1.2 管理信息的处理

1.2.1 管理信息的生命周期

企业的管理信息都要经历捕获、组织、加工、使用直至消亡这样的生命周期(如图1—4所示)。管理信息的处理主要围绕信息的生命周期进行。信息的生命周期一般从信息的捕获开始，即接收及采集信息源的数据；第二是信息的组织，即保存和维护数据的过程；第三是信息的加工，即从数据中提炼信息价值的过程；第四是信息的使用，即向用户传递和呈现信息，使信息被理解和采纳的过程；最后是信息的消亡，即信息退出管理领域的过程。

图1—4 管理信息的生命周期

信息的生命周期有一定的客观性，但更多情况下是受人们主动控制的管理过程。以电子邮件为例，电子邮件的生命周期始于收件箱对邮件的接收，人们会根据自己的需求阅读、保存、转发或删除邮件。每封邮件的内容和性质不一样，每个人管理邮件的方法也不一样，使得电子邮件的生命周期各不相同。

1．信息的捕获

捕获是采集信息源数据的过程。准确、可靠的信息，首先源于高质量的数据采集和输入。

(1)原始信息收集和二次信息收集。根据信息的来源不同，可以把信息收集工作分为原始信息收集和二次信息收集两种。

原始信息收集是对实体或事务运动信息的首次捕获，是在信息发生的当时当地所做的直接记录，或发现信息后做出的首次数据提取和采集。比如水文监测站、气象台可借助温度传感器直接捕获温度数据，并记录下来。二次信息收集是指对已记录在存储介质上的数据做再次提取或转录等，信息与所描述的实体或数据载体在时间或空间上已明确分离。比如人们通过水文监测站、气象台、新闻媒体所了解到的气象信息，均是二次信息。

这两种收集方式是否可用，取决于特定的因素。原始数据收集的关键是完整、准确、及时地采集记录所需要的数据，做到不漏、不错、不误时，因此，它要求时间性强，信息收集方式稳定可靠。二次信息收集通过其他数据源或信息系统进行数据的传输和转移，得到的可能是经过多次传递的间接数据。二次信息从时间上和空间上已经离开了所描述的实体，无法再校验。让数据可用的关键在于正确地选择信息源，完整有效地提取所需的数据，正确理解和解释所得到的信息。比如，保证作为数据采集来源的系统在数据指标或信息含义上保持统一，内容没有误解。

(2)数据采集方式。数据采集是指按照规定的形式和规则将数据输入计算机系统的过程。在这个过程中，要对原始数据进行数字化处理，通过必要的整理和转换，变成方便计算机读取、识别和使用的形式。数据输入的方法如下。

1)终端输入。用户在操作终端上按规定格式将数据输入计算机。这是目前应用最广泛的输入方式，方便灵活。键盘输入最为常见，同时也有手写文字、语音输入等方式。这种输入方式会受人工操作速度的限制，容易出错，需要有人工确认和校对的过程。

2)自动输入。由自动化的传感器、检测装置或识读装置自动地采集和识别运行状态信息和工作现场的信号，转换为规范的数字信息并保留到计算机中。连续生产系统、远程监控系统、工作记录系统及其他需要实时信息的场合，经常采用这种方式获得原始数据。采集设备的可靠性直接关系到数据采集的质量。

3)批量导入。专门数据采集设备将在不同的期间或多个地点分别采集相关的数据，先临时或分散性保存，然后将成批的数据一次性地导入计算机系统。一些计划、统计和数据集中分析系统等往往这样获得来源数据。在这种方式中要特别关注输入数据的及时性和完整性。

4)网络传输。通过计算机网络，以远程访问或通信方式获得有关数据。这并非一种独立的方式。前面几种数据输入方式都可能是远程的，要借助通信网络实现，网络传输质量会影响到数据输入的质量。

2．信息的组织

对捕获的信息需要进行组织和保存，使之处在有效可用的状态。企业的固定信息经常在不同的管理业务中反复使用，需要能妥善地、较长期地存储，便于大范围共享。一些业务流动信息随时随地产生，需要连续不断地捕获，及时保存和更新，保证能够反映现实的业务状态。信息的组织环节还要面对集中出现的大规模数据输入、不够稳定的数据流、多种多样的数据形式等，要能根据用户的信息需求，选用有效的数据存储工具和高效的数据管理平台，保证信息有序、及时和可靠地存储。数据采集流量迅速提升后，信息的组织和存储环节也要跟上。要从方便信息使用、利于备用、保证连续性等原则出发，用经济有效的方式，组织和保存好那些有用的信息。

