第三节 企业法务的职责分类

一般来说，企业法务部门的主要职责有以下几种：提供法律咨询、出具法律意见书、参与商务谈判、管理企业知识产权、参与企业重大决策等。

3.1 提供法律咨询

所谓法律咨询，是指企业的法务部门对其他业务部门就经营活动中出现的法律问题进行解答的活动。包括其他业务部门的工作问题和公司领导交办的问题。有些时候，公司内的员工也会向法务人员就私人事务进行求助。法务人员应同样以热情负责的态度给予解答。这样做不但可以看作一次法制宣传，也能在员工心目中树立良好的法务人员形象，赢得公司员工的尊敬和喜爱。

一、法律咨询的特点

1.广泛性。是指法律咨询的范围十分广泛，不仅涉及本企业的法务咨询，也涉及一切社会生活领域。

2.时效性。通常法务咨询遇到的问题都是业务部门当下遇到的情况，具有很强的时效性。

3.专业性。对于其他业务部门提出的法律问题，法务部门应做出专业回答。

二、法律咨询的流程

由于法务咨询具有时效性和广泛性的特点，因此部门之间的咨询流程不能过于烦琐，应快捷实用。对于口头咨询，可由其他业务部门人员直接向法务人员提出，再由法务部秘书依据各个法务人员的业务特长指派专人进行解答。当然，咨询的一方也可找自己熟悉的法务人员咨询。法务人员可就咨询者的问题进行当场口头解答，解答完毕后，应对咨询的问题和要点做出书面记录，以便必要时查阅。对于由书面形式提出的法律咨询，法务部应指派专人进行书面解答。

在解答时，一般只作要点式的解答，不必进行太详细的论证。回答的重点应放在“是什么”和“怎么做”上，不必把大量精力放在“为什么”上。此外，法务人员做出的解答还应该是简明扼要的，不宜长篇大论、泛泛而谈。语言风格应通俗易懂，以最能让对方理解的话语进行答复。

在做书面的解答时，应尽量阐述要点，不必作深入的理论论证，也不必将法律咨询的意见写成法律意见书。

三、出具法律意见书

所谓法律意见书，指的是法务人员在参与企业重大经营决策和重要经济活动的过程中，对经营决策和经济活动的相关问题，以书面的形式正式对企业领导提出意见和方案的文件。法律意见书属于法律咨询的一种形式，但更为正式。

如业务部门要求法务部门出具法律意见书，应先提出书面报告，或者由业务部门的负责人口头提出，并报送相关业务文件。所报送的材料应附有相应的合同草稿、谈判纪要等背景资料，以便法务人员能尽快了解情况。

出具的法律意见书在形式上为结论性法律文件。因此一般不需要做推理论证，只要做出结论即可。比如，公司设立是否合法、是否有效存续，合同是否合法、有效，主体资格是否符合法律要求等。总之，不需要进行详尽、严密的法律逻辑推理，只给出结论即可。

3.2 参与商务谈判

商务谈判指的是商务伙伴为了协调彼此间的合作关系，满足各自的商务需求，以协商对话的方式达成某项商务交易的过程和行为。在商务谈判中，企业内部的具体负责业务人员是谈判主体，而法务人员处在附属位置，应给予积极的配合。及时了解谈判对手的情况，掌握谈判进程，了解谈判分歧，从而给出合理的方案。必要时可以通过合法途径对相关问题（包括谈判对手的情况）进行调查，了解真实信息，从合法性的角度为公司防范风险，维护利益。

