第一节 应用文的特点与作用
写作，就是写文章。那么，什么是文章呢？如果用一句话来概括，可以这样说：文章就是人类在社会生活中反映客观事物、传递信息、表达思想的组成篇章形式的书面语言。
这里有几层意思：一是指它的使用范围，是人类社会；二是指它的内容和作用，即反映客观事物、传递信息、表达思想；三是指它的形式，即组成篇章；四是指它的性质，即书面语言。
文章是在人类社会实践中产生和使用的，并随着人类社会的发展而发展，同时对人类社会产生巨大的影响和作用，这已成为人们的共识。这里要指出的是，虽然文章产生于人类的社会生活，是客观事物在人的头脑中反映的产物，但是，反映客观事物的方式很多，如绘画、雕塑、舞蹈等也是客观事物的反映，我们却不能把它们叫作文章，其差别在于反映客观事物的手法不同。文章是语言的书面存在形式，是用文字把语言记录下来。然而，并不是说任何一段讲话记录下来都可以成为文章。人说话的时候有自己的语言环境，可以借助于语调、手势、表情等辅助手段；可以用短语、词汇表意，不那么讲究语法修辞，不必考虑整体结构，即使次序乱一点、逻辑差一点，别人也会明白。因此这样记录下来的不一定是文章。
文章有它自身的特点：文章是通过视觉表意的，要想突破时空限制，自身创造语言环境，只能靠文字与标点符号表达，而难以借助手势等辅助手段；文章只能一次完成，不能边交际边写；文章要合乎语法修辞，要注意整体结构，有次序，合乎逻辑，严格按照语言规律和思维规律组成。
写文章，从认识客观世界到构思成篇、诉诸文字，要经过一系列复杂的过程。写作学就是探讨这一过程规律的学科。虽然古往今来人们常常认为写文章并无定法，也不是知道了怎样开头、结尾之类的方法就能写出文章的，但是，写文章既然是一种社会活动，就必然有某些共同的东西，也就是说有一定的规律。研究和探讨这些规律，将会对人们有帮助和启迪；学习这些规律性的东西，有助于我们少走弯路、提高写作水平。
一、应用写作和应用文
应用文是指日常生活和工作中经常使用的，为某种具体的实用目的而写的文体。它是完成具体工作或办事的一种工具。
在各类文体中，应用文的使用频率最高。党政机关、企事业单位用它上传下达、办理公务，普通人用它来交流信息和思想。
应用写作，顾名思义，就是关于实际应用的写作。它是与文学写作相对的另一类文字工作。文学写作又叫文学创作，是用形象思维的方式，以塑造人物形象、创造独特的生活意境、抒发感情来打动人、感染人，从而起到鼓舞人、教育人或者娱乐的目的，可以用虚构、想象、夸张等手法，创造典型，不需要和现实生活中的具体人或事一一对应。而应用文是用逻辑思维的方式、质朴的语言来表达作者的意图和主张，告诉人们做什么、怎么做，有一说一，有二说二，不允许虚构，以便取得直接的行动效果。试比较下面两段文字：
——邓小平《中国共产党第十二次代表大会开幕词》
上文用简洁明了的文字指出中国共产党第十二次全国代表大会的议程，毫不含糊，使与会者明白会议就照此进行。它是应用文。
——《红楼梦》第三回
这段文字详细地描写了王熙凤的出场。未见其人，先闻其声，人人敛声屏气等待，她才慢慢露脸，且一出现就与别人不一样。作者把她的穿戴、眼形眉态、语声笑貌，逐一介绍给读者；几个动作，一席话，便将王熙凤的身份地位以及那种势利贪婪、伶牙俐齿、泼辣利落、善于逢场作戏的特点活灵活现地刻画出来。整段文字简洁、形象、逼真，使读者对这个人物有一个感性的认识。它是文学作品。如果应用文也用这种手法叙述，就会使人感到莫名其妙。诗歌、剧本之类与应用文的区别就更明显。因此，我们谈应用文的特点常常要和文学创作相比较。
二、应用文的特点
