3.1 企业内部审计机构的设置
3.1.1 企业内部审计机构
企业内部审计机构,又称内部审计部门,是开展本单位内部审计工作的主体。内部审计部门设置得恰当,才能保证内部审计工作的顺利实施。
(1)内部审计部门设置的原则
企业内部审计部门设置原则,包括以下3个,如图3-1所示。
图3-1 内部审计部门设置的原则
(2)内部审计部门设置的模式
关于内部审计部门设置的模式,中国内部审计师协会在《第1101号——内部审计基本准则》中明确指出:“内部审计机构应当接受组织董事会或者最高管理层的领导和监督,并保持与董事会或者最高管理层及时、高效的沟通。”从上述规定可以看出,企业内部审计工作的直接领导人与最终汇报对象必须是本企业董事会或是最高管理层。
在审计实践中,企业通常会在设置内部审计部门时充分考虑股东大会、董事会、监事会之间的权责关系,常见的内部审计部门设置模式通常有以下4种,如图3-2所示。
图3-2 常见的内部审计部门设置模式
1)隶属于董事会模式
在该种模式下,内部审计部门隶属于董事会,直接向董事长汇报。根据《中华人民共和国公司法》规定,董事会由股东大会选举产生。董事会的职能主要有以下2个,如图3-3所示。
图3-3 董事会的职能
内部审计部门隶属于董事会的模式有优点也有缺点,如表3-1所列。
表3-1 隶属于董事会模式的优缺点
2)隶属于监事会模式
在隶属于监事会模式下,内部审计部门隶属于监事会,直接向监事长汇报。
根据《中华人民共和国公司法》规定,监事会主要行使的职能包括3方面,如图3-4所示。
图3-4 监事会的职能
与隶属于董事会模式一样,内部审计部门隶属监事会的模式也是优缺点并存,如表3-2所列。
表3-2 隶属于监事会模式的优缺点
3)隶属于总经理模式
在隶属于总经理模式下,内部审计部门隶属于总经理,直接向总经理汇报。公司总经理的职能主要有3个方面,如图3-5所示。
图3-5 总经理的职能
与隶属于董事会、监事会模式一样,内部审计部门隶属于总经理的模式也有自身的优点与缺点,如表3-3所列。
表3-3 隶属于总经理模式的优缺点
4)区域审计中心模式
对于跨地区的大型企业或集团公司还会建立一种“一部多中心”的内部审计组织模式,我们称为区域审计中心模式,其组织设置有以下4个方面要求,如表3-4所列。
表3-4 区域审计中心模式的设置要求
为了便于更加直观地理解,可将上述模式设置要求转化成组织架构图。如图3-6所示,给出了区域审计中心模式下一种组织架构样式的参考。
图3-6 区域审计中心模式的组织架构图
区域审计中心模式的优点非常明显,它的独立性、权威性和有效性较其他3种模式更好,如表3-5所列。
表3-5 区域审计中心模式的优点
(3)不设立内部审计部门
小微企业、民营企业融资难、融资贵问题已经成为社会共识,因此,这些企业按规定可以不设立内部审计部门,原因如图3-7所示。
图3-7 小微民营企业不设立内部审计部门的原因
在不设立内部审计部门的情况下,小微民营企业如有审计需求时,可以采取2种方式,如图3-8所示。
图3-8 小微民营企业开展内部审计工作的建议方式
总而言之,企业在设立内部审计部门时,应充分考虑企业现在的经营情况、组织架构与管理体系,结合独立原则、权威原则和效率原则,选择适合自己的内部审计部门模式,以此促进企业良性、可持续地发展。
3.1.2 审计人员招聘与优化配置
关于审计人员的标准,审计署在关于《审计署2008至2012年人才队伍建设规划》中,曾明确指出按照一专多能的原则,培养既熟悉审计业务,又了解和掌握法律、工程造价、环境保护、计算机等方面知识、技能的复合型审计人才。
企业在招聘与优化配置内部审计人员时,应充分考虑到内部审计人员的数量、专业架构、年龄结构以及招聘途径4个方面。
(1)内部审计人员的数量
企业应考虑内部审计人员的数量,原因如图3-9所示。