一、法务人员在商务谈判中的作用

1.法务人员能有效把握谈判中涉及的法律风险

虽然参与谈判的业务人员也具有一定法律知识，但没有法务人员专业。谈判中有法务人员参加会把法律风险把握得更全面、更专业。

2.法务人员能为谈判起到缓冲作用

当谈判中出现商务人员不便直接拒绝对方的时候，可把法务人员提供相关的法律规定作为理由，否定对方的建议，从而避免尴尬局面的出现。

3.提高谈判的效率

有法务人员出席谈判，往往能提前把握谈判的过程，了解谈判的要点和谈判的背景。在审查合同时，也能更准确地注意到谈判中的风险点，使合同效率大大提高。

二、法务人员应做的准备

1.熟悉谈判的基本情况

第一，法务人员应在谈判之前提前与主导谈判的业务部门进行沟通，熟悉谈判项目的基本情况。如有不了解、拿不准的技术问题，应及时请教相关人员，做足准备功课。

第二，对对方谈判的人员要有一定的了解，包括对方的性格特点、教育背景、职业生涯等。更好地把握对方的情况，才能做出更好的应对。

第三，了解本方代表的情况。

第四，提前准备好谈判中可能用到的材料，如文字、图表、数据等。

2.规范自己的语言风格

作为谈判的从属人员，法务工作者应尽量发言简明、直达要害。具体来说有以下三点要求：其一，针对性要强，直击要害；其二，表达方式要婉转，容易被人接受；其三，学会灵活应变，恰当处理谈判中出现的突发问题。

3.准备创造双赢

要想让谈判顺利地进行和圆满地结束，应努力为谈判双方创造双赢的条件。这就要求法务人员具体做到以下三点：

第一，不要过早下结论。

对谈判中出现的法律问题，不能过早下结论，应在充分考虑之后，做出慎重的结论。

第二，要充分发挥创造性。

法律并非一成不变的，尤其是在民商的法律领域，有非常多的选项可供选择。法务人员应充分发挥自己的创造力，解决遇到的困难，为企业谋取利益。

第三，让步和达成协议。

任何谈判的最终达成都需要一方或双方做出妥协和让步。因此，法务人员也应学会在适当的时候妥协让步，使谈判能顺利进行。

三、法务人员的一般工作流程

1.接受委派，熟悉情况

当法务人员接受委派之后，就应着手准备谈判。在此期间，应充分地了解情况，如谈判事项、双方基本情况、谈判进程、双方分歧、谈判进程计划等。

2.法律论证

法务人员还应对谈判中可能涉及的法律问题进行论证。对于一些重大谈判，在必要的情况下，还应组织讨论，对法律的可能性进行论证，并与公司的相关部门取得充分沟通。

3.制订谈判方案

有时候，谈判就像一场演出，有其序幕、铺垫、高潮、结尾。因此，法务人员在谈判前应与业务部门人员充分沟通，共同制订谈判方案。如时间紧迫，法务人员应与公司人员口头沟通。

4.谈判过程中对法律的把握

越是重大的谈判，所进行的谈判轮数就越多。因此，法务人员应在每次谈判之后，都对谈判过程中所涉及的新的法律问题进行论证，必要时还可调整方案，做好下次谈判的准备。

5.合同文本的起草和审查

谈判结束之后，法务人员应依据分工对合同文本进行起草和审查。文本应严格按照谈判所定的内容起草，不得脱离谈判所制定的条款和内容。

6.移交谈判记录，上交谈判总结

合同签订之后，参与谈判的法务人员应对谈判的过程进行记录和整理，随后归档以备复阅。对于重大谈判，法务人员还要撰写书面总结，回顾整个谈判过程，客观地评价谈判全程和结果。然后上交到法务部领导手中，以备归档查阅。

图1.5 法务人员谈判流程

3.3 管理企业的无形资产

无形资产指的是企业所拥有或控制的不以实物形态而存在的、可辨认的非货币性资产。常见的无形资产包括以下几种：专利权、专有技术、土地使用权、租赁权、生产许可权、特许经营权、商标权、著作权、域名权等。

