任务2 询价函
知识橱窗
一、询价函的概念和特点
（一）询价函的概念
询价函是买方向卖方询问有关商品交易条件所写的商务信函。询价的目的是请对方报价，询价对交易双方都没有法律上的约束力。先有询价函，后有报价函，询价函是“致函”，报价函是“复函”。
（二）询价函的特点
（1）直接性。合作伙伴可能每天都要阅读大量信函文件，所以询价函一定要写得简明扼要、短小精悍，切中要点。不符合主题和目的的内容，要毫不留情地舍弃。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们反感。
（2）精确性。当涉及数据或者具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，能够加快办理事务的进程。
二、询价函的类型
（1）根据询价商品的不同，询价函可以分为不同的类型，比如空调询价函、计算机询价函等。
（2）根据询价商品的种类，询价函可以分为单一询价函和综合询价函。单一询价函只就一种商品询价；综合询价函一次可以询问多种商品的价格。
（3）根据表现形式，询价函可以分为文字式询价函和表格式询价函。
三、询价函的结构和写法
询价函一般由标题、称谓、正文和落款四部分组成。
（一）标题
标题可以直接写“询价函”，也可在文种前加发文机关和询价内容，如《办公家具询价函》、《政府办公用品采购询价函》等。
询价函有编号的，可以直接写在标题的正下方或者在正文中注明。
（二）称谓
在标题下另起一行，顶格写上受函人（公司）名称。
（三）正文
正文包含开头、主体和结尾三部分。
（1）开头。写明项目名称、询价的依据和目的。
（2）主体。主体是询价函的重心，主要内容包括：询价函编号、报价人资质要求、复函和报价须知、应承担的法律责任、结算方式、联系方法等。需要向卖方索要主要商品目录本、价格单、商品样品、样本时，也可以用询价单或发订单的方式询问某项商品的具体情况。
（3）结尾。表明合作的诚意和愿望。正式的询价函，如政府部门公共建设所用的询价函，可以用“特此函告”、“特此函复”等收尾；较为随意的询价函，可以用“此致敬礼”、“恳盼见复”、“希速见复”等礼貌用语结尾。
（四）落款
询价单位签字，标明年、月、日，并加盖公章。
四、询价函的写作要求
（一）态度真诚、礼貌
真诚是一个人或单位最好的品质，本着真诚、友好的合作态度去写询价函，有利于进一步的合作，即便遭到拒绝，也不会因小失大，损害自己的美誉度，丧失今后合作的机会。
（二）注意用语和语调
函分公函和私函，公函较为严肃、书面化，不能有寒暄用语；而询价函之类的商洽函则可根据情况口语化，使用热情洋溢的一些词语，拉近双方的距离，增进感情，加强合作关系。
（三）表达直接，语言简洁凝练
询价函语言要简单明了，直截了当地表明需要什么，要求怎么样，不需要拐弯抹角、长篇大论。对于有关的数据或者具体的信息，比如时间、地点、价格、货号等，要尽可能做到精确、详细。
例文1
公务用车询价函
经有关政府采购管理部门批准，受采购人委托，××州政府采购中心依法对采购人所需的公务用车进行询价采购。现将有关事项通知如下，诚邀符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定条件的供应商参加报价和竞标。
一、采购需求（共有3个标段）
下列各标段中的“车辆规格型号”是指采购人对车辆总体的质量、性能、服务和档次等方面要求的文字描述，报价供应商所投的产品必须满足采购人对“车辆规格型号”的要求。
二、本次询价的总体要求
1.报价供应商均需提供所投标段产品的经营授权或长期销售代理证书，保证所提供的所有产品均为原厂正品，且所有产品符合有关质量标准，并在质保期内能免费、快捷地得到相关的售后服务。
产品的经营授权或长期销售代理证书是指：报价供应商不是制造厂家的，应提供制造厂家或中国总代理出具的产品经营授权长期代理或经营证书的复印件；也可提供制造厂家或中国总代理针对本次投标予以支持的、正式的授权书原件，同时提供授权人出具的技术支持和售后服务承诺的书面证明。
