第二章 社交信函

第一节 信函的格式(The Format of Letter)

A级考试中常出现的两类信函为社交信函和商务信函。社交信函是指人们在家庭和社会生活中相互交往所使用的书信，它的种类很多，常见的有感谢信、祝贺信、道歉信、邀请信、推荐信等。从形式上看，社交信函可分为正式信函和非正式信函两种。商务信函是指商务交易时所使用的书信。它包括建立业务关系信函、询盘函、报盘函、还盘函、订购函、销售函、催款函等。正式的社交信函的格式和商务信函相近，非正式的社交信函的格式可根据具体情况进行适当省略。

一般来说，现在使用的英语书信的格式主要有两种：传统的缩头式（conventional indented form）和现代的齐头式（modern blocked form）。根据个人或公司的喜好，可以任选一种。但不论选择哪一种格式，一般英语书信的结构都包括以下几部分内容：

（1）信头（Heading）：信头所包含的是写信人的基本情况。一般公司都会印制带有信头的信笺纸，包括写信人的姓名、地址、电话、传真等。质量优良的信笺纸以及一个整洁、匀称的信头，可以展示一个公司的风采，增强公司的信誉。

（2）发信日期（Date）：日期在信头以下第三行或第四行，不管是缩头式还是齐头式，一般把日期放在右端，这可起到行尾的作用，使信看上去更整齐。在商务英语书信中，日期一定要写全，不能用数字的形式，因为美国和英国的日期标示法是不同的。英国的日期标示法是“24th March，2002”，而美国的日期标示法则是“March 24，2002”。年份前面有逗号。

（3）信内地址（Inside Address）：收信人的姓名和地址一般在信的左上方。至少在日期以下第三行，这可根据信的长短来定。

（4）称呼（Salutation）：称呼是写信人开始信文的礼貌用语，一般商务英语信函中多用Dear Sir，Dear Sirs 或Gentlemen，并且独立成行，在信内地址以下第三行。称呼后面用逗号。

（5）信文（Body of the Letter）：评价一封信件的优劣，要看信文写得好不好。起始语习惯上先对收到对方来信的日期、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，起始语除了作必要的自我介绍外，还要写明了解对方的途径，并表明写信的主要目的。

（6）结尾敬语（Complimentary Close）：结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。它只是一种礼貌用语，在信中没有实际意义，传统使之成为必须，并已成为习惯，所以一直沿用至今。传统的结尾敬语有：Yours faithfully，Yours truly（多用于美国）等，也有人用倒装的Faithfully yours，Truly yours 等。结尾敬语必须和信文紧连在一起，不能分开，更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况，则信件必须重新安排、打印。

（7）写信人签名或签署（The Writer's Signature and Designation）：签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印，而主管人签名则必须是手写，两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行，大约留出五行或更多的空间。

（8）附件（Enclosure）：如果信中有附件，左下角注明Encl.或Enc.，例如：Encls：2 Invoices.

在上述八部分内容中，前七部分是每一封商务信函所必须包含的内容。当你书写商务英语信函的时候，必须谨记：选定一种格式，坚持使用，不能变来变去；结构中内容的安排合理得当，所必需的七部分内容一个都不能少。一封布局得当的信件是双方交流的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件，会留给人一种良好的印象，促进双方的进一步往来。不过A级考试中对信函的考查一般只需要考生把发信日期、称呼、信文、结尾敬语、签名五部分内容包括进去。