2.2 通过邮寄投票对监事的提名和选举

(包括修正案 1972.2.28,1972.3.6,1972.3.13,1979.3.12,1980.6.4, 1987.2.8,1989.9.11,1990.4.23,2009.10.5)

2.2.1

监事候选人的提名应在每年由哈佛校友会的提名委员会以校友会规定的方式进行,提名人数为预计空缺数的1.5倍。在计算这里规定的1.5倍空缺名额时,任何小数都应向上取整。提名委员会应包括三位监事或在进入委员会之前三年内担任过监事的成员,由哈佛校友会执行委员会与监事会执行委员会共同磋商选出。上述候选者的提名应在1 月5 日或之前提交给监事会秘书处办公室。秘书处应在1月5日之后尽快将提名清单发布在监事委员会决定的《哈佛杂志》《哈佛公报》、哈佛官网网页等处,作为哈佛校友会的提名提供给监事会秘书处,并声明提名是由符合规定的学位拥有者提出,学位规定如下所述。

2.2.2

一个或多个候选人的提名也可在每年由拥有哈佛学位的非行政官员和不在学校工作的人员提出。这种提名必须通过监事会秘书处提供的官方提名表进行,并包含不少于以往三次选举的平均有效表决数的0.75%的人员签名。为便于统计,签名必须使用官方提名表并备案至监事会秘书处,必须包含所有表格要求的信息,并在填写表格前90 日进行签字。符合要求的提名应提交至监事会秘书处,且必须在规定的填写表格日当天下午5点前当面提交或邮寄至办公室。表格应由秘书处提供且包含提名相关规定的概要,所提供的信息对应每位签字人。

2.2.3

被提名者如果被选中,必须在2 月15 日之前向监事会秘书处书面表达其服务的意愿。

2.2.4

假设未达到根据2.2.1 和2.2.2 要求的至少等于1.5 倍预计空缺数进行提名,监事会执行委员会在与哈佛校友会主席进行磋商后,认为应适当增加被提名者的数额时,应在不晚于2 月15 日提交名单至监事会秘书处。

2.2.5

秘书处应在2月15日之后尽快将所有提名的清单正式刊载在监事会执行委员会决定的《哈佛杂志》《哈佛公报》、哈佛官网网页上。

2.2.6

官方投票应由秘书处准备,并符合以下要求:

A.在每位候选人的名字后应加上其住址以及在哈佛大学获得的所有学位及获得年份。如果该候选人就读于哈佛大学本科或研究生院,但没有在那里获得学位,也应阐明就读学院和就读年份。

B.如果候选人之前服务于监事会,在候选人的名字后应加上其服务的年份;如果候选人是按照2.2.2方式被提名,应陈述该事实。

C.按照2.2.1 或2.2.4 方式提名的候选人名字应列在投票的优先组,按照2.2.2 方式提名的候选人名字应列在其后。列表每组的顺序应抽签决定。

D.在候选人名单的下面应为预期的空缺预留足够多的空间,选举人可插入任何他希望投给的不在选票上的人名。

E.在选票或选票随附的材料中应有一份说明,说明预计的选举空缺数量以及任期期限,并进一步声明5个得票最多的人应宣布当选为具有6年任期的一组,若其他组出现空缺(包括在生效日期前发生的空缺)。被选举人应填补空缺,依此类推。

F.应使用合适的选举箱放置标记候选人名字,根据规定的投票规则进行投票。选举人的签字不应出现在选票上。

G.选票在所有其他方面均应采用董事会执行委员会批准的形式,并应包含其他信息或指示(包括“不超过5票”或“不超过6票”的指示)。

2.2.7

哈佛大学本部或其他分校、分院及拉德克利夫学院的学生,他们的普通学位授予必须经由哈佛大学校长和董事会及监事会的同意。接受荣誉学位的被授予者,有权在他们的学位授予日期后的第一次选举及随后的监事会选举中作为监督员投票,并在联邦法院1921年法案第204章框架下,受到哈佛大学校长、董事会和监事会通过及修改的规章和制度的制约。然而,前提是,根据1967年《马萨诸塞州法案》第349 章的规定,大学的行政官员或教职人员均无资格担任监督员或有权选举监督员。行政官员或指定的大学成员是教学和专业技术管理委员会成员,由校长或校长授权的大学其他官员来任命,该委员会为大学的第三权威组织。

2.2.8

监事会秘书处应当在每年4月1日或之前,根据哈佛大学校友办公室记录的地址,或有可能成为投票者的其他地址,发邮件给当年每个有投票权的选举者,以告知将举行的正式监事会投票。投票中,投票人应准备好以下材料: 由哈佛校友会提供或由董事会秘书提供的提名信息,可能由董事会执行委员会提供的任何其他信息。

2.2.9

每个有投票权的监事会选举者按照规则,通过邮寄方式将选票寄至董事会秘书处指定的地址投票。秘书收到选票后,在当周周五中午12 点毕业典礼结束前不得计票。

2.2.10

只有哈佛官方有权力接受并清点选票。只有在最终确定的投票候选人范围内的反对票及赞成票才有效。如果某张投票中有三个以上的空缺,则该投票无效,不得计算。

2.2.11

若之前选举者的选票丢失、未收到或者损坏,董事会秘书处应当应选举者的要求,在选举结束之前,通过邮寄或当面交付的方式,再次提供正式的选票。

2.2.12

董事会执行委员会应在法律规定的框架下,依照规章制度对董事会选举活动进行整体监督。监事会有权对规章制度进行解释,并解决可能出现的问题,任何由监事会做出的此类决定都是最终的。

2.2.13

这些规章制度应当在董事会和监事会投票同意之日后生效,并取代原有规章制度。在合乎法律的框架下,董事会和监事会可以在任何时候共同对其进行修改。