第一章 秘书工作案例与案例教学

第一节 秘书工作案例

一、秘书与秘书职业

“秘书”一词在我国由来已久，但不同历史时期“秘书”概念的内涵有所不同。

我国最早出现“秘书”一词是在东汉时期，其含义与字义相关，指皇宫中秘密收藏的图书典籍。后来，“秘书”的含义发生了改变，由原来指物演变为指人。东汉后期，“秘书”一词曾用来指称朝廷中掌管图书秘籍的一类官职。

自古从事秘书工作的职位并不用“秘书”称谓，历朝历代称谓各不相同，如左史、右史、尚书、中书、侍中、仆射、中书舍人、翰林学士、记室令史、掌书记、判官、书佐、幕僚、师爷等。直到晚清才出现与秘书称谓和实际职业名副其实的机构。

对秘书概念的认识有很多，《现代汉语词典》（修订本）认为，秘书是“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”。《辞海》认为，秘书是“职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项”。王千弓认为，秘书是一种职务名称，其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书档案、人民来信来访、会务工作及其他日常行政事务和领导交办事项。因而，在党政机关、企事业单位从事这一类工作的人员，统称为秘书。张家仪认为，秘书是身处领导机构，撰制、掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。秘书所从事的服务性工作就是秘书职业，因而秘书不是一种职务，而是一种职业。常崇宜先生综合上述观点，认为秘书既是一种职务名称，也是一种社会职业，是领导机关首领或特定领导者个人的助手。各种秘书的具体作用虽不同，但都是通过辅助领导、直接为领导服务去体现为社会服务价值的。

综合上述观点，根据世界范围秘书工作的发展状况，并结合我国秘书工作的实际，我们认为：秘书是指从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供参谋辅助以及服务的人员。

文员是秘书职业的初级阶段。文员主要指在办公室某个程序上从事单项事务性工作的秘书人员，如负责整理办公室、制作打印文稿、收发信件、接待来访及出差报销等工作。他们属于比较单纯的技术性、事务性操作人员。

秘书是秘书职业的中级阶段。除文书处理和事务工作以外，秘书还担负着辅助领导实施管理的任务，如组织会议、调查研究、辅助决策等。

行政助理是秘书职业的高级阶段。一般是指社会组织专门为某个工作内容繁复、责任重大的高层领导配备，协助领导处理各种政务和事务的综合型高级秘书人员。