第一，应用文的写作目的在于直接应用。应用文与其他文体之间最大的差别，就在于“应用”二字，即实用性。无论哪种类型的应用文都是针对现实中需要解决的问题而制作和使用的。例如，为了协调人们的行动，就要制定相应的法规；为了请上级对某个问题指示解决意见，要写请示；为了改善企业的经营状况，适应市场需要，对市场进行研究，要写经济活动分析、市场调查分析、市场预测报告之类的应用文；有事情要告诉你的朋友，除了打电话，还可以写信。这诸多的活动，都是通过应用文来进行的，并产生相应的效应。这就是说，应用文有直接的使用价值。而文学作品则不同，它的作用在于潜移默化。读了与工作或生活有关的应用文，就知道需要干什么和怎么干，有的还必须照着做。读了一部小说，很受感动，对自己的思想感情产生影响，但不一定要具体直接照着去做。
第二，应用文写作是“实话实说”。应用文是直接诉诸接受对象采取行动的，其内容必须真实可靠，有什么事情就说什么事情，不需要渲染气氛，也不必凑篇幅、凑结尾、凑“三大段”“四大块”，而要做到实而不空。不允许有任何虚构、夸张或“想当然”，更不能像文学创作那样“天马行空”或“云山雾罩”，否则人们难以辨其真伪，当然也无法执行。
第三，应用文有一定的使用范围。应用文的种类很多，用途也不一样，有的是“广而告之”，让全社会都知道其内容，如“通告”“公告”等；有的是针对某些行业、单位，甚至是某个人的，如“请示”的对象只能是上级单位，“审计报告”“诉状”等也都有确定的受文对象和使用范围。甚至同一种应用文也有使用范围不一样的情况。如同是“通知”，有时针对的范围很广，有时只发给少数人。但无论如何，该用“通知”的事情只能用“通知”，而不能用“报告”或别的什么文种，更不能用文学体裁。
第四，应用文有较固定的格式。应用文，特别是公文，在应用的过程中为了提高效率，逐渐形成了相对固定的文体格式，并不断完善和改进。这些格式都是人们在长期实践中共同约定的，有一定的历史继承性，相对稳定，大家要共同遵守。一般应用文要求虽然没有公文那么严格，但是也要合乎约定俗成的习惯，否则会使人觉得不自然。比如给人写信，开头要得体地称呼对方，正文末尾要有适当的祝颂语，最后还要署名，写上日期。写信封更要注意，如果不按常规要求书写收信人和寄信人的地址，就会造成投递困难，信也许永远到不了收信人手里。
第五，讲求时效。应用文是为解决现实存在的问题而写的，这就要求必须在规定的时间内写成和处理，不允许慢条斯理、拖拖拉拉，否则时过境迁，问题变化了，写出的应用文无的放矢，也就毫无用途，连阅读都没有必要。而一篇应用文完成了使命以后，也就“刀枪入库，马放南山”了。
第六，特定的作者。应用文，特别是公文，一般都是“受命”而作，其作者大多是被指派的，有的还是集体。即使是个人完成的应用文，往往也要经过他人修改，过许多“关”，凝聚了集体的心血。
第七，应用文的语言要精确、朴实、通顺、简洁。应用文的语言是严格合乎语法规律的书面语言；要条理清晰晓畅、不曲折，使人容易明白、执行；要直截了当，不能让人揣测或摸不着头绪。总之，要办什么事情，写清楚说明白就行了，不要再加上一堆浮词虚语。
三、应用文的作用
在长期的发展过程中，应用文为推动社会的进步起到了不可替代的作用。随着现代社会的发展，人们的社会交际活动越来越频繁，应用文越来越受到人们的重视，其作用也越来越大。具体讲，它有以下五个方面的作用：
