知识储备
一、常用的工作分析方法
（一）问卷调查法
问卷调查法是工作分析中广泛使用的方法之一，通过发放预先设计好的问卷，调查人员可以一次性地收集到工作分析所需的大量信息。问卷调查法的成本低、效率高。调查人员在问卷调查时可以实地发放纸质问卷，也可以使用在线调查。使用组织的管理信息系统进行在线调查或利用在线问卷调查平台发放问卷，可以节约调研数据的录入时间，避免数据录入错误和遗漏，极大地提升了工作效率。
常用的在线问卷调查平台包括问卷网、问卷星、腾讯问卷等，这3个在线问卷调查平台都可以免费使用。平台支持问卷创建、发放、回收、统计分析，常用题型包括单选题、多选题、填空题、排序题等。问卷回收后，平台可以自动进行简单的数据汇总分析，生成折线图、饼图、柱状图等，也可导出调查数据以便做进一步分析。
1．问卷网（https://www.wenjuan.com）
问卷网提供多个免费的工作分析调查问卷模版，初学者可以借鉴平台提供的模版，设计适合自己的工作分析调查问卷。举例如下：
Q1：请您描述您的一个典型工作日（有什么工作活动以及每项活动所投入的时间比例，还有涉及的主要办公设备与用品）。
Q2：您认为具有怎样的性格、能力和心理素质的人能胜任本岗位？
Q3：您每周工作的时间长度是多少？
〇15小时以下
〇15～25小时（含15小时）
〇25～35小时（含25小时）
〇35小时及以上
Q4：请按照以下所描述的工作任务对您的重要性打分（最重要的5颗星，最不重要的1颗星）。
〇 和客户保持联系★ ★ ★ ★ ★
〇 人际交往能力★ ★ ★ ★ ★
〇 能详细介绍产品说明★ ★ ★ ★ ★
〇 向上级汇报工作★ ★ ★ ★ ★
〇 每天总结自己的工作★ ★ ★ ★ ★
〇 指导培训下属★ ★ ★ ★ ★
2．问卷星（https://www.wjx.cn）
问卷星提供问卷调查模版，初学者可以搜索工作分析相关调查问卷，参考有关题项设计适合的调查问卷。举例如下：
Q1：担任此工作需要多少年的相关经验？
〇 不用经验
〇3个月以下
〇3个月到1年（含3个月）
〇1～3年（含1年）
〇3～5年（含3年）
〇5～10年（含5年）
〇 其他
Q2：沟通能力岗位要求是什么？
〇 善于沟通，投诉事件可以在当天处理
〇 精通沟通技巧，投诉事件可以在两小时内处理
〇 具备基本沟通能力，在指导下可以处理投诉
Q3：办公设备运用（见表1-1）。
表1-1 办公设备运用
Q4：您在工作中什么时候需要进行决策？
3．腾讯问卷（https://wj.qq.com）
腾讯问卷中的模版按场景和行业分类，有关工作分析的模板较少。用户借助腾讯的生态系统，登录、微信或QQ转发、设置答题奖励等都非常方便。腾讯问卷在问卷投放上可以有多种选择。
（二）访谈法
访谈法适用于对中高层管理人员，或者某些需要进行深度分析的岗位。为了准确了解岗位的信息，访谈对象应是任职者的直接上级，或者在该岗位任职6个月以上的员工。访谈人员在访谈前应确定访谈提纲（见表1-2），在访谈过程中可以根据需要，对感兴趣的问题进行深入探讨。
鉴于部分岗位的员工工作繁忙、经常出差，访谈人员可以采用视频、语音聊天的方式，通过QQ、微信等即时通信工具进行访谈。访谈前，访谈人员应把访谈提纲发给访谈对象，从而为双方节约大量的时间。在访谈时，访谈人员应控制好时间和节奏，对重点关注的问题可以多询问工作细节。
表1-2 访谈提纲
（三）行为事件访谈法
行为事件访谈法（behavioral event interview, BEI）是由哈佛大学教授麦克利兰开发的。行为事件访谈法通过对高绩效员工和一般员工的访谈，获取与高绩效相关的素质信息的一种方法。行为事件访谈法主要以目标岗位的任职者为访谈对象，通过对访谈对象的深入访谈，收集访谈对象在任职期间所做的成功和不成功的事件描述，挖掘出影响目标岗位绩效的细节性行为。访谈人员对收集到的具体事件和行为进行汇总、分析、编码。最后，访谈人员在不同的访谈对象（绩效优秀者和绩效普通者）之间进行对比，找出目标的核心素质。
行为事件访谈法对访谈人员的要求很高，访谈人员必须经过专业的培训。访谈的重点是访谈对象对关键事件的全面详尽描述，应是过去的情景中确实采取的措施和行动。访谈人员可借助STAR工具（见图1-1）进行行为事件访谈。
图1-1 STAR法
S（situation）：当时的情景如何？什么因素导致了这种情景？这个情景中有谁参与？
T（task）：面临的主要任务是什么？为了实现什么样的目标？
A（action）：在当时的情景下，心中的想法、感觉如何？当时采取的行动是什么？
R（result）：最后的结果如何？这一事件引发了什么问题或后果？
