项目3 报告与决定

任务3-1 报告写作

知识目标

1.了解报告的概念、特点和种类

2.理解报告与请示的区别

3.理解报告的写作要求

4.掌握报告的结构形式和写作方法

技能目标

1.掌握报告的写作技能

2.根据给定材料，能写格式规范、分析到位、重点突出的报告

【项目任务背景】

2013年8月20日晚上8时许，广东××贸易总公司办公楼二楼市场营销部发生火灾，值班保安员黄××和原××两位同志发现后，立即切断电源，用灭火器将大火扑灭。由于火灾发生在下班后，所以没有造成人员伤亡，但导致市场营销部10 台电脑、10 张电脑桌和客户资料烧毁。该公司授权办公室对火灾事故进行调查，找出发生火灾的原因，并写一份火灾情况报告。调查结果：营销员钟××同志下班时忘记关市场营销部和他自己用的电脑的电源，电脑电源线老化，发生短路，引起火灾。

广东××贸易总公司要求办公室蔡××主任就 “8·20” 火灾事故的情况写一篇报告。

一、任务分析

（1） 根据 【项目任务背景】 的材料，代广东××贸易总公司办公室蔡××主任就“8 ·20”火灾事故的情况写一篇报告。报告的类型是情况报告。

（2） 完成写作任务，必须对下列两个问题进行认真分析：

①如何进行构思？要考虑报告的标题、主送机关、正文、署名、成文日期和印章等内容。

②报告应采用何种公文格式行文？

二、范文借鉴

（一） 范文

关于9月份产品质量事故的报告

总公司：

我司9月份生产销往上海的300吨化工产品中，发现混有硝块、钢丝、鱼骨等杂物，给总公司造成严重的损失和不良影响。现将产品质量事故的处理情况报告如下：

一、深入细致调查，找出质量事故发生原因

产品质量事故发生后，我司立即成立以曾成旭经理为组长的调查组，对产品质量事故进行深入细致的调查，调查结果是：产品中的硝块是干燥管壁上的，由于振动筛网与二次过筛损坏而进入产品中；钢丝是二次过筛网损坏留下的；鱼骨是离心岗位、干燥岗位或是包装岗位人员吃饭时不小心掉到产品中的，但无法查出当事人。我司认为，造成这次质量事故的主要原因是员工的质量意识差、工作责任心不强以及管理不到位所致。

二、召开员工会议，通报产品质量事故情况

产品质量事故调查的结果出来后，我司马上召开全体员工会议，通报产品质量事故的情况，曾成旭经理在会上作了深刻的检讨，根据总公司有关规定对造成产品质量事故的直接责任人作出严肃处理。会议要求各生产车间、各部门，会后立即组织本部门员工召开 “产品质量事故分析会”，分析、讨论造成产品质量事故的主观原因，认真学习总公司 《关于产品质量管理的办法》 和有关文件，切实提高产品质量意识和工作责任心，并制订切实可行的整改方案。

三、制订整改方案，杜绝类似事故再次发生

我司全体员工要以此次产品质量事故为镜子，对照检查找出原因，认真学习总公司 《关于产品质量管理的办法》 和有关文件，深刻分析造成产品质量事故的主观原因，提高产品质量意识，增强工作责任心。为杜绝类似事故的再次发生，我司制订了 《关于提高产品质量的整改方案》，采取如下整改措施：

（一） 定期学习质量管理文件，提高全体员工质量意识

针对员工的质量意识差，以车间、部门为单位，定期组织员工学习质量管理文件，进行全方位质量意识的教育，使他们真正认识到产品质量就是企业的生命，没有质量企业就不能生存。产品质量不仅影响公司的经济效益，也影响每个员工的经济收益。

（二） 加强员工职业道德教育，增强员工团队合作精神。（略）

（三） 完善产品质量管理制度，严格监控生产过程质量。

对各个工序进行严格控制，层层把好质量关。定期检查生产设备，发现设备损坏应及时更换，尤其要加强对振动筛、二次过筛设备检查，随坏随换。（略）

（四） 规划员工用膳区域，严禁进入车间用膳。（略）

（五） 切实加大查处力度，严格执行奖惩制度。

经我司办公会议讨论决定，要切实加大查处力度，由质检部负责组织有关人员进行全面质量检查，对个别不负责任人员，给予严肃处理；对严格把好质量关、业绩突出的车间和部门给予奖励。

这次产品质量事故是我司全体员工的耻辱，我司全体员工要吸取教训，引以为戒，警钟长鸣，加强质量管理，增强质量意识，努力工作，尽力挽回该事件造成的经济损失与不良影响，并表示愿意接受总公司给予的任何处理。

