第二节　应用文书的写作特点

应用文书写作是以应用文的文体写作知识和写作技巧作为研究对象，探讨应用文书写作规律的实用学科。

学好应用文书写作，首先要掌握应用文书的写作特点。

一、直接的功用性

所有文体的文章都是现实的反映，一切写作活动都是为现实服务的。从这个意义上说，所有文体的文章都具有功用性。但是，文学作品如散文、小说、诗歌等，它们不以直接处理日常事务为目的，而以塑造艺术形象、反映社会生活为目的。与之相反，应用文书主要是应现实工作的需要，解决工作中的实际问题，为现实工作服务的。应用文书具有更强烈、更鲜明、更直接的功用性。如写一份请示，是为了向上级请求批准办理某一事项；写一份述职报告，是为了向部门领导和群众汇报自己履行职责的情况；写一份财务报告，是为了向上级报告财务状况；写一篇求职信，是为了谋求一份理想的工作。这种办理事务的直接的功用性，是应用文书的主要特点。

二、内容的真实性

应用文书内容的真实性与文学作品内容的真实性是有区别的。文学作品内容的真实性要求的是艺术的真实，即文学作品中的人物和事件能反映社会生活的某些本质方面或发展趋向，因而不要求写真人、真事，可以大胆地进行艺术虚构。而应用文书内容的真实性完全排斥虚构和杜撰，要求所依据的材料真实、准确、实事求是。如会议纪要的写作中，不能移花接木，把张三的讲话移到李四的身上；写调查报告绝不允许主观臆造；写简报更要注意时间、地点、人物、事件的真实与准确。

内容的真实性也体现在应用文的表述上。应用文书要求表述准确，不产生歧义，简明精练，具有平实的特点，而比喻、比拟、借代、夸张、衬托等积极的修辞方式的使用则受到了严格的限制。即使是可以运用文学手法的商业广告，也不能对商品和服务的内容做不切实际的夸张和渲染。

三、思维的逻辑性

思维的逻辑性是指在撰写应用文书时，要讲究逻辑。体现在文章的结构上，要条理清楚，段落之间具有明显的逻辑关系；陈述的事项界限清晰，不交叉；内容前后讲究因果，材料能够证明观点。

应用文书写作在思维方法上更侧重逻辑思维，虽然应用文书在撰写过程中也有运用形象思维的时候，但是多数文体是以具体的事件（或问题）为中心的。需要把观点阐述清楚，把前因后果、现象和本质分析清楚，所采用的是逻辑思维方式。例如：写请示，要讲清请求事项和请求批准的原因；写总结，则应在陈述具体成绩和存在问题的基础上，分析、阐明成绩取得和问题存在的原因；财经论文的结论，来自对材料的分析和对问题的推断。

四、格式的稳定性

通常来说，文章的格式包括两方面的意思：

一是文章的结构形式。如写计划，一般先写目的，然后再写工作安排；写调查报告，一般先介绍调查的目的、调查的对象、调查的时间和地点、调查的方式，然后再就调查的问题分项说明。

二是文面形式，包括标题的形式、有无指定说明等。如国家机关行政公文在文面上，要求有秘密等级、紧急程度、发文机关标识及发文字号等指定说明，对文种的使用有严格的规定。

格式是在长期写作实践中形成的。如果某种格式逐渐为大家所接受，约定俗成，就称为惯用格式；如果某种格式被法定固化，就称为规范格式。应用文书都有惯用格式，其中，国家机关行政公文具有规范格式。应用文书的格式具有使用的稳定性，所以要求写作时应根据应用文书的具体类型，遵守各自的惯用格式或规范格式。