1.5 文秘事务

1.5.1 文秘事务的七项工作

文秘事务是指行政人员协助领导处理的日常工作。文秘事务的七项工作如表1-5所示。

表1-5 文秘事务的七项工作

1.5.2 文秘事务的特点

1.专业性

文秘事务的专业性体现在从业人员需要具备一定的专业知识,包括文秘专业知识、法律知识、商务知识等。

2.时间性

文秘事务具有很强的时间性。以参与协助领导决策为例:在领导决策前,行政人员要做好准备工作,收集决策需要的信息,提出可供参考的建议和办法;在决策执行过程中,行政人员要做好信息反馈工作,协助领导掌握全局,根据情况的变化,及时提出补充调整性意见。

3.保密性

文秘事务保密范围很广,如文件保密、会议保密、科技保密、外事保密、传真保密等,这是文秘事务的一个主要特点。

4.严谨性

行政人员无论是在草拟各类公文方面,还是在安排领导日程、差旅等方面,都要做到严谨、合理,尽可能不失误。

1.5.3 做好文秘事务需要的能力素质

1.写作能力

写作能力是行政人员必须具备的能力,因为撰写领导讲话稿、企业通知、上级调研时的汇报材料、企业开展活动时的计划等这些与文字相关的工作有时需要行政人员来做。

2.判断能力

为了落实领导的指示,行政人员需要准确地领会领导的意图,在日常工作中要从各个角度思考和分析问题,准确地做出判断,避免出现漏洞和失误。

3.组织能力

行政人员经常需要按照领导的意图组织各类活动,如果不具备科学和现代的组织管理能力,就很难把这项工作做好。

4.良好的职业道德

行政人员往往掌握企业的保密信息,知悉企业的领导行踪,也代表企业形象。因此作为一名合格的行政人员,应具备一定的职业道德,如忠于职守、严守机密、奉公守法、实事求是、恪守信用、文明礼貌。

5.良好的心理素质

文秘事务的职业特点决定了行政人员必须具备良好的心理素质。行政人员应具备的心理素质主要有心细、心态平衡、意志坚定、临危不乱、处事不惊等。