特此报告，请审阅。

附件：关于提高产品质量的整改方案

广东××贸易总公司河源分公司 （印章）

2013年10月8日

（联系人：曾××，联系电话：0762-336××××，手机：1381383××××）

（二） 评析

这是一篇情况报告，有如下几点值得借鉴：

（1） 报告标题正确。采用省略式标题，由 “关于 （介词）+事由+文种” 组成。

（2） 主送机关正确。总公司与分公司有领导与被领导关系，此文以 “总公司” 作为主送机关正确。

（3） 正文结构完整。由 “缘由+事项+结束语” 组成。缘由：写产品质量事故概要。事项：写产品质量事故调查的情况、发生原因与处理情况、改进措施和今后的努力方向。结束语：“特此报告，请审阅。” 正确使用报告结束的习惯用语。

（4） 报告内容实事求是。报告内容对发生产品质量事故的原因、事故处理情况过程，没有夸大，也没有缩小，实事求是，采取的整改措施是切实可行的。

（5） 正确运用表达方式。此文以叙述和说明表达方式为主。

（6） 语言表达准确简洁。此报告内容语言表达准确简洁，重点突出，主次分明，条理清楚，详略得当。

三、知识支撑

（一） 报告的概念

报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的公文。报告属于上行文。

（二） 报告的种类

（1） 按范围划分，可分为综合性报告和专题性报告两大类。

（2） 报告按内容划分，可分为工作报告、情况报告、答复报告和报送报告。

①工作报告，是指向上级机关汇报工作的报告，主要用于总结工作，求得上级指导。

②情况报告，是指向上级机关反映新情况、新问题，特别是突发事件、重大事故的报告。

③答复报告，是指对上级机关所询问的问题作出答复的报告。

④报送报告，是指向上级机关报送文件材料、物件或款项的报告。

因报送报告不常用，本书只介绍工作报告、情况报告、答复报告的写作知识和技能。

（三） 报告的特点

1.鲜明的汇报性

汇报性是报告的重要特点，也是报告的本质特征。不管是工作报告、情况报告，还是答复报告，都具有鲜明的汇报性。

2.行文的单向性

报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时使用的公文，不需要上级机关给予批复，这是与同属于上行文请示的最大区别。请示行文具有双向性特点，必须有批复与之相对应，有请示就有批复；而报告行文具有单向性，不需要与之相对应的文种。

3.陈述的概括性

报告在汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，以叙述和说明表达方式为主，而且陈述也是概括性的陈述，一般不使用描写、议论、抒情的表达方式，无须过多议论和铺排大量的细节。即使运用议论，也仅限于夹叙夹议。

四、技能演练

（一） 报告的结构形式

标题+主送机关+正文+附件+署名+成文日期+印章+附注

（二） 报告的写作方法

1.标题

（1） 完整式标题。发文机关名称+关于 （介词）+事由+文种。

范例：广东××电子商务总公司南江分公司关于 “8·11” 火灾事故的情况报告

（2） 省略式标题。关于 （介词）+事由+文种。

范例：关于 “8 ·11” 火灾事故的情况报告

2.主送机关

报告的主送机关只有一个，即与本单位有隶属关系的直接上级机关或上司，且一般不允许越级报告。

3.正文

报告的正文结构一般由 “缘由+事项+结束语” 组成。

不同类型的报告，结构基本相同，但每个部分的具体内容写法有所不同。分述如下：

（1） 工作报告。缘由：报告的根据和背景、工作概况。事项：工作的主要成绩与经验、工作的失误与教训、今后的意见或努力方向。结束语：使用报告的习惯用语，如 “特此报告”、“专此报告”、“以上报告，请审阅” 等。

（2） 情况报告。缘由：情况概要、起因。事项：事情发生的原因与过程、性质与处理情况、今后的意见或努力方向 （或改进措施）。结束语：使用报告的习惯用语 （同上）。

（3） 答复报告。缘由：写答复的依据，即上级领导或上司要求回答的问题。事项：写答复的事项，针对上级提出的问题进行回答，问什么答什么，忌答非所问。结束语：使用报告的习惯用语。如 “特此报告”、“专此报告”、“以上报告，请审阅” 等。

