3.司机借款

出差之前往往要办理借款。借多少？怎样办理借款手续？财务有制度，公司有规定，一切按规章办理，特殊情况特殊处理。

司机杨华走进了财务部。

行政部安排司机杨华陪同公司总经理郑谦到省城出差，杨华要预借差旅费。杨华拿着郑总签批过的借款单，走到王丽桌前说“：王出纳，我要陪郑总出差，办理借款。”

王丽忙起身将单据接了过来，快速浏览了一遍后交给身后的楚楚，并对杨华说“：杨华，这是公司新来的出纳楚楚。”接着对楚楚说：“这是公司的司机杨华。预借差旅费，原则上要有部门负责人、财务部负责人审核和主管副总、主管财务副总和总经理签批，才能支付。他这笔借款，手续都齐了，你可以给他付款。”

借款单格式如表3-1所示。

楚楚接过借款单，借款单的第一行为部门（行政部）、借款人（杨华）和付款方式（现金），第二行为借款事由（到省城出差，预借差旅费）。第三行为借款金额的大写（叁仟元整），后面跟着小写金额（3 000.00）。借款人签字处是司机杨华的签名。签字栏中：部门负责人任洋批的是“情况属实”，财务部负责人钱兴旺批的是“符合借款规定与额度”，主管副总及主管财务副总都签字了，总经理郑谦批的是“同意借款”。

这是楚楚接手出纳后的第一笔业务，她将单据看得很仔细。

借款单一式三联：第一联“留存联”留存在财务部；第二联“付款联”是公司用来记账的；第三联“冲销联”是给借款人的，当借款人归还借款时，拿此联到财务部，财务部开收据，收回款项，冲销此笔借款。

借款单的下面有一行字“注：公出返回要在五日内结清借款，否则于次月在工资内扣除。前款应清未清，后款不借。”

这一行批注说明了借款归还的纪律，规定必须在出差返回后五日内结清借款，办理还款，否则要从经办人员次月工资内扣除，“前款应清未清，后款不借”也是借款人必须遵守的。这也是财务人员所要坚持的原则。

王丽说的话还在楚楚耳边回响：“预借的差旅费，原则上要有部门负责人、财务部负责人审核和主管副总、主管财务副总和总经理签批，才能支付。”看来这张单据所有条件都符合要求，王丽刚才也说了，手续齐全，可以付款。

于是，楚楚打开保险柜，取出现金，在验钞机上过了一遍，又用手清点了一遍，才交给司机杨华。杨华在楚楚用验钞机清点时，已看清了清点的张数，接过钱，直接走出财务部。

杨华后脚还没迈出门，王丽便提醒楚楚道：“小楚，不管钱多钱少，不管你清点了几遍，每次你都要提醒借款人清点，出门之后概不负责。不然有事就说不清楚了。在银行办理业务时，银行的柜台上就有温馨提示：请客户认真清点，离柜概不负责。”

楚楚一想，银行的柜台上还真有这样的提示，以前没注意，也没细想，真是处处留心皆学问。

王丽又说，这个基本常识通俗地讲就叫唱收唱付：出纳收钱时，应当在交款人面前清点后，立即报出所清点的金额，获得对方的确认；出纳付钱时，应当在交给收款人的同时，报出所支付的金额，并要求收款人当面清点，双方确认无误。收付双方当面报出金额并确认的过程，就是唱收唱付。

王丽提醒完楚楚后又从档案柜中找出了一本《公司管理制度汇编》递给楚楚，对她说道：“小楚，万事开头难，你要学的东西多着呢。俗话说：国有国法，家有家规。公司有公司的管理制度。我也不能一下子全部教会你，慢慢来。来办理借款业务，我们就先学关于借款的规定。”

楚楚接过资料，只见上面写着关于借款的条款。

1.个人不能因私事向公司借款。

2.公司职工因工作需要借款时，必须按规定办理手续后方可借款，借款手续规定如下：

（1）借款用途在预算范围之内。

（2）填写借款单。

（3）经手人签字，部门负责人签字同意。

（4）送财务部审查核定预算并由财务部负责人签字。

（5）送主管副总审核并签字。

（6）送主管财务副总审核并签字。

（7）送总经理审核并签字。

3.1 000元以上的借款，除出差或其他经主管财务副总同意的特殊需要外，不得借用现金。

4.因公借款必须在事情办理完毕后迅速到财务部报销，最迟不能超过一周，否则不予报销。

楚楚将司机杨华的借款单拿出来和规定逐一对照，部门负责人批的是“情况属实”，财务核定借款标准，财务部负责人批的是“符合借款规定与额度”，主管副总和财务副总已签字，总经理批的是“同意借款”。难怪王丽看了借款单说符合规定，让她付款。王丽看楚楚认真对照，又补充道：“其实每个单位有每个单位的规定，俗话说‘没有规矩，不成方圆’。这就是我们公司关于借款的规定。其他的规定还有很多。以后接触到新业务，我就告诉你看什么制度，让你一样样地学。”

“当然也不能死学，还要随机应变。”王丽看楚楚拿着规定翻来覆去地看，大有将借款相关规定背下来的劲头，又继续说道，“如果部门负责人、财务部负责人或主管财务副总不在，而公司又有特殊情况或紧急事项要处理，需要临时借款时，我们就要变通，打电话向他们请示，征求他们的意见，先办理，等他们回公司后再办理补签手续。”