一、企业在无形资产管理中存在的普遍问题

1.无形资产在静止的状态下遭到损害

近年来，公司关键技术失窃、产品侵权、价值受损的案件屡见不鲜。这与工业间谍的活动和频繁的人员流动有着直接关系。

2.无形资产在处置过程当中受到损害

在无形资产的转让过程中，经常会出现被低估的情况，使得企业的利益受到损害。如被贱卖、处置收入贪污和截留等。

3.无形资产在形成过程中受到损害

比如，在研发新产品、新技术过程中的浪费或“无用功”，员工发表论文后葬送了专利前途，投入大量广告费用而未做商标注册等。

二、对无形资产应采取的保护措施

1.强化无形资产的管理意识

在传统的观念中，只有有具体实物形态的资产才算“资产”，这导致一些企业管理者忽视了无形资产的重要价值，进而不对无形资产进行有效的管理，使得企业的利益遭受巨大损失。

要改变这种现状，需要先改变这种错误的观念。法务人员应在企业中大力宣传无形资产对企业的重要性，使企业上下充分认识到无形资产的巨大价值，从而促进企业对无形资产的开发和运营。同时还可开展相关的法律科普教育，加深员工对无形资产的保护意识。

2.建设有效的无形资产管理制度

现阶段，对于很多企业来说，无形资产管理还属于一种新鲜事物。不少企业没有建立相应的无形资产管理制度，或者有相关制度却不成系统，只有某几项制度。没有完整的管理制度，就无法对无形资产进行有效管理，更不能提升管理水平。只有建立一套健全可行的无形资产管理制度体系，才能让企业管理者有章可循，进而对员工起到规范和指导的作用。

3.设置专门机构对无形资产进行管理

要想全面、综合、系统地对无形资产进行管理，企业还应成立一个对无形资产管理有相对独立话语权的专门机构。该管理机构应能独立完善各项管理制度，对整个管理过程有明确的管理办法，从而把无形资产的管理推向规范化、制度化。

与此同时，企业还应配备专门的无形资产管理人员。为无形资产涉及的财务、技术、管理、法律等专业领域配备专业的管理人员。还可通过培训提高无形资产管理人员的业务能力及管理水平。

4.加快无形资产的可操作性、量化管理的建设

与有形资产相比，对无形资产的管理难在其“无形”上。具体来说，无论是对无形资产的入账、估值，还是对无形资产的处置，都没有一个标准的量化过程，因此在管理的过程中感到可操作性难度很大。

为此，企业应先将无形资产入账，对其进行账簿管理。然后企业要加强对无形资产价值的量化（计价）。最后建立适应无形资产的评估体系。这样才能确定对无形资产的投资价值，并为之后计算投资回报提供可靠依据。

5.建立科学、有效的人力资源管理制度

一个完善、高效的人力资源管理制度可以为企业输送大量优秀人才。在对无形资产的管理中，优秀的管理人才能起着非常重要的作用。因此，要想管理好企业的无形资产，就要建立一套良好的人力资源管理制度。

此外，企业还可以制定相应的员工激励制度，使员工充分发挥潜能，避免核心员工流失和跳槽的情况出现，进而降低企业重要技术被带走的风险。

6.重视对无形资产的评估

对无形资产进行评估，不仅能准确掌握企业无形资产的价值量，还能在评估过程中发现无形资产管理的机会和问题，进而为企业提高无形资产管理水平奠定坚实的基础。

具体来说，企业可聘请富有经验的评估专家，定期对评估小组成员实施培训。制定一套可靠的评估标准和体系，为企业资产的保全、理顺价格提供基础条件，并为维护、协调资产所有者与经营者的权益提供基本依据。

3.4 对无形资产进行日常维护

一、无形资产的申请登记

无形资产的日常维护属于法务部门的工作范畴，一些无形资产需要到政府部门登记后才能得到有效保护。现阶段，我国需要进行申请登记的无形资产有：

1.国有土地使用权，向土地所在的市、县国家管理部门登记。

2.计算机软件，向中国版权保护中心申请登记。

3.域名，域名后缀为“.com”的，需向管理机构ICANN（互联网名称与数字地址分配机构）申请；后缀为“.cn”的，需向CNNIC（中国互联网络信息中心）申请。如需注册其他域名需从决策管理机构找到经过其授权的顶级域名注册服务机构。