4.附件

报告如有附件，则置于正文的下一行，右空两个字写 “附件” 的字样，加冒号，接着写附件名称，且不加标点符号。如有两个以上的附件，则要编立顺序号。

范例1：

附件：××公司关于 “8·11” 火灾事故有关人员的处理意见

范例2：

附件：1.××分公司关于 “8·11” 火灾事故的调查报告

2.××分公司关于 “8·11” 火灾事故有关人员的处理意见

5.署名

写上发文机关的名称。

6.成文日期

正文结束之后用阿拉伯数字标注成文日期。成文日期的右边空四个字。

7.印章

加盖公章时应做到：上不压正文，下不压底线，骑年盖月，端正清晰。

8.附注

一般上行文要有附注，写联系人姓名和电话或公文印发传达范围等需要说明的事项，居左空两个字，加圆括号，编排在成文日期下一行。

（三） 报告的写作要求

1.报告内容实事求是

报告的内容必须真实，实事求是，有关数据要准确，以便上级机关了解真实情况，为上级机关作出科学的决策提供可靠的依据。绝不能造假，欺骗上级机关，误导上级机关作出错误的决策。

2.恰当运用表达方式

报告应以使用叙述和说明表达方式为主，一般不使用描写、议论、抒情的表达方式，无须过多议论和铺排大量的细节，即使运用议论，也仅限夹叙夹议。

3.陈述事项重点突出

在汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问时，以叙述和说明表达方式为主，而且陈述也是概括性的陈述，无须铺排大量的细节，突出重点，主次分明，详略得当。

4.语言表达准确简洁

无论是专题性报告，还是综合性报告，语言表达都要准确，特别是有关数据要准确无误，行文要简洁明了，忌写套话、空话。

5.紧急事件应及时报告

如有突发事件、紧急情况或上级机关急需了解的事项，应及时行文，向上级机关报告，以便上级机关及时掌握情况，及时处理，防止事态蔓延。

6.报告不夹请示事项

新 《条例》 明确规定：不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。要严格区分报告和请示的不同用途。报告重在呈报，向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问，不需要上级机关批复，而且上级机关根据行文规则也不可能对报告作出批复，如果夹带请示事项只会误事。

五、病文诊治

（一） 病文

关于××市阿拉曼制衣厂火灾情况的报告

××市生产安全监督局：

2013年11月8日7时6分，工业园内A幢4楼本厂车间发生火灾，火灾导致过火面积5平方米，烟熏面积约200平方米，烧毁半成品裤子300余条。

本厂位于工业园内，于2006年3月由黄××、王××及邓××三人共同出资成立，法定代表人为王××。黄××及邓××长期在汕头，共有员工近60人。本厂有两幢车间和一幢员工宿舍 （全部是租用）。两幢 （A幢、B幢） 车间在二、三层互相连通，形成一体，其中A幢占地面积约200平方米，一层用于员工停车，二层作为辅料仓库，三至五层为车间，六层为房东的亲戚居住；B幢占地面积约200平方米，一至四层为车间，五层为员工活动室和办公室，六层为两个管理人员居住。

2013年6月10日，园区管委会到我厂进行安全检查，指出了存在的火灾隐患，要求我们进行整改，于是给每层配备了两具灭火器，但还是发生了火灾事故。

特此报告。

××市阿拉曼制衣厂 （印章）

二〇一三年十一月九日

（二） 诊治

（1） 标题不规范，介词 “关于” 的位置用错。

（2） 火灾过程叙述太简略，对火灾造成的损失没有说明。

（3） 对火灾的原因没有进行深入的分析，也没有提出对事故责任人的处理意见。

（4） 没有提出今后预防火灾的措施和应当吸取的经验教训。

（5） 成文时间没有使用阿拉伯数字。新 《条例》 规定公文的成文日期应采用阿拉伯数字，这与旧 《办法》 的要求相反。

六、相关知识拓展

公文报告的行文规则主要有以下几个方面：

（1） 报告原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（2） 党委、政府的部门向上级主管部门报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

（3） 报告不得夹带请示事项。

（4） 除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送报告；不得以本机关负责人名义向上级机关报送报告。

（5） 受双重领导的机关向一个上级机关报送报告，必要时抄送另一个上级机关。

七、模拟写作实训

（一） 实训任务

根据 [项目任务背景] 给定的材料，合理补充有关内容，代广东××贸易总公司办公室蔡××主任就 “8·20” 火灾事故的情况写一篇报告。

（二） 实训要求

（1） 按下行文文件格式制作标准公文，包括版头、主体和版记。

（2） 版面尺寸定位准确。

（3） 格式要素选用合理。

（4） 发文字号编立正确。

（5） 字体字号选用正确。

（6） 结构完整条理清楚。

（7） 报告内容实事求是。

（8） 正确使用表达方式。

（9） 陈述事项重点突出。

（10） 语言表达准确简洁。