计算机信息的组织需要妥善考虑数据输入流量、存储量、信息格式、存储方式、存储地点、安全保密等问题，保证信息在存储过程中不丢失、不走样、不外泄，整理得当、使用方便。计算机数据存储最常用的平台是数据库系统和数据仓库系统。平台设备可以是本地的，也可以是异地的或网络的；存储方式可以是集中的，也可以是分布式的。

3．信息的加工

信息的加工，是指采用一定的方法，对有组织的存储数据进行分类、排序、变换、运算、分析等活动，以生成用户可以利用的、有价值的信息。这是把数据变成信息，使之能够用来指导用户行动的过程。一般来说，对收集到的数据都要进行加工，以得到更加反映本质或更符合用户需要的信息。

信息加工的种类很多，从加工本身来看，可以分为数值运算和非数值数据处理两大类。数值运算包括简单的算术与代数运算，数理统计中不同统计量的计算及各种检验，运筹学中的优化算法及模拟预测方法，等等。非数值数据处理包括信息的检索、查询、排序、归并、分类、载体转换、常规文字处理等各项工作。

4．信息的使用

信息的使用是向用户呈现信息，使信息被用户接收、理解或采纳的过程，包括信息的传递和提供等。信息传递是要利用传输渠道，将信息传送到用户处，让其顺利接收。这包括两种情况：一种是有固定渠道、方向和目标的信息传递，比如将组织内部文件、结果或报告传送到有关人员和部门，这类信息的传递要准确地选择作为传递目标的用户；另一种是信息的广泛共享与对外公布，比如发布天气预报和灾害预警信息，这类信息的传递以信息公开为目的，传递的覆盖面广，传输方向有一定的随机性。用户规模越大，在地理上分布越广，信息共享要求越高，信息传递的任务也就越重。在实际工作中，信息传递与信息组织和存储的联系非常紧密。当信息重复存储于不同地点时，该信息传递的需求会减少，信息一致性组织及管理工作的任务会增加。当信息集中存储时，很少发生数据不一致的问题，但及时传递的负担会加重。实际工作者常常面临这二者的权衡和合理选择。

除了传递之外，还应按管理工作的要求向用户提供信息，以适宜的形式来呈现信息，用户才能正确地理解收到的信息。在企业中提供信息的形式很多，有计划书、统计图表、甘特图、报告、文件等正规形式，也有警示文字、短消息、电子邮件等即时形式；有电话、传真、信件等传统形式，还有动画、视频、声音等多媒体形式。如果信息需要公开发布，则会考虑公告、大众传媒、网站等渠道。如果将要使用信息的用户种类繁多，特点各异，呈现信息会成为管理信息处理中工作量很大的一环。比如，将英文转换成中文，将文字转换为清晰的图表，将详细的表格数据转换为趋势图，将复杂消息或知识内容转换成视频等。

5．信息的消亡

信息的消亡是指信息从管理服务中退出的过程。管理信息需要新陈代谢，管理数据更新后，若旧数据不再使用，就进入了生命周期的退出过程。这种退出也和数据的捕获一样，每时每刻都在发生。如人们停止了某些旧数据的使用，某些信息被遗忘了，存储的数据随介质一起被丢弃了，软硬件遭遇损坏后一些数据无法恢复了，等等。在信息激增且扩散迅速的网络时代，企业要根据管理的需要，重视信息消亡环节的处理任务。首先要采取有效措施保护有用数据，提高数据的组织性和安全性，防止有用信息丢失、损坏以至消亡；同时，要重视对废弃信息的管理，重要信息需要借助必要的人为措施去销毁，不能任其自然退出，以防止废弃信息被人重新利用进而损害企业利益。另外，要及时处理应该消亡的信息，比如对无用数据、过时信息或错误数据等要及时处理，阻止其借助网络扩散。

1.2.2 管理信息处理的要求

现代企业始终处在需求多变、服务不断升级和市场竞争日趋激烈的环境中，及时获得准确有用的信息是保证管理活动顺利进行的基础。现代企业对高质量信息处理的要求会有很多，可简单归结为及时、准确、适用、经济等四个方面。

