撰写备忘录与信函

任何备忘录或信函，都是展现你良好的文字驾御能力，并能在他人面前留下良好印象的机会。

在下笔之前，要注意下面事项：

1.知己知彼愈了解你的读者，就愈能影响他(她)们。问问自己：读者会怎么想？会有什么感觉？什么想法会影响他们？他们有什么偏见？如果你只知道阅读者的名字，而且无法得到任何资讯的话，那么，设身处地，站在对方的立场想一想：如果是你收到这封信，反应会如何？

2.言之有物作家通常是有话要说，所以才写作。而当你对主题掌握得充分到可以用简单明了的文字说明给外行人了解时，就可以将它写出来了。建议你运用“FIRE”原则，引导读者的想像力：

F(Facts)事实；

I(1nstances)即时；

R(Reasons)理由；

E(Examples)例子。

对于特定事件的详细描述可以紧紧抓住读者的想像力，持久不退。例如，当我们看到报纸的头条新闻，报道某地大地震的消息时，我们会想“真是不幸”啊！可是一旦隔天的焦点新闻，报道一个小女孩被困在井底，她的妈妈却够不到她时，人们的注意力就会马上集中到这个小女孩的命运上。

备忘录和信函的格式虽然不同，但两者都是简单、直截了当，而且容易阅读的。要形成个人有效率酌备忘录和信函的风格，请依照上一章所讨论的写作三部曲技巧编写。

3.目的一开始就要说明写这份备忘录或信函的目的。假如没有在开头交待，也要在引起读者注意力的首句后说明清楚。

4.主旨说读者想要听的话。下列几个问题，可帮助你理清主旨所在：

(1)读者对这个主题了解多少？

(2)他们还想进一步了解什么？

(3)对于我所说的，读者可能会有什么问题？

把自己当作读者，从对方的角度来看你所写的东西，将有助于你决定撰写的方向及最有效地遣词造句。

5.准确发文者经常在告知收文者某个特定信息后，却没有告诉对方应采取的行动，你应清楚地告诉对方。“尽快”和“依您最方便的时间”，不够明确。明确的说法应该是：“赖利，礼拜二早上10点前，我需要拿到那些数据。因为我11点有个会议，要用到这些资料，我希望在开会前，能先把这些数据看过一遍。所以，请你在星期二早上10点前，把那些资料交给我。”

1.备忘录的格式

备忘录是写给公司里的同事看的，可以比信函更不拘形式，而它和信函的不同在于格式的安排。

备忘录不论是手写或规格化，格式大多如下：

收文者：所有员工

发文者：玛莉亚•罗培芝

主题：出故障的复印机

日期：1984年5月21日

每段开始通常靠左书写，不必空格；不过，因为备忘录比较不正式，因此，每一段开始也可空两格。重要的是格式要一致。不要第一段空两格，接下来那一段又全部往左靠。

最有效的备忘录会先说明最重要的要点，清楚告知读者希望他们完成的事；句子应简明易懂，不必一再重读；直截了当、切人重点，而且没有任何错别字。

另外，备忘录很少超过一页，以精简为要。

2.信函的格式

最好的商业书信会让人看了第一眼，就忍不住要再往下看。纸质好、没有错别字，还有，不要写错对方的名字，是一封好书信的基本条件。固然每一封信不需要看起来一模一样，但是你写的每封信应该都要遵循一个相同的格式。如果你第一段第一行空两格，那么之后第一封信的第一段第一行都要空两格。不是说你不应该尝试新的格式，只是提醒你一旦选定一种格式，就要前后一致，除非找到其他更好的格式，否则不要轻易更改。

最好的商业书信内容要直截了当、切人重点。篇幅应在一页之内，以免浪费读者的时间。在一封流畅的商业书信里，你绝对不会看到“根据我们的会谈”这样的字句；相反地，你会看到：“感谢您今日的来电。以下是您所询问的资料……”或“今日和您在电话上交谈，甚为愉快。特此奉上允诺给您的报告一份，请不吝指教。”

最佳的商业书信在第一段就会说出重点。不论主题为何，接下来的段落，也都用平易、简单、自然的白话文来表达。句子不应拗口或单调。整篇文章应该让对方觉得如同在电话上亲聆其声般亲切自然。想一想自己希望在电话上听到什么：你希望听到像“奉××”或“参考我们前次关于……的谈话”等陈词滥调吗？你的读者也不希望。他们要听的是跟电话里一样亲切、诚恳、积极的声音。

