第五节 规章制度

第13讲：企业应当如何制定规章制度才具有法律效力？

案例聚焦[4]

张某原是北京某纺织厂的工人，在工作期间趁人不备偷了三尺纱布装入包中，下班后走出工厂大门时被保安发现。随即，保安将其情况上报至厂方。最终，厂方以张某违反纺织厂的规章制度为由与其解除劳动关系，将其辞退。

张某不服将工厂诉至北京市某区劳动争议仲裁委员会，在该案审理过程中，厂方提供了自己单位的规章制度，即“若发现本单位职工有偷盗行为的，一律解除劳动合同”。最终，仲裁庭结合各种证据，认为纺织厂的规章制度虽然合法，但是其内容显失公平且不合理，因此不能作为案件审理的依据，依法裁决张某与某纺织厂之间的劳动合同继续履行。

实操技巧

规章制度是指用人单位制定的组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和，是企业内部的“法律”。规章制度内容广泛，包括用人单位经营管理的各个方面，用人单位制定规章制度应紧密结合企业自身情况并严格依法进行，做到“合法、合理、全面、具体”。规章制度是管理员工、企业正常运转的重要依据，其重要性对于用人单位而言是不言而喻的，用人单位在制定规章制度时应当遵循以下几点：

一、用人单位的规章制度应当具备以下几个关键要素

根据《劳动合同法》第4条之规定，用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。由此可知，建立规章制度是用人单位的法定义务，既有利于保护企业的利益，也能够保障劳动者的劳动权利。同时，用人单位在制定企业规章制度时应做到以下几点：

（一）规章制度要内容合法、用语规范，不得违反公序良俗原则

实践中，很多企业在制定规章制度时因对现行法律法规不了解，又过于保护企业自身的利益，致使其制定的规章制度因某些内容违反法律的强行性规定而不具有法律效力。比如，有的企业在规章制度中明确规定，女职工在职期间不得怀孕，否则将与其解除劳动合同，这样的规定就明显违反法律、违背公序良俗原则，侵犯了女性的生育权利。又如，有的用人单位在规章制度中规定，公司安排员工加班，是对公司的一种奉献，员工必须无条件服从，且不支付加班费，这就违反了《劳动法》关于休息休假和加班的规定而无效。因此，用人单位在制定规章制度时，一定要严格遵守法律法规的规定，不得违反公序良俗原则，否则，如规章制度因违反法律规定而无效，只会给企业造成更大的损失和带来不必要的麻烦。

（二）规章制度的制定应当经过民主程序

实践中，很多用人单位在制定规章制度时，往往只是经单位的几个少数领导讨论决定，未经职工代表大会讨论，亦未与工会协商即发布实施；也有企业是人力资源部门拟订，经相关领导批示后即颁布实施，未经职工代表大会讨论，亦未与工会协商等。根据《劳动合同法》的有关规定，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。如果企业制定的规章制度未履行上述民主程序，对于劳动者而言将不具有法律效力。

用人单位在制定规章制度时常见的民主程序及举证方式如下：

（三）规章制度确定后应当向劳动者公示

在现实发生的劳动争议案件中，有很多企业都信誓旦旦地表示有规章制度，而且也是按照规章制度的规定对员工进行处理。但事实并非如此，在法庭上，经常出现单位出示规章制度，但员工对此却矢口否认的情形。员工不是说自己没有见过，就是说没有个人的签字，一概不予认可，让单位的规章制度处于不被认可的状态，造成这种问题的原因就在于用人单位的规章制度没有向员工进行公示告知。因此，许多企业的规章制度根本不为员工所知，也无法得到全面贯彻。用人单位的规章制度一定要用书面形式向全体员工公示告知，否则对员工不产生效力。为此，笔者建议用人单位通过《规章制度告知书》的形式要求员工签收，或者通过培训的形式并要求员工签到，将这些证据留存即可，但不建议用人单位采用公告栏张贴、电子邮件发送或办公系统公示等方式，这些方式最终的举证责任在用人单位，增加了举证的难度。

二、用人单位制定的规章制度不合法、不完善的法律风险

（一）规章制度的内容不合法，或未经民主程序、未向员工进行公示告知，则在仲裁或诉讼中不能作为审理劳动争议案件的依据

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条明确规定，用人单位的规章制度，只有通过民主程序制定，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，且不与劳动合同、集体劳动合同相冲突，才可以在劳动仲裁和司法审判中作为审理劳动争议案件的依据。否则，用人单位的规章制度对劳动者是没有约束力的。

（二）规章制度的内容不合法，企业要承担行政责任或赔偿责任

根据《劳动合同法》第80条的规定，用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的，由劳动行政部门责令改正，给予警告；给劳动者造成损害的，应当承担赔偿责任。

（三）规章制度的内容不合法，劳动者可以随时解除劳动合同

根据《劳动合同法》第38条的规定，用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的，劳动者可以解除劳动合同，用人单位需向劳动者支付经济补偿金。

（四）规章制度的内容不合法，将导致企业用工风险加大

用人单位制定规章制度的主要目的是规范企业的用工管理及维护正常生产秩序，降低用工风险。劳动争议案件具有复杂性、多变性，仅靠劳动合同的约定来规范劳动关系是不够的，必须通过制定合法有效的规章制度来规范企业的发展。因此，在企业的日常运转过程中，规章制度才是有效用工管理、处理问题员工、解决劳动争议的重要法宝。在劳动争议的仲裁或诉讼中，如果用人单位制定的规章制度被认定无效，在处理劳动争议案件时就会处于被动的局面，导致不必要的损失。

风险提示

1.用人单位在制定规章制度时，应注意保留已履行法定程序的相关证据，如会议记录，讨论、协商的经过等书面证据；如果经过与工会协商的，协商的会议纪要应经工会盖章，工会主席签字确认。

2.在履行告知程序方面，需要保留已告知的证据，如员工手册发放签收记录、规章制度培训签到记录、规章制度考试试卷、用工录用表确认等；在依据规章制度处理争议或者解除劳动合同时，需要保留违规调查方面的证据。

3.对规章制度进行修改时，如果涉及劳动者切身利益的，也要履行民主程序，并保留职工代表大会或者全体职工讨论、协商的书面证据，履行公示程序。

4.规章制度不但要合法，也要具有一定的合理性，要避免使用“罚款”等词语；对于一些涉及劳动者违纪情形的处理，一定要量化、具有可操作性，避免使用一些空洞、虚无缥缈的词语，比如“不团结同事”等；避免设置对自己不利的条款，如拖欠工资的支付25%的经济补偿金、经批评教育无效解除劳动合同等；避免不好执行的条款表述，如“旷工×次解除劳动合同”等；同时，对规章制度中涉及的重大、较大、天数等进行明确的界定。

法律依据

《劳动合同法》第4、38、80条；《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条