1．及时

及时包括两个过程：一是对事件发生的信息要及时捕捉和记录，并能及时提炼处理，获知其含义；二是信息的传递和提供要及时，不能错失良机，要满足管理决策时间的要求。现代化企业运营需要以及时、准确的信息处理系统为基础。比如，供应商和订单状态信息如果不能及时收集和传递，采购管理部门便无法作出采购决策，生产部门也就无法安排作业计划。重要信息的延误会造成系统运营过程的中断，甚至给企业带来重大的物质和经济损失。

2．准确

信息不仅要及时，而且要正确无误地反映实际情况。只有用可靠的原始数据加工出的准确的信息，才能对决策者作出正确的判断提供帮助。如果信息不准确，不但不能对决策起指导作用，反而会形成干扰，导致决策失误。虚假信息的使用更是会直接造成经济管理活动的混乱。

企业系统中的各个环节是相互联系、相互制约的，反映这些环节活动的信息具有很强的相关性，但不同的部门对信息的理解和使用观点不同，要得到准确信息并不容易。一是企业中的共享数据往往不具有统一性 (唯一性)。如工业企业中的技术文件、定额标准、客户地址、原始记录内容等，许多部门中都存在，若内容和格式不统一，或者不能够做到同步更新，就难以保证数据的准确性。二是企业中的信息应该有完整性，相互关联的信息要完整采集，才能正确反映现实。残缺不全的数据不仅会导致概念混乱，而且会沦为垃圾数据。比如，客户经理希望通过以往的交易记录了解某客户的信用水平。如果该记录只保留了客户购买及付款数据，而没有保留客户的欠款、营销响应等相关数据，或许难以反映该客户信用的真实情况。

3．适用

各级决策和管理部门所需要的信息，在信息范围、信息内容、采集频率、报告格式等方面各不相同。信息不在于多，而在于适用。必须保证提供适用的信息，使各级决策和管理部门及时得到与本部门工作有关的资料、数据，以便作出相应的决策。

在企业的经营管理活动中，既有高层的战略规划和指挥活动，也有中层的管理控制和监督活动，还有基层的日常性业务管理和执行过程。这三种类型管理活动对信息的要求不同。战略信息和业务信息差别明显，战术信息介于两者之间 (如表1—2所示)。

表1—2 不同层次管理信息的差别

(1)信息范围不同。日常业务管理需要了解具体业务活动的进度，消耗资源与成果情况，而战略规划关心的是企业所处的环境，如行业形势和经济走势、市场供需关系的变化、竞争对手的动向等。

(2)信息源不同。日常业务管理的主要信息取自组织内部，而战略规划的主要信息源往往在组织外部。

(3)信息概括程度不同。日常业务管理要求具体而详细的信息，而越接近战略规划，所需的信息越抽象、越综合，数据详尽程度也越低。

(4)信息的时间性不同。日常业务管理主要依据过去情况和当前实际情况来进行管理，战略规划则主要关心未来发展的趋势。

(5)信息更新间隔不同。日常业务管理必须随时掌握工作进度，因而要随时获取最新信息，数据更新时间短。战略决策不需要掌握业务活动每时每刻的变化，而只需了解一定时期内的综合情况，信息更新的间隔期比较长。

(6)信息加工处理方法不同。日常业务管理所需信息主要反映日常业务活动，这些活动经常是反复出现的，需要形成比较确定的加工处理方法。而越接近战略决策层，其所需的信息越灵活，常常会随外界环境的变化而有不同要求，信息的处理方法灵活多变，或者与决策者的风格、偏好和关注点有关。

(7)信息使用频率不同。日常业务活动的管理间隔比较短，并且是不断重复的，因此信息使用频率比较高；相反，战略规划制定间隔期比较长，对信息使用的频率比较低，可能会花很长的时间收集相关信息，但使用是一次性的。

4．经济

信息的及时性、准确性和适用性必须建立在经济性的基础上。这有两个方面的含义：一是管理信息处理环节一定要“有用”，信息处理要服务于组织的经济目标，不应浪费资源去做无意义的事。比如对系统的响应时间、图形化、可靠性等的要求要从实际需要出发，不能过高。二是信息处理本身也要消耗资源、时间和劳动，往往会有大量的投入和耗费，因此，对信息处理项目、方法和技术等必须进行可行性分析和效益评估，不能盲目地追求自动化或先进性，以减少资源浪费。