第一，规范和约束人们的行为。应用文中有不少是法律文件以及根据宪法和各种法律制定的规章制度。它们经过一定的法律程序通过后，就具有法律约束力，在它们所涉及的范围内对任何单位和个人都具有规范和限定的作用，任何人不得违反，除非制定和发布的机关经过修改重新发布。如《中华人民共和国宪法》《全国人民代表大会常务委员会关于维护互联网安全的决定》《中国共产党章程》等，都是在一定范围内人们行为的规范和准则。领导机关所制发的下行文，如命令、决定、决议、意见、批复、公告、通告、通知等，是要求下级机关和有关人员遵照执行的，虽然它们多数不属于法规性公文，但都同样具有法定的权威，具有规范和约束的作用。此外，经济活动中的各项技术标准、技术安全规程、民间的乡规民约，都对相关人员的思想和行为起到一定的规范和约束作用。
第二，指导工作，协调关系。行政管理的重要内容是指导工作、协调关系，它通常是通过应用文来实现的。如为了更好地开展工作，各级党政领导机关常常通过通知、批复、通报、总结、计划、简报、意见等形式，对下级提出要求、部署任务，或尽可能及时准确地把有关情况传达下去，使人们在工作中责任明确，有章可循，知道下一步该做什么、怎么做。下级则常常通过请示、报告、简报等形式向上级反映情况，请求指示和指导，以便上下一致，协调行动，共同完成工作任务。经济活动中的协议、合同等，既是为了规范签约双方的行为，也是为了协调有关各方的实际活动。就连日常生活中的一份请柬，也是双方活动的协调者。
第三，进行宣传和教育。任何文章都有宣传、教育作用，应用文也不例外。将信息写封信告诉朋友，这就是宣传；而直接向全社会公布的文件，如公报、公告、广告、通知等，更是在向社会宣传。党政机关为使各项方针政策很好地贯彻执行，就必须对广大干部群众进行宣传和教育，以提高他们的思想认识水平，增强执行政策的自觉性。因此，领导机关在发布指示、做出决定、制定措施时，总要针对普遍性、典型性的问题，摆事实、讲道理，阐明政策法规制定的理论基础和现实依据，指出现行工作的基本性质和实施的重要意义。为了更有效地开展宣传教育工作，还经常采用专文的形式，如奖惩决定、通报等，交流经验，总结教训，表彰惩处，扬正抑邪，力图使干部群众在学习和工作中明辨是非，统一认识，推动工作的顺利开展。即使是一封商务洽商函，也有向对方宣传的成分，使对方了解自己，协同行动。
第四，传递信息，相互交流。现代社会人们的社会分工越来越细，交际越来越频繁、复杂。不管是整个社会还是一个单位，为了有效地开展活动，都要求人们更好地协调行动，一方面，要相互知道对方在“干什么”及其有关情况；另一方面，要知道自己在整体中的位置和应该“怎么做”。这就要相互传递信息，加强联系。应用文作为一种为社会普遍使用的交际工具，在人们的社会生活中经常起到传递信息、相互联系和沟通的作用。比如一则租房启事，或一则产品广告，就把互不认识的供求双方联系起来；召开会议，发个通知，有关人员就知道了；联系业务，可用公函来往等。应用文像纽带一样，将人们彼此联系在一起，对于加强人际关系、提高工作效率、促进经济发展，起到积极的作用。
第五，用作凭据。“口说无凭，有书为证。”应用文作为一种以记录实事为主的书面语体，在记载事物发展状况和反映客观现实的同时，又对已有事实的存在和肯定的事情起到一定的证实作用，为日后查考提供了依据。比如会议记录是了解会议进行情况的依据；合同、协议书是确定、变更或终止签约各方相互间权利义务的一种凭证；护照、聘书、介绍信、证明信、公证书是证明使用人身份、经历的一种凭证；各种法规性文件、公务文书都在各项事务的处理过程中具有引证和参考的价值。上级的文件自然是下属各部门的行动准则；下级单位的文书，可以为上级制定政策、做出决定提供重要的参考；平行单位在商洽工作、协作共事时，也可以将对方的文件作为凭证。我国古代丰富的应用文献资料和典籍，记载着各个历史时期社会生活的真实情况，是我们研究过去的社会历史、政治、经济、文化的宝贵资料；而我们今天的应用文献资料，也是留给后人的最珍贵的精神文化遗产。