土地整治档案管理
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第一节 收集范围

国土资源部土地整治中心编制的《土地整治档案管理指南》于2016年发布前,各省(自治区、直辖市)土地整治机构主要根据《国土资源部关于进一步加强和做好国土资源档案工作的通知》(国土资发〔2015〕151号)、《国土资源部 国家档案局关于印发〈国土资源业务档案管理办法〉的通知》(国土资发〔2015〕175号)的要求,依据项目统一名称结合本地项目类型对档案进行分类,以项目材料齐全、完整为原则,结合本地区土地整治项目文件实际情况对土地整治项目文件进行收集。

土地整治项目投资规模较大,工期长,档案材料构成复杂,因程序管理、文件收集不到位,致使档案不齐全,补充完善的难度则较大,直接影响土地整治档案的完整性和效力。据调查了解,内蒙古自治区土地整治中心编制的《土地整治项目归档资料分类表》、新疆维吾尔自治区土地开发整理建设管理局编制的《土地整治项目竣工档案管理技术要求》、湖南省土地综合整治局编制的《农村土地整治项目档案资料管理规范》以及湖北省国土整治局编制的《湖北省土地整治档案整理规范》,为本地区各级土地整治机构档案管理工作提供了依据和标准。不同省(自治区、直辖市)土地整治机构编制的管理办法、标准的内容虽有所差异,但均界定了各类土地整治项目文件的收集范围,主要内容包括土地整治项目整个过程的纸质文本材料、图件材料、电子文档、声像资料等。

一、纸质文件的收集范围和内容

(一)纸质文件的收集范围

与一般建设工程类项目相比,土地整治项目有自己的特点,因此,其档案内容除一般的内容外,还包括一些特定的内容。土地整治项目纸质文件的收集范围从文件形成过程来看,可简单分为项目准备阶段文件、项目实施阶段文件、竣工验收阶段文件及后期管护与评价文件4个类别。

(1)项目准备阶段文件:土地整治项目申报依据、现场踏勘、立项审批、规划设计与预算、招投标等项目准备阶段形成的文件。

(2)项目实施阶段文件:承担单位在工程施工项目管理过程中形成的文件,监理单位在工程施工监理过程中形成的文件,施工单位在工程施工中形成的文件。

(3)竣工验收阶段文件:在项目检查、竣工验收活动中形成的文件。

(4)后期管护与评价文件:在项目竣工验收交付使用后的后期管护和评价活动中形成的文件。

(二)纸质文件的收集内容

对与土地整治项目有关的重要活动、记载土地整治项目建设主要过程和现状、具有保存价值的各种纸质文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。土地整治项目纸质文件收集的具体内容可按以下两种情况进行区分:

(1)省(自治区、直辖市)已出台相关土地整治档案管理办法或标准规范,且土地整治档案管理办法或标准规范中明确界定了各类土地整治项目文件收集范围的,辖区范围内的土地整治项目纸质文件按照省(自治区、直辖市)土地整治机构出台的土地整治档案管理办法或标准规范的要求收集。

(2)省(自治区、直辖市)未出台相关土地整治档案管理办法或标准规范,或已出台的土地整治档案管理办法或标准规范未明确界定各类土地整治项目文件收集范围的,其土地整治机构应以《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》(DA/T 28—2002)和《土地整治档案管理指南》为基础,借鉴参考《土地整治项目验收规程》(TD/T 1013—2013)、《土地整治工程质量评定与检验规程》(TD/T 1041—2013)、《土地整治工程施工监理规范》(TD/T 1042—2013)等标准规范的内容,尽快编制符合各省(自治区、直辖市)土地整治实际情况的《土地整治项目文件归档范围和保管期限表》来规范辖区内土地整治项目纸质文件的收集工作,或参考表3-1的内容开展收集工作。

表3-1 土地整治项目文件收集目录(仅供参考)

续表

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二、声像资料的收集范围和内容

完整、成套并保持各阶段之间有机联系的土地整治声像资料,是真实反映土地整治项目实施情况必不可少的技术资料。为使土地整治项目能做到及时、系统、全面地对图片及声像资料进行收集归档,使项目相关资料更完善,便于查找,达到资料的可追溯性,要求土地整治项目的声像资料拍摄,必须按项目进度以单位工程为主顺序进行跟踪拍摄、整理、编辑制作形成完整的声像档案。

(一)声像文件的收集范围

1.项目准备阶段

(1)土地整治项目区、建筑物原貌,特别是能反映原建筑物建筑风格、文化特色的内容。

(2)土地整治项目的可行性论证、土地征用、拆迁、地质勘探、勘测设计、方案评审、招投标等重大决策的场景。

(3)土地整治项目实施前期重大活动,如开工典礼、奠基仪式等。

2.项目实施阶段

根据《土地整治工程质量评定与检验规程》(TD/T 1041—2013)中的“附录D 土石方工程质量检验评定标准表”“附录E 砌体工程质量检验评定标准表”“附录F 钢筋混凝土工程质量检验评定标准表”“附录G 设备与安装工程质量检验评定标准表”“附录H 其他工程质量检验评定标准表”的内容,以单位工程为对象,对土地整治项目重点部位、重点工作的声像文件进行收集归档。

3.项目竣工验收阶段

(1)土地整治项目竣工后各单位工程外观和立面状况。

(2)土地整治项目竣工验收及会议情况。

4.其他

(1)土地整治项目建设期间领导视察等活动的声像资料。

(2)反映土地整治项目建设情况的有关专题片、资料片。

(3)与土地整治项目有关的航拍材料。

(4)有关建设的其他有保留、纪念价值的声像资料。

(二)声像文件的收集内容

土地整治项目声像资料的收集内容可参考表3-2。

表3-2 土地整治项目声像资料收集目录(仅供参考)

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注 土地整治项目声像资料中的照片拍摄数量参考表内规定的数量,录像每个分镜头拍摄时间应为7s以上(分镜头由一个连续的画面组成,分镜头组由多个分镜头组成)。

三、电子文件的收集范围和内容

《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)指出:电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据。

土地整治项目建设及其管理等活动中形成的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和数据等都应属于土地整治项目电子文件的收集范围。计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与土地整治项目建设电子文件处理有关的著录数据、元数据等,必须与土地整治项目电子文件一同收集。

(一)电子文件的收集范围

(1)照片、录音、录像等声像类土地整治项目电子文件收集范围参照《照片档案管理规范》(GB/T 11821—2002)等标准执行。

(2)邮件类土地整治项目电子文件的收集范围参照《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T 32—2005)等标准执行。

(3)网页、社交媒体类土地整治项目电子文件收集范围参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)执行。

(4)文书类土地整治项目电子文件元数据收集范围按照《文书类电子文件元数据方案》(DA/T 46—2009)等标准执行。

(二)电子文件的收集内容

(1)土地整治项目在计算机辅助设计和制造过程中形成的土地权属界线图、地籍图、竣工图纸和遥感类材料等电子文件及其组件应收集齐全。

(2)土地整治电子文件拟制、办理过程中产生的文书、科技、专业等类电子文件元数据应收集齐全。

(3)以公务电子邮件附件形式传输、交换的土地整治电子文件,应下载并收集、归入业务系统或存储于文件夹中。

四、收集时间

(1)土地整治纸质文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集,可分阶段在单位工程或单项工程完工后进行收集、整理。

(2)土地整治声像文件按项目进度以单位工程为主顺序,与土地整治纸质文件的收集和管理保持一致。

(3)土地整治电子文件及其元数据逻辑归档可实时进行,物理归档应按照土地整治纸质文件的规定定期完成。