计系统的运行原理。

1.3.4　会计系统的设计和安装

大型会计系统的设计和安装由专业软件公司负责，如用友集团的用友财务软件、金蝶集团的金蝶财务软件、SAP公司的综合业务流程解决方案、数据库及技术平台解决方案、客户关系解决方案、信息化解决方案等。这些财务（或综合）软件不仅涉及会计，而且涉及管理、信息系统、营销甚至计算机编程等专业知识。因此，会计系统一般是由许多专业人才组成的团队进行设计和安装。

大型企业有专门负责设计和改善会计系统的系统分析师、内部审计师和其他专业人员。中型企业经常聘请咨询公司设计和更新系统。资源有限的小企业通常购买专为各行业小企业设计的成套会计系统。