2.本次询价的最小报价单位为一个标段。即报价供应商最少只能对一个标段进行整体报价，不能将任何一个标段进行拆散报价。
3.报价供应商要负责对所投标段的全部设备进行软硬件方面的送货、安装、建设、调试等，以使全部设备（或网络）可以正常运行或使用。采购人将在全部设备可以正常运行或使用之后进行验收，并出具验收报告。
4.交货时间：最短时间内交货。供应商在报价时必须根据各自的实际情况，注明供货时间。
5.交货地点：用户单位或用户指定地点。
6.付款方式：在采购人已将合同总价款划拨到政府采购中心账户，或需国库集中支付的采购人已办理完相关的国库集中支付手续后，××州政府采购中心将在收到成交供应商提供的完备的结算凭据后，将合同价款的100%在5个工作日内以电汇的方式划拨给成交供应商。
成交供应商提供的完备的结算凭据包括：一是采购人签署的验收报告；二是发票复印件；三是相关资金往来的时间记录。
三、报价供应商的报价
报价供应商的报价为一次性报价，应包括运输、建设施工、安装调试费等全部费用。
四、报价回函内容
1.唱标一览表（格式要求见附件1）；
2.明细报价书（格式要求见附件2）；
3.服务承诺书（格式要求见附件3）；
4.质量保证书（格式要求见附件4）；
5.资质证明文件，至少应包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证等企业资质证明文件的复印件，复印件均需加盖企业公章；
6.产品经营授权或长期销售代理证书；
7.本次询价要求提交的，以及报价供应商认为需要提交的资料。
五、报价回函制作与递交时间要求
1.报价回函制作要求：报价回函请用不褪色的墨水工整书写，一式3份，其中正本1份、副本2份，每1份装订为1册，3份须均由法定代表人签字并加盖公章后一同密封。
2.报价回函递交要求：以直接送达或特快专递的方式，于20××年4月15日下午17：00时之前，送达××州政府采购中心。逾期的报价回函视为无效。
六、成交原则
在符合并满足采购需求、质量和服务等的前提下，将提出最低报价的供应商作为成交供应商。
七、中标通知
对于本次询价采购的成交结果，我中心将在投标截止后五个工作日内，通过“××政府采购网”通知成交供应商，并向成交供应商签发成交通知书。
八、中标服务费
本次询价采购，成交供应商在签订合同时，应按规定向××州政府采购中心缴纳中标服务费，中标服务费为合同总价款的4‰。
九、集中采购机构
项目负责人：杨×× 经办人：王×× 联系电话：0872—231××××
联系地址：××市××州级行政办公区财政局一楼 邮编：6710××
××州政府采购中心
二〇××年四月九日
附件（略）
（资料来源：《公务用车询计函》，见大理州政府信息公开主站点，2010-04-09。）
例文2
办公电脑项目自行询价函
一、投标报价表：
二、交货时间：______。交货地点：______。
三、质量保证承诺：______。
四、售后服务承诺：______。
投标人名称（盖章）：______授权代表（签字）：____
投标人地址：____办公电话：____手机：____
报价时间：_____年_____月_____日
询价须知：
1.按照符合需求、质量和服务相等要求，以报价最低者为中标人；报同品牌型号且报价相同的，则通过抽签方式确定。
2.采购人发给各供应商的询价函须打印，且内容须一致。
3.采购人名称：市地方志办公室。
任务演练
1.你想购买一台笔记本电脑，为了以最低的价格买到最理想的产品，请分别给联想、戴尔等不同品牌的电脑销售部门发出询价函。
2.利用业余时间搜集不同产品的询价函，从中体悟询价函的写作要领和注意事项。
3.与询价函性质和作用相类似的还有询价单。询价单也是由欲购买某些商品的企业向其贸易伙伴发出，其目的是了解该商品在不同企业的售价。询价单一般以固定格式出现，针对一种商品发出的询价单往往是一样的。由于商品在规格、货号等方面的差异，针对不同的商品常常使用不同的询价单。多方搜集询价单，分析其包含的内容和项目。