三 怎样收集职场档案？

当您完成学业，获得一份工作，开始回报社会，同时也开始了独立自主的生活。不论您进入政府机关、军队、事业单位，还是进入私营企业，抑或是自主创业，您都掀开了人生中新的篇章——职场篇。从这一刻开始，您就开始书写您的职场档案。职场档案是家庭成员在职场中从事公务活动而形成并保存的归个人所有的各种形式的信息记录。职场档案记录您从入职到退休的工作情况，其中在职场中形成的重要履历的原件，往往与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，我们通常将其归入人事档案。这个阶段形成的档案在不违反单位档案管理规定的前提下，都可以留存一份归入家庭档案。需要注意的是，那些属于单位归档范围的或者涉及机密的文件，不能作为家庭档案管理。职场档案主要包括以下内容：

一是入职材料。走上工作岗位，单位会统一组织填写个人简历，机关工作人员要填写干部履历表，其内容是家庭、教育背景、主要经历和成绩，归入人事档案。鉴于内容重要，建议复印一份存入职场档案保存。新单位会与您签订劳动合同，提供“五险一金”等参保材料。如果您应征入伍，会形成入伍申请书、通知书、参军证明、转业证书、退役证书等入伍、退伍材料。国家鼓励自主创业的政策影响下，许多人毕业后选择自主创业，从事生产经营或服务性行业。近年来国家推出一系列鼓励和扶持自主创业的优惠政策，请求优惠政策支持的申请表、工商营业执照、税务登记证、各种经营许可证、注册和变更登记材料，还有记录经营活动的收支账目等创业材料。

二是工作证件。工作证件是从事某种职业的合法身份证明，所以各行各业都有工作证件，例如教师证、警官证、军人证、记者证、律师证等。不同的工作证件有不同的功用和优惠政策，可以优先、优惠或者无障碍出入某些场所，发挥重要作用，因此要妥善保管。

三是升职聘任材料。职场中您不断努力工作，就会获得升迁和聘任的机会。领导职务任命或者聘任的文件、评聘专业技术职务的文件或执业资格证书，这些材料都应纳入职场档案。常见的有任职通知等聘任文件、职称证书、聘书、执业资格证书以及与职称评聘有关的外语合格证和计算机合格证等。

四是荣誉奖励材料。辛勤工作的成果被认可和表彰是一个人人生中的大事，也是家庭大事。荣誉奖励材料包括荣誉称号材料和奖励材料两部分：荣誉称号材料包括奖状、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书、光荣册等，奖励材料包括各种比赛评选中的获奖材料、立功受奖事迹材料等。

五是工作业绩材料。包括记录工作点滴的工作日志，年度工作总结和述职报告，公开发表的论文、著作和学术报告，作品的手稿、设计方案、发明、专利等。

【档案故事】

严先生的车工档案

严先生原是上海水泵厂金工组组长，他是有多年工作经验的老车工。多年来他养成了写工作日记的习惯，把每天工作中遇到的问题和处理细节都记录在案。1989年，单位接到某造船厂制造舰艇主泵用的零部件订单，工期紧、精度高，这本不可能完成的任务居然被他完成了。原来他查阅了工作日记，获得了灵感，改进了加工工艺。后来单位引进德国设备相配套的零件问题也是查阅档案后才得以解决，他也因此获得上海新产品设计三等奖。后来他所在班组建立了“小组质量档案”，提高了组员的技术水平，小组的发明革新多次获奖，这一切都得益于他的车工档案。

六是组织生活材料。自愿加入共青团、共产党、其他民主党派以及其他参政议政活动的过程中产生的文件材料。加入党团和其他组织的材料包括申请书、思想汇报、转正申请、党（会）员证、徽章和其他材料。参政议政活动可以通过选举、担任人大代表和政协委员等实现，因此会有选民证、代表证、政协委员证、出席证、议案、提案等材料。这些材料是参与政治生活的记录，非常有价值，建议在家庭中保管一份备查。

七是退休证件材料。到了退休年龄，提出离退休申请，获得批准后拿到退休证，就可以退出职场了，同时职场档案的收集也宣告结束。

【档案故事】

备份人事档案

1985年10月，徐先生听说辽宁省劳动局和人事局下发了辽劳险字（1985）76号文件，其中有条规定与下乡知识青年有关：下乡期间可以连续计算为工龄。不久，他在单位领到了由辽宁省劳动局和人事局印发的“原下乡知识青年计算连续工龄审定（批）表”，他填写完表格后，转念一想，应该留存一份到自己的家庭档案中。由于他所填写的这份审批表的原件经过层层审批后，就会纳入单位的人事档案进行管理，交上去就收不回来了。但是他还是想留存一份，由于当时复印机还没普及，没有办法复印，他只好跟单位劳资科的同志讲了实话，表达了想自己留存一份的想法，希望能够再给一张空白审批表，劳资科的同志表示理解并满足了他的要求。他如愿再次照原审批表填写了一遍，最后发现缺一个工作单位的审批公章，为了看起来更正规，他自己画了一个公章，完成了人事档案的备份。这份材料成为后来填写相关表格的依据，也填补了他家庭档案的空白。

知识小贴士

职场档案和人事档案

两者来源相同，都来自公务活动。人事档案是学籍档案转化而来的，学生毕业后到用人单位报到，学籍档案被用人单位或其指定的人才机构接收，标志着其成为人事档案。此外，人事档案还包括入职以后的招聘、调动、考核、奖惩、定级、晋升等材料。家庭档案中的职场档案和保存在单位的人事档案收录的内容可以互相补充，有时可以相互转化。两者的区别就在于，人事档案不是归个人所有和保存的，职场档案是归个人所有和保存的对个人有价值的那部分公务活动中形成的记录。

上面故事中制作人事档案复制件的做法，可以丰富职场档案，留下清晰的工作情况记录，为今后填写相关表格和落实政策提供资料支持。