图3-9 内部审计人员数量与审计部门的关系
在内部审计实践中,企业配置内部审计人员的多少应考虑以下3个方面因素,如图3-10所示。
图3-10 影响内部审计人员数量的因素
通常来说,企业业务规模越大、在职员工数量越多、独立核算机构数量越多,则需要更多的内部审计人员来开展审计工作。
但在实践中,对于大多数企业而言,并无专门的法律法规或是制度办法规定其内部审计人员的数量下限,不过对于风险较大的金融行业,国家则规定了其审计人员的数量下限。
例如,在商业银行中内部审计人员不得少于员工总数的1%,《商业银行内部审计指引》第十四条规定“商业银行应配备充足的内部审计人员,原则上不得少于员工总数的1%”。再例如,保险机构也有明文规定,《保险机构内部审计工作规范》(保监发〔2015〕113号)第二十一条规定“保险机构应配备足够数量的内部审计人员。专职内部审计人员数量原则上应不低于保险机构员工人数的5‰,且配备专职内部审计人员不少于三名”。
(2)内部审计人员的专业架构
企业在招聘内部审计人员时,应充分考虑员工的专业架构。内部审计人员的专业架构包括但不限于以下7个方面,如图3-11所示。
图3-11 内部审计人员的专业架构
关于内部审计人员的录用标准,审计署也有相关规定。例如在《审计署关于内部审计工作的规定》中,第七条规定:“内部审计人员应当具备从事审计工作所需要的专业能力。单位应当严格内部审计人员录用标准,支持和保障内部审计机构通过多种途径开展继续教育,提高内部审计人员的职业胜任能力。内部审计机构负责人应当具备审计、会计、经济、法律或者管理等工作背景。”
由于审计是一项专业性很强的工作,内部审计人员的知识架构与专业素质对工作的开展而言至关重要。这种重要性主要表现在2个方面,具体如图3-12所示。
图3-12 内部审计人员职业素养的重要性
总而言之,企业内部审计人员具有复合型知识架构和专业的经验资历能够促进企业内部审计工作更好地开展。
(3)内部审计人员的年龄结构
由于内部审计工作专业化程度高,工作强度较大,因此,企业在招聘与配置内部审计人员时应充分考虑到人员的年龄结构。相对而言,老员工经验丰富、资历较深,年轻员工学习能力和创新能力均较强。企业在配置审计人员时应对老员工与年轻员工合理分配,具体分配原则如图3-13所示。
图3-13 审计人员年龄结构配置原则
企业应结合两者的优点,推动企业内部审计工作效率最大化提升。
(4)内部审计人员的招聘途径
内部审计人员招聘来源通常可分为外部招聘与内部招聘2类,如图3-14所示。
图3-14 内部审计人员的招聘途径
外部招聘指的是企业根据需要从外部招聘合适的人才,以补充自身的内部审计人力资源,根据招聘平台又可细分为:校园招聘、互联网招聘、展会招聘等。
1)校园招聘
校园招聘指企业与学校联系合作,在校内设立企业招聘会或直接联系学校进行推荐,直接从学校招聘应届毕业生来培养和储备审计人力资源。
2)互联网招聘
互联网招聘指企业在各类线上招聘平台发布人才招聘需求进行人才招聘。
3)展会招聘
展会招聘指企业与人才招聘市场等线下平台合作,利用人才招聘展会进行人才需求发布和招聘。
内部招聘指的是企业内部有针对性地从其他岗位招纳审计、财会、工程等多专业内部审计辅助人才,根据招聘方式又可细分为:内部人才培养、内部人才推荐、内部岗位竞聘、内部公开招聘。
1)内部人才培养
内部人才培养指根据目标岗位确定合适的培养对象后,在内部通过轮岗、培训、“老带新”等方式进行内部培养,使得培养对象的专业技术达到目标岗位的要求。
2)内部人才推荐
内部人才推荐指根据目标岗位的职责要求征询企业内部管理层或是内部专家的意见,由他们进行合适人才的推荐。
3)内部岗位竞聘
内部岗位竞聘指人力资源部门在企业内部公开发布竞聘信息,明确目标岗位要求,由员工自主或是推荐报名,最终通过竞聘演讲等形式由企业管理层确定合适者。
4)内部公开招聘
