如何制定岗位说明书

如果你想要某人做好工作，那就给他们一份好工作。

——弗雷德里克·赫兹伯格

在组织内部，员工和管理者对同一岗位的职责认知发生严重偏差的情况十分常见，很多时候双方只是对岗位名称达成了一致，但对具体的工作范围、工作内容的认知则大相径庭。问题的根源在于管理者从未给员工设定岗位职责，也缺乏相关的沟通。

显而易见，岗位说明书（Job Description，JD）是界定员工工作职责的基础。所谓岗位说明书，又称为工作说明书，是对特定岗位的工作进行分析整合而形成的企业内部管理文件。对于大多数成熟型企业而言，岗位说明书解决的是做什么、做到什么程度、什么样的人来做的问题。

案例

岗位说明书可否作为员工工作改进的依据

2016年，杨某应聘进入某制药公司担任推广区域总监。上级主管在杨某入职时与其进行了沟通，并要求其签署《岗位说明书》，《岗位说明书》中记载推广区域总监属管理职系，岗位职责包括：“1.统筹制定所辖区域内产品的推广目标及策略，结合市场情况，合理设置和调整市场布局；2.有效激励和领导下属开展推广工作，达到推广目标……5.负责与下属进行面谈交流或指导，辅导及培养下属能力提高和潜能激发……”

2017年11月2日，直属上级向杨某发送邮件，内容为：“9月初和你进行了第一轮的绩效改进计划面谈，并向你明确指出需要改善的内容：1.大客户网络建设；2.对下属大区经理的有效辅导；3.区域策略的制定，关键问题的确定和解决方案，有效的行动计划；4.跨部门的主动沟通。对以下三项内容……设立了目标和要求你采取的行动，时间期限为两个月……具体来说，在这两个月的时间内，你有没有按照我的要求完成以下行动：1.是否积极拜访客户，具体拜访名单和拜访结果如何；2.对下属有没有进行有效辅导，辅导成果如何；3.第四季度和2018年的行动计划如何。”杨某未回复邮件，也未按邮件内容执行。

后制药公司以杨某多次不服从工作安排构成严重违纪为由解除了与杨某的劳动合同。杨某不服解雇决定，申请了劳动仲裁。庭审中，杨某认为上级安排的工作不属于其职责范围，制药公司则举证杨某入职时签署的《岗位说明书》，主张对其工作安排从未超越岗位职责范围。

解析

由于知识、经验、技能的局限性，员工不可能从事所有岗位的工作内容，这意味着员工的工作职责应有合理的边界。直属上级与员工如未就岗位职责进行沟通，或者没有形成书面的岗位说明书，则在争议发生时，企业将处于被动。本案中，制药公司安排杨某在入职之初即签署了《岗位说明书》，约定了具体的工作职责。最终仲裁委认为，上级通过邮件向杨某发出工作指令的内容均属杨某职责范围之内，故无论该指令是否系基于绩效改进的要求，杨某均应完成指令所要求的工作内容，杨某在接到上级工作指令的邮件后仍消极不作为，明显有违劳动者应有的勤勉义务。综上，制药公司以杨某严重违纪为由与杨某解约，有事实依据及法律依据。

从上述案例可见，岗位职责的确定不仅关乎上级主管如何安排工作、是否有可能推进纪律处分，乃至于绩效评估、培训和发展、招聘等均与具体岗位的职责存在千丝万缕的联系，如果岗位职责缺失，完全以“上级安排工作”来代替，则员工的工作责任感极弱，也容易引发争端。

从企业实践角度，在岗位职责确定问题上，管理者应避免以下误区。

一、认为撰写岗位职责是HR的工作

岗位职责是管理者推进工作管理的基础文件，最了解下属工作的显然是直属上级，HR部门虽然可以提供一些模板、分析方法供业务部门参考，但实际撰写岗位职责的仍然应该是直线经理，否则让HR部门直接撰写岗位职责无异于闭门造车。

管理者应当承担起撰写工作职责的重任，如果连下属的工作职责都无法界定清楚，显然不是一个优秀的管理者。

二、认为没有明确的岗位职责，管理者的自主权更大

有些管理者认为，企业经营情况一直在变化，如果事先明确岗位职责，反而容易“作茧自缚”；相反，如果没有明确岗位职责，则上级领导安排的所有工作，员工都有义务配合。实际上，这种做法是管理者放弃管理责任的体现，没有职责描述，则员工对自身的工作范围、性质、重要性、所应担负的责任等均缺乏清晰的认知，容易导致员工积极性、责任心受损。

另外，一旦就工作范围的合理性产生争议，则势必导致员工和直属上级关系紧张，稍有不慎还会引发劳动争议。

三、认为岗位职责口头告知即可，无须书面确认

如上文案例，如果制药公司只是口头告知岗位职责或者虽然形成了岗位说明书，但缺乏员工签名确认，一旦遇到不诚信的员工，仍然可能导致公司吃“哑巴亏”。作为工作管理的重要组成部分，书面确认岗位职责既体现管理者对于工作的重视，也是未来与员工进行沟通的重要依据之一。

四、将岗位职责和具体工作任务等同

岗位职责来源于公司战略和价值链的分解，先分解到部门职责，然后落实到具体岗位。岗位职责虽与工作任务存在联系，但并不等同。比如，把会计职责定义为“负责审核单据”“负责核对预算”“负责核实报销金额”，显然混淆了岗位职责和工作任务的区别。

表2-2 岗位职责相关概念区分

岗位职责指具体岗位上应承担的重点工作内容和工作模块。比如，根据公司的生产任务组织生产，完善公司薪酬福利政策、管理制度及预算方案，构建良好的薪酬激励体系，等等。

五、岗位职责一成不变，且无员工参与

很多管理者在员工入职之初就设计了一份岗位说明书，此后企业经营业务虽然已发生很大变化，但员工的岗位职责描述仍未更改，导致岗位说明书严重滞后于企业发展实际。

作为管理者，应当与时俱进，根据业务的变化随时更新岗位说明书。此外，岗位说明书的撰写可以充分鼓励员工参与，让员工自行思考、书写自己所认为的岗位职责，管理者则根据实际需要进行修改调整，必要时和员工进行充分沟通，争取双方对同一岗位的职责达成共识，特别是各项职责的重要性程度，以此建构良好的沟通基础。

关于撰写工作职责，以下一些意见供管理者参考：

1.通常格式：动词（少用负责、管理等模糊性词汇）+工作内容+工作结果；

2.按照岗位职责的重要性顺序填写，重要的职责填写在前面；

3.不同工作职责之间“互斥、穷尽”；

4.对该岗位在每一项主要职责中所承担的具体工作内容进行界定和区分，即明确承担的是领导（工作）、组织开展（工作）、具体执行实施（工作）、协调（工作）还是监督（工作）。

常见的动词示例：

·操作性的：修改、支持、参与、协助、传达、收集、传递、提议、确认、汇报、演示、维护、检测、检验。

·一般性的：推动、分析、研究、遴选、提出异议、激励、谈判、发展、指导、履行、制定、评价、评估、推动、审核、保证、督导、建立、预测、提高。

·高阶性的：决策、组织、统筹、计划、控制、指派、指定、批准、授权。

表2-3 岗位职责说明示例

续表