4.商标，向国家商标总局申请登记。

5.专利，向国家知识产权局申请登记。

值得注意的是，无形资产的商标权、专利权、土地使用权都有其特定的有效期。企业法务部应在有效期满之前，及时申请延期。

二、无形资产的使用

对无形资产的使用可分为以下三种情况：本企业使用自己的无形资产、本企业使用其他权利人的无形资产、其他企业使用本企业的无形资产。在不同的使用情况下，使用规定各有不同，具体如下：

1.本企业使用自己的无形资产

①需依照规定取得相关领导的批准；

②需在企业规定的使用范围内使用；

③需明确使用期限。

2.本企业使用其他权利人的无形资产

①对权利主体进行重点审查，确定对方是否为适格的权利主体；

②查询权利的有效期限。对即将到期的权利，不应再签订使用合同；

③查询权利的担保情况。对不能在官方机构查询的权利担保情况，应持存疑态度，如需交易，应请对方提供担保；

④明确权利的使用限制情况。主要包括时间、空间的限制使用情况；

⑤查询是否存在权利排他使用情况；

⑥查询对方所持有的权利是否存在第三方权利；

⑦如果对方是国有企业，应对所拟定的无形资产进行评估。依照国家相关规定，国有企业在使用无形资产前，应先由有资质的中介机构进行评估；

⑧审查使用的合同是否已被批准。包括本方和对方的合同是否均得到批准，在没有得到批准的情况下，不得签订正式合同。

3.其他企业使用本企业的无形资产

①审核对方是否为适格的权利主体；

②明确权利的使用期限；

③与相关业务部门进行沟通，确定权利是否可给该使用人使用；

④审查是否有排他限制，避免引起纠纷；

⑤明确使用权限，不能授权给对方无限制地使用权限；

⑥使用合同应取得相关领导的批准，有些合同还必须取得政府主管部门的批准；

⑦如果是国有产权，应履行相关的使用手续。对需要评估的，应由相关有资质的中介机构进行评估，需要上报国资委批准的，应取得批准后签订正式合同。

三、无形资产的转让

1.转出

①需按照规定履行相关批准手续；

②审查该转让的资产是否属于可转让的无形资产，一些无形资产是不能转让的；

③进行价值评估，评估的主体和程序应符合相关规定；

④对于需要挂牌交易的，应按照规定在产权交易所挂牌；

⑤转让合同需取得批准；

⑥如果属于国有产权，应履行相关的国有产权转让手续。

2.转入

①严格按照规定履行批准手续；

②重点审查对方的无形资产是否属于可转让的资产；

③进行资产评估，包括评估的主体和程序应符合规定；

④转让合同需取得批准；

⑤如果属于国有产权，应履行相关的国有产权转让手续。

四、追究侵权行为

在企业面临各种无形资产的侵权行为时，一般会交由法务部门进行管理和追查，这也成为法务部门的日常工作之一。

1.信息来源

通常企业的无形资产遭到侵权都是由本企业内部发现的。因此，为了保护企业的合法权益，应培养所有员工的主人翁意识，如发现有对企业的侵权行为，应及时上报。同时，企业也应制定相应的激励机制，鼓励全体员工和社会其他主体提供侵犯企业权益的信息。

2.侵权行为的种类和方式

如今，侵犯企业权利的行为种类多种多样，所有民法上定义的侵权行为都有发生。

①侵犯企业的名称权，如假冒名称、故意使用类似名称误导受众等。

②侵犯企业商标权，如未被授权就使用企业商标、使用相近商标误导受众等。

③侵犯企业专利权，是指在未获得企业授权的情况下，非法利用本企业专利的行为。

④侵犯企业域名权，是指不法组织非法利用其他企业的域名的行为。

⑤影响网络安全，是指对企业网络进行篡改、攻击，甚至致使网络瘫痪，或非法进入企业内部网络盗取企业机密的行为。

⑥侵犯企业商誉，是指散布虚假信息或冒用其他企业名称进行非法经营活动，使企业的商誉受到损害。

⑦盗用企业开发的软件，一些不法分子会将企业所研发的软件稍作修改，然后以自己的名义使用或销售，进而获利。

⑧冒用企业领导人的名义进行招摇撞骗。一些社会不法人员会冒用企业领导人或领导人亲属好友的名义进行第三方欺骗，从中获得非法利益，使企业和企业领导人的名誉受到严重侵害。