内部公开招聘指人力资源部门在企业内部公开发布招聘信息,明确目标岗位要求,由员工自主报名,最终通过笔试、面试等形式由企业人力资源部和审计部门共同确定合适者。
需要说明的是,企业在内部人员的选拔中还应特别注重能力的考核,确定其是否适合这项工作。同时,由于内部审计部门需要保持一定的独立性,企业应根据内部审计部门的实际要求进行内审人员的招聘,即提升企业内部审计部门对内部审计人才的自主招聘权,反过来,这也是保持企业内部审计机构独立的一个重要保障。
3.1.3 内部审计人员的职业道德规范
2013年8月,中国内部审计协会发布《第1201号——内部审计人员职业道德规范》,该条内部审计准则主要规范了内部审计人员需要秉承的职业道德规范,包括4个方面,如图3-15所示。
图3-15 内部审计人员职业道德规范的4个方面
对于企业而言,内部审计人员职业道德是非常重要的。一个具有良好职业道德的员工不但有利于提升工作绩效,还可大大降低工作风险。
(1)诚信正直
诚信正直是审计人员职业道德的一个主要内容,讲诚信有利于提升审计报告的真实性与可靠性,从而大大提升工作绩效。同时,内部审计工作质量的提升亦可以使企业其他部门的绩效提升,如人力资源、财务等,以保障整个企业各个部门更好地发挥各自职能,从而形成良性循环。
职业道德高的内部审计人员,在开展内部审计工作时可更大限度地保持客观公正、诚实守信,能够及时发现更多企业管理方面存在的潜在问题,以保证企业管理层可以在最短时间内了解问题并落实相关纠正与改进措施,从而降低企业的运营风险,提升企业管理水平。
作为一名内部审计人员必须要持续提升自身职业道德,在内部审计工作中坚持客观与独立性、严守内部审计信息不外泄,否则不仅会被企业、被市场淘汰,甚至可能招致牢狱之灾。
(2)专业素养
在目前经济发展迅猛、市场竞争日益激烈的外部环境下,企业内部审计人员应持续提升专业胜任能力,只有拥有过硬的专业素养才能更加好地助推企业内部审计工作。
审计人员的专业素养主要包括2个方面,如图3-16所示。
图3-16 内部审计人员的专业胜任能力
很多企业都存在内部审计人才储备不足的问题,对于内部审计工作的重视程度不够,而且很多企业在配备内部审计人员时可能会从别的岗位简单转岗过来。
如果审计人员是直接从财务岗或是业务岗转岗过来的,其本身并不具备专业、扎实的内部审计知识,那么企业就应通过各类培训、资质教育、交流学习等方式持续提升审计人员的专业素质水平,强化职业道德意识,保证审计人员出具审计意见的正确性与专业性。
(3)客观性
如上文所述,我国部分企业内部审计人员是由财务人员兼任或转岗而来,迫于企业内部的社交关系或是上级领导的行政干预,可能导致内部审计人员在执业时难以保证客观公正的态度,对于发现的问题出现隐瞒不报的情况,甚至出具虚假审计报告。
例如,某集团下属公司曾爆出财务丑闻,公司内部财务人员通过虚报费用等手段制作假账、进行上百次资金转移,非法截留了高达数亿元人民币的资金,如此巨额的资金问题反映出该公司内部审计环节的薄弱,因为该公司涉案人员既是其财务部门负责人,同时也是该公司的内部审计部门负责人。
作为一名企业内部审计人员,必须时刻坚持内部审计工作的独立性,这将在非常大的程度上影响着内部审计工作的客观性。
(4)保密
在内部审计工作开展过程中,内部审计人员应对内部审计信息严格保密,保密措施如图3-17所示。
图3-17 内部审计人员保密措施
虽然上述这些事情看似简单,但在实践中违背保密措施的情况却时有发生,多数由于内部审计人员疏忽大意,少部分则是内部审计人员恶意为之,从而谋取私利。
内部审计人员如果故意泄露重要审计信息、谋取不当经济利益,将严重损害被审计单位的合法权益,同时加大了审计风险。同时,该员工也将一直背着这个职业污点,职业生涯可能就此葬送。因此,作为一名审计人员,应时刻牢记严守审计信息不外泄,不可被蝇头小利蒙蔽双眼。