为了正确使用STAR工具，访谈人员在访谈中应遵循关键事件本身的时间顺序，挖掘事件相关的时间、地点、心情，尽可能地让访谈对象多说有用的素材，使访谈对象学会描述此类事件。同时，访谈人员应了解访谈过程以及访谈对象可能会出现的情绪反应。
（四）资料分析法
资料分析法又称为文献分析法，是一种通过对现有的和工作相关的文件资料进行系统性分析，以获取工作信息的经济有效的信息搜集方法。资料分析法可以大大节约时间和成本。资料分析法的使用者通过对现有资料进行分析、提炼和加工，能迅速获得编制工作说明书所需的信息。资料分析法中信息的来源包括内部资料和外部资料。
1．内部资料
内部资料，如员工手册、组织管理制度、岗位职责说明、岗位招聘信息、公司会议记录、作业流程说明、质量管理文件、工作环境描述、生产记录、工作计划、设备材料使用与管理制度、相关主管部门文件等，资料分析法的使用者可以从中筛选出与岗位相关的信息，包括工作中使用的设备、工作环境要求、岗位知识、能力、技能要求、工作成果等。
岗位的招聘信息（见表1-3）通常涵盖了工作的内容和岗位的要求，添加一些必要的内容，可以形成一份完整的工作说明书。
表1-3 某公司仓库管理员招聘信息
2．外部资料
《中华人民共和国职业分类大典》由国家相关部门联合组织编制，并根据社会经济的发展，进行职业分类动态更新。2015年版《中华人民共和国职业分类大典》把职业分为8个大类、75个中类、434个小类，共1 481个职业。相同或类似岗位可以参照其中的职业信息描述（见表1-4、表1-5、表1-6、表1-7、表1-8、表1-9）。另外，同行业、不同行业的相同或近似岗位信息，也可以借鉴使用。
表1-4 企事业单位负责人
表1-5 专业技术人员
表1-5（续）
表1-5（续）
表1-5（续）
表1-5（续）
表1-6 办事人员和有关人员
表1-6（续）
表1-7 社会生产服务和生活服务人员
表1-7（续）
表1-7（续）
表1-7（续）
表1-8 农、林、牧、渔业生产及辅助人员
表1-8（续）
表1-9 生产制造及有关人员
表1-9（续）
表1-9（续）
表1-9（续）
二、胜任力模型概述
不同行业、企业都在致力于构建适合于自身岗位的胜任力模型。胜任力模型是通过一系列的行为方式，定义和描述员工完成工作所需要具备的知识、技能、品质和工作能力。胜任力模型中需要对每个胜任特征划分等级，并对不同等级的行为进行描述，最终确定核心能力的组合和完成工作所需的熟练程度。
以影响力为例，它表明了一种试图支配与统率他人的倾向，从而使一个人采取各种劝说、说服甚至是强迫的行动来影响他人的思想、情感或行为。无论是观点的陈述、障碍的扫除，还是矛盾的化解、风险的承担，具备该素质的人都会以愿望或实际行动的方式推动达成或实现。因此，这类人通常能够在一个团队里树立个人权威。影响力包括两个维度：一是采取行动影响他人，二是影响力的幅度（见表1-10）。
自信表明了一种对自我能力、优势的认可与肯定，自信可以使一个人认为自己有能力冒风险，接受各种挑战与任务，提出要求并尊重与达成自己所做的承诺。自信是一个人无论是面对挑战还是各种挫折时，对完成一项任务或采用某种有效手段完成任务或解决问题所表现出来的信念。自信是大多数企业领导者与管理者必备的一种素质。影响力包括两个维度：一是自信的程度，二是处理失败的方式（见表1-11）。
成就导向表明一个人始终渴望有所建树，通过不断给自己设定新的或更高、更多的目标而获得某种满足。成就导向是指希望更好地完成工作或达到一个优秀的绩效标准。成就导向包括三个维度：一是目标的设定，二是影响的范围，三是主动程度（见表1-12）。
表1-10 影响力的级别定义
表1-10（续）
表1-11 自信的级别定义
表1-11（续）
表1-12 成就导向的级别定义
表1-12（续）
三、工作说明书的构成
工作说明书包括工作描述和工作规范两大部分。
工作描述是指用书面形式对组织中各类职位的工作性质、工作任务、工作职责、工作关系、工作环境等工作特性方面的信息加以规范和描述的文件。工作描述阐明了任职者应该做什么、如何去做、工作的环境和条件是什么。通过工作描述，可以让员工清晰地了解该岗位的工作任务、责任、职权，有利于组织对员工的招聘、考核和培训。
工作规范也称任职资格，是指任职者为了完成工作和取得良好的工作绩效，所需具备的知识、技能、能力、个性特征。为了胜任某项工作，任职者必须在教育程度、工作经验、知识、技能、体能、个性特征等方面，达到这项工作的最低要求。
典型的工作说明书如表1-13所示。
表1-13 工作说明书
表1-13（续）