这种亲切、诚恳和积极的语气要一直持续到最后。最好的结尾，不应该只说“如果您有任何疑问，请和我联络”。最好的写信专家会让对方认为他们的来电非常重要。他们会告诉读者：“如果您有任何疑问，请拨电话给我。星期一、三及四早上10点前来电，我一定在家。”或者，如是你认为对方不会感觉唐突的话，也许可以如此结尾：“我会在下周四早上10点，打电话给您，请教您相关意见。”这些专家不会把下一步骤的决定责任丢给对方，他们要自己负起这个责任。他们知道在人情日渐淡薄的社会，大家都期待多一点温馨的接触。因此，他们也不吝提供给对方这些温馨的接触。他们广结良缘，珍惜和每一位客户、同事建立起温馨情谊的机会。

研究表明，多数人看到手写的附注，通常读两次——在阅读信函主文之前及之后——但是注意：手写附注也可能让人认为你邋遢、记性差或没有条理。

3.写备忘最或信函前

(1)我的语句是否友善亲切。是否用“你”(“you”)、“我”(“I”)等代句词来取代“个人”(“one”)？如果这封英文书信不需过于正式，是否能用缩写，例如“I’m”来代替“1am”或“can’t”来代替“cannot”？因为我们平常讲话就经常使用省略语，所以多用缩写可以拉近和读者的距离，而且让你显得更为友善亲切。

(2)我是否知道收信人的名字。尽量避免用“敬启者”作为开头。寄给有名有姓的特定人，比寄给非特定的“敬启者”来得有效。去电给收信人服务的公司，查明收信人的姓名，而且千万不要把名字写错。

(3)我的意思是否表达清楚。重点内容的排列顺序，各封信都不相同。如果你能决定重点顺序的话，建议你把最重要的排在最前面，次重要的则摆在最后。一般人最容易记住的是最先看到的内容，其次则是最后看到的。

(4)是否可用图解说明。图示常可帮助阅读者掌握信息。《今日美国》应该是运用图示最成功的例子了。你也可以用标题、列表、字体加粗或画线等方式来强调或澄清你的意思。

(5)是否该删除不必要的陈词滥调。仔细检查信函的开头与结尾，与其开头说：“本人已收到您九月十九日来函，您希望……”不如试试看“谢谢您九月十九日的来信”。简单来说，就是假装收信人就坐在你的桌前。你会怎么跟一个坐在你桌前的人说话，信里就怎么写。

(6)我是否站在对方的立场来分析。问问自己：这个对读者的意义是什么？我的读者为什么应该同意我的观点？如果我是收信人，这样的语气，我会喜欢吗？

(7)用语是否积极。与其说“我们在晚上十点打烊”，不妨考虑用“我们在此为您服务到晚上”。负面消极的字眼会让你的读者与你保持距离；正面积极的字眼则让对方和你更接近。

(8)文字是否自然通顺。用字尽量平易、简短，不必故意以晦涩难懂或不常使用的词汇来展现你的文学造诣。

(9)文字是否精简。贵人多忙碌，没有时间看你的长篇大论。除非必要，否则最好维持在一页之内。

(10)格式是否一致。如果第一段第一行空两格的话，接下来的每段都要空两格。如果你的英文都采用小写印刷体，后面出现的英文也都要用小写印刷体。

(11)是否正确无误。重复检查你的名词，因为名词(人名、地名或事物)通常是信息的主要来源，读者会特别注意。千万要确定所有的名词都要正确无误。

(12)签名是否清楚。你的签名是整封信中最能代表你个人风格的部分，所以，让人看得懂。

4.最后的提醒

写信函或备忘录时，语气若能当作是和对方在电话中交谈，效果会非常好。当你和同事或客户通电话时，绝不会用你平常很少用到的俗语或成语。而且，从过去的通话经验中，你也知道哪些用语比较有效，哪些则毫无帮助。你知道每句话可能带来的反应如何。所以，写信函或备忘录时，用这些经过千锤百炼的字。这些字不但自然，而且专业。