3.对侵权行为的追究方式

①谈判，多数侵权行为都可以通过谈判的方式解决。值得注意的是，受侵犯的企业要在谈判中坚持两个原则：一是对方应立即停止侵权行为；二是承担相应的侵权责任。

②投诉，向相关行政机关投诉，要求追究其侵权行为。

③起诉，向相关法院起诉，要求对方承担其安全责任。注意，起诉通常只应对重大侵权行为和对方是有实力的侵权者，否则本方耗费巨大精力却得不到足够的补偿，效果不理想。

④追究刑事责任，如果对方的侵权行为已经构成了刑事犯罪，那么应及时向公安机关报案，要求作为刑事案件处理。

4.追究侵权行为的提起程序和处理

①立案，当业务部门发现侵权行为时，应及时向法务部反映。法务部认为情况基本属实且构成侵权行为的，应予以立案。

②调查，法务部可独自调查也可与业务部一起调查，必要时还可委托社会中介服务机构进行调查。

③提交调查报告，法务部调查结束后，需就结果提交调查报告。报告先经法务部经理审核，后上报法务总监。

④处理，法务总监可就案件的大小选择处理方式，在自己职权范围内的可直接决定处理方式，如需上报总经理或董事长决定的，则由法务总监直接上报。

⑤结案，法务部依照法务总监的处理意见进行处理，随后就结果撰写报告，上报法务总监。

3.5 参与企业的重大决策

企业的重大决策需有法务人员参加，这样不仅能保证决策的合法性和在法律上的可行性，还能为决策提供可靠的法律保证，防范商务风险。

一、注意事项

1.把握参与时机

对法务人员来说，参与重大决策的时机应越早越好。这样可以更全面地掌握决策信息，提前做好准备。

2.重大决策的参与方式

法务人员没有重大决策的决定权，只有参谋权。因此，作为参谋的法务人员应在企业领导咨询意见时，对领导的问题给予及时而明确的答复，并提供法律依据，进行法律上的比较分析。

此外，在提供意见的过程中，尽管领导没有提出直接的询问，但对关系到决策是否合法可行的重大法律问题，也应及时主动地提出意见。

法务人员还应注意到，针对问题和决策事项应提出较为全面的建议方案。在领导难以做出决定时，应予以分忧，提出解决问题的思路，不能轻易否决业务部门的意见。对于明显不符合规定，甚至会为企业带来巨大损失的决定，应勇于坚持自己的正确意见，为企业规避风险。

二、参与企业重大决策的途径

依据法务人员职务的不同，参与重大决策的方式也有所不同。总的来说共有两种方式：一是直接参与方式，二是间接参与方式。

1.参与董事会

只有法务总监可以成为董事，进而参与到董事会中，直接在会议上发表自己的意见和看法，甚至可以行使否决权。

2.参与董事会会议

一般情况下，如果法务总监不是董事，会列席董事会会议。在会议上可发表自己的意见和看法。

3.作为高级管理人员参与重大决策

法务总监是企业的高级管理人员，在不召开董事会会议的情况下，可直接参与决策。

4.参加重大决策会议

法务部经理和一般的法务人员可能会被邀请参与到重大决策会议中。在会议上，法务人员可提供相关的法律咨询和论证，为决策提供依据。

5.文件审签制度

文件审签需要法务部给出建议，法务部人员可在此环节参与公司重大决议。

6.专项规章制度

公司的一些专项规章制度中也会特别强调法律意见的作用，如投资管理制度、风险控制制度等，法务部可在这些制度中提出意见。

7.出具书面法律意见，起草、修改、审核相关法律文件

虽然此种方式具有一定的间接性，但却是法务人员参与到重大决策中最普遍的方式。