第一节 档案管理的基础功能设置

档案的基础功能设置是整个档案管理的基石，基础功能设置得清晰合理，才能为高效、安全的档案管理打下基础。

一、档案分类

表5-1 档案分类

续表

二、管理流程

表5-2 管理流程

三、保管期限

保管期限分为5年、10年、15年、30年和永久五种。

说明：对于保管期限的设定，主要根据国家相关要求确定，如国家税务局对凭证的保存时间要求是15年，房产证是长期有效，再比如有些合同到期后为方便追溯，再保存5年即可，在满足国家保管要求和规避公司风险的前提下，平衡档案室容量后确定。

四、密级

●绝密：是公司发展经营中直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料，是最重要的公司秘密，平时仅有负责部门员工或部分高层领导因工作查阅，泄露会使公司的利益遭受特别严重的损害。

●秘密：是公司发展经营中产生的重要秘密，部分员工会因工作查阅、借阅，泄露会使公司的利益受到较大的损害。

●普通：是指对公司经营有保存价值且需要公司大部分员工经常查阅或可以学习参考的资料，如果外借使用不当有可能对公司利益造成一定的损害。

五、档号组成规则如下

六、档案标签

（一）档案背脊

档案背脊应包括：公司名称、类别、档案盒题名、盒号。例如：

表5-3 档案背脊内容

（二）盒内文件目录

盒内文件目录应包括：档号、文件题名、文件时间、文件编号、备注。例如：

表5-4 盒内文件目录