不过楚楚还是有疑问，特别是第一条，个人不能因私事向公司借款，她是初生牛犊不怕虎，也不怕冒昧，急切地问道：“要是职工有特殊情况，如生病住院，或是家庭特别贫困，子女要上学，需要临时借款，以后用工资来还，是否可以呢？”

王丽看着楚楚一副孺子可教的可爱样子，不禁乐了，笑道：“这是特殊情况，要向领导汇报，我想公司领导会从人性化的角度考虑的。只要手续办好了，我们就可以付款。不过我们也要防止别人找各种由头来借款，要按制度和规定来处理。”

其实王丽到公司工作以来，只经手过一次对私借款。那是生产车间的一个员工，家庭困难，家人住院，急需用钱。员工没有主动向公司申请，公司领导知道情况后主动让员工办理借款申请，以后逐月从工资中扣回。当然这属于特殊情况，只能特殊处理。

关于借款，楚楚没做出纳以前，也有自己的认识。自己的父母也曾向亲朋好友借过钱，别人也曾向自己的父母借过钱。自己上学时，同学之间也互相借过钱。这是一件很普通也很普遍的事情。但自己向别人借钱时，总觉得难为情，不好意思开口，别人向自己借钱时，借了生怕别人不还，自己又不好意思拒绝，怕伤感情。单位就不同了，单位借钱有规章制度，要按规章制度办。

楚楚触类旁通，心想：以后别人来借钱，我按规矩来，不存在难为情的事，这是对事不对人。看来还是有规矩好，我以后也要在心中立个规矩，私人借钱的，是怎样的朋友级别或是什么样的亲属关系才能借钱，什么级别的能借多少钱，以后处理这样的事情就是小菜一碟，再也不会为难了。更有意思的是，领导审批也可以借鉴，我要向爸妈请示一下，因为自己没有那么多钱，这也是最佳理由。想到这里，楚楚心里不禁乐了：“呵呵，原来学出纳，竟然还这样有趣。”

楚楚正暗暗自喜时，王丽又提示道：“小楚，昨天也有笔借款，虽然借款单看不到了，但你可以看到借款的轨迹。”楚楚想了想交接的时候，是有一笔2 000元的借款，也是借的差旅费。但自己确实没看到借款单。她充满好奇地说道：“计算机里是记录了一笔。”

王丽循循善诱地提示道：“你想想移交表中的未入账收入是不是收到了司机退回来的264.40元，而未入账支出里面是不是报销了差旅费1 735.60元？这两笔加起来是不是刚好2 000元。你再核对一下现金日报表，里面是不是记录借款2 000元？”

楚楚核对了现金日报表，确实记录的是借款2 000元，回想移交时，确实有退回来的264.40元在未入账收入里面，而未入账支出里面也有已报销差旅费1 735.60元，二笔相加，恰好2 000元整。楚楚对王丽的记忆力佩服得五体投地，眼神中充满了崇拜，脱口而出道：“您真神了。”

王丽笑道：“小楚，这只是一笔经济业务的始末，是经济业务发生的全过程。其实任何经济业务都有逻辑关系和因果关系，昨天杨华的借款，报销时借款没用完，所以要退回264.40元。假如我们今天这笔借款，杨华回来报账时，用了3 500元，你应该怎样处理呢？”

楚楚不假思索地回答道：“再给他1 500元。怎么也不能让他自己出钱为公司办事，您说是不是？”

王丽看着心直口快的楚楚笑道：“就是这个理。”

听到王丽对自己的肯定，楚楚心里不禁乐开了花。

楚楚正思绪万千时，王丽又提醒道：“小楚，你将这笔业务登记在你的现金日记账上。每发生一笔业务，都要随手登记，要养成良好的习惯。”楚楚翻开现金日记账登记这笔业务。

王出纳，为什么别人将现金日记账说成现金流水账呢？

楚楚记得以前上作文课时，老师经常说某某同学的作文写得像流水账。当时自己就不懂，后来也经常听别人说流水账，好像就是现在所说的现金日记账。

流水账是一种通俗的说法。在会计学上，流水账的正式名称为序时账。它是以时间先后为顺序，依次登记账目的一种账簿，最常见的是现金日记账和银行存款日记账。这种账簿的最大特点是对发生的业务不加区分，只是按照时间先后顺序进行记录，是一种最基础、最简单的记账方法。别看只是一本小小的现金日记账，它里面的学问大着呢。

王丽看楚楚听得很认真，又继续解释着。

所谓“流水”，是人们对这种采取序时流水式的登记方法的形象描述。时光宛如奔流之水，财务记录一笔复一笔，亦如潺潺流水，奔流不息，这是形象上的比喻。

楚楚这才理解，原来流水账还有这样深刻的含义。王丽继续说：“俗话说，好记性不如烂笔头。每天发生的经济业务繁多，出纳记好日记账，方便随时查找。习惯成自然，时间长了，你就会发现其中的好处。”

听王丽这么一说，楚楚更加认真了。楚楚想起来了，王丽今天移交的借款单据还没有登记在现金日记账上，是否也要登记呢？楚楚不敢自作主张，又问王丽道：“王出纳，您今天交来的借款单据，是不是也要在现金日记账上登记？”

王丽说“：那是肯定的！”

公司员工因公出差，可申请差旅费借款。借款单应注明借款人姓名、部门、借款事由、预借金额等内容，须有部门负责人、财务部负责人审核和主管副总、主管财务副总和总经理签字审批，财务部方能借支。