2.3 如何利用会计监督进行采购控制

解读与分析

实物的收、发、存业务频繁，企业不可能对每一实物收、发、存业务的内部控制系统进行详细审核、查实，但可以利用抽样会计监督的方法，加强对存货的控制。

1．监督请购

企业需重视对请购环节的监督。首先，监督人员应检查作为申请购买商品、劳务等书面证明的请购单是否由产品生产、保管等部门的有关人员根据需要量和现有库存量共同填制，还应检查该请购单是否有提交给采购部门进行公开询价。其次，监督人员应监督存货购进是否经过合理授权。存货购进分一般授权和特殊授权，在进行会计监督时应注意分别进行监控。一方面，对属于一般授权的，如正常经营所需要的物资，监督人员应监督仓库是否在现有库存达到再订购点时提出采购申请，其他部门是否确实为正常的维修工作和类似工作申请采购有关物品。另一方面，对属于政策要求做特别授权的，监督人员应重点监督企业是否指定专人提出请购，每张请购单是否经过了对这类支出负预算责任的主管人员核准并签章。

2．监督采购

采购监督的重点如下。

（1）监督采购部门在收到请购单后，是否依据经过批准的请购单办理订购手续。

（2）对每一张订购单的签发，监督人员应监控采购部门是否执行了必要的程序，即是否向多家供货单位进行了广泛询价。在获取报价单之后，采购部门应通过充分比较货物的质量、价格，付款条件，可享受的购货折扣，交货时间以及供货方信誉等有关资料，确定最佳谈判对象，并根据谈判结果决定是否签订订货合同、是否签发订购单。

（3）对一些大额、重要的采购项目，监督采购部门是否在保证供货的质量、及时性和降低成本等方面采取了有效措施。

3．监督验收

验收商品、资产时编制的主要原始凭证是验收单，它列示了从供货单位处收到的商品、资产的种类和数量等内容。验收部门获得有效的订购单，代表企业已授权验收部门接收供货单位发运来的商品。验收人员首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符，如商品的品名、说明、数量、到货时间等，再盘点商品并检查商品有无损坏。

验收后，验收人员应对已收货的每一张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为检验商品和验收的依据。将货物送交仓库或其他请购部门时，应取得经过相关责任人员签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立其对所采购资产应负的保管责任。

4．监督存储

将已验收商品的保管职责与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓库应相对独立，限制无关人员接近。对已验收商品的储存应由独立的部门负责，并承担保管责任。货物入库前，监督人员应检查存储部门是否首先进行点验和查对，然后令其在验收单副联上签收。签收后，监督人员应检查存储部门是否将实际入库货物的数量通知了会计部门。

监督人员还要监控存储部门是否根据存货的质量特征分类存放，对每一种存货填列标签，并设置相应的安全措施。

5．监督确认与记录

（1）应付凭单部门应该按要求正确编制付款凭单。会计监督应重点监控这项工作的以下环节。

①确定供货单位发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。

②确定供货单位发票计算的正确性。

③监控应付凭单部门所编制的付款凭单是否进行了预先编号。

④独立检查付款凭单计算的正确性。

⑤监控应付凭单部门在付款凭单上是否填入了应借记的资产和费用账户名称。

⑥监控凭单是否由被授权人员签字。

⑦监控所有未支付的副联是否进行了保存。

（2）正确确认验收货物的债务，具体包括如下内容。

①监控是否设专人负责记录采购业务引起的应付账款。

②在收到供货单位发票时，是否将发票上所记载的品名、规格、数量、价格以及运费等与订购单、验收单上的有关资料相互核对。

③监控会计人员是否在确认无误后，将未付款项分别正确记入应付账款的总账和明细账。

④监督采购交易编制的记账凭证中账户分类是否适当。

⑤监控会计人员是否定期将编制对账凭证的日期与凭单副联的日期相互核对，以确保入账的及时性。

⑥核对凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表数目是否一致，并要定期独立检查应付账款总账余额与采购部门未付款凭单档案中的总金额是否保持一致。

（3）对于预付货款的交易，监督会计人员是否及时冲减了预付账款账户的借方余额。此外，还应监控月末会计主管是否核对了应付账款的总分类账和明细分类账，并将各明细账户的余额同供货单位的对账单进行了核对。如果存在差异，是否做到了及时查明原因，正确处理。

应该说，会计监督本身就是一个完整的监督系统，企业要充分利用这一监督系统，加强对采购的管理和控制。