1.1 Excel与人力资源管理

随着互联网的飞速发展，各行各业都在发生着巨大的变化，数据越来越受到重视。Excel作为一个入门比较容易的数据管理工具，受到了职场人员的青睐。

1.1.1 Excel在人力资源管理中的应用

在人力资源管理中，最常用的数据管理工具非Excel莫属，可以说它是无处不在的。Excel渗透在工作的各个环节中，除了承载日常的报表、核算与报告的功能，还承载着数据存储与传递的功能。Excel在人力资源管理中的应用主要表现在以下几个方面。

（1）数据的获取与整理

作为一款“平民化”的数据软件，Excel所拥有的灵活性、易用性与强大的数据处理功能，使得其成为很多职场人员办公的首选工具。在日常工作中，数据资料主要以Excel工作簿的方式进行传递与存储；而对于这些数据的再加工，也都是通过Excel来实现的。

（2）核算统计与报表制作

用Excel进行数据统计与报表制作，具有门槛低、灵活性高、普及程度高的优点。人力资源管理人员每天几乎约60%的时间会花费在Excel上面，比如进行绩效数据的整理与核算、奖金计算、考勤数据的核对，以及填报并汇总社保报表、工资表、花名册、人事月报表、招聘月报表、成本预算表……

（3）数据可视化

在人力资源管理中，人力资源管理人员经常使用图表进行人力资源数据的可视化呈现。比如，使用折线图表示月度绩效的变化情况，使用散点图表示人力成本投入与业绩产出的相关性，使用饼图表示各个季度招聘渠道简历投递的占比等。更加高级的用法是使用基础图表来制作人力资源分析仪表盘，提高数据的阅读性，以便监控业务的变化。

（4）辅助人力资源管理人员的日常决策

在人力资源管理人员的日常决策中，通过数据建模与分析，可给决策者提供更加合理的参考。通过数据建模与分析，我们能够深度剖析与挖掘事件背后的规律，使得整个管理活动更加科学、合理。

在Excel中，可供人力资源管理人员使用的分析功能主要有模拟分析、预测分析、分析工具库以及Power Pivot建模分析等。

1.1.2 HR为什么要学好Excel

当今是一个效率至上的时代，而Excel正好是一个效率工具。所以，学好Excel是非常必要的。

（1）高效工作不求人

有这样一个例子：公司薪资核算专员小玲，每个月会根据不同岗位与排班情况来计算每个人的应出勤天数。小玲每个月都会抽出一天时间核对每个人的排班与岗位情况，然后逐一数日历上的天数，确定每一个人的应出勤天数。

如果小玲熟悉Excel中的NETWORKDAYS函数，则只需要10分钟左右的时间就能完成这项工作，根本不用浪费一天的时间。

还有一个例子：某公司职能部门有员工250人，在每个月的固定时间，该职能部门都会将每个人的考核表提交给小玲。小玲的工作是逐一打开这些工作表，将表里的人员信息与考核成绩进行记录汇总，这几乎要花费小玲半天的时间。如果小玲会使用Excel中的Power Query功能，那么只要做好一个查询，每次将新的数据放在指定的文件夹下，在结果表中进行刷新，即可完成这项工作。

（2）数据和图表更有说服力

“用数据说话”可以使描述的对象更加客观。比如，人员的结构分析、绩效分析、投入与产出分析、招聘渠道与周期分析等，使用数据衡量可以更加准确与客观地衡量结果。

“字不如表，表不如图”，是汇报工作时首要考虑的因素。如果你的报告是大篇幅的文字，相信大多数人不会耐心读完，而结构化的图形、图像、图表与数字则可以让人在短时间内留下深刻印象。

（3）提升逻辑思维方式

主要表现在以下两个方面：

● 学习Excel，可以提升人们的逻辑思维能力、分析系统能力与空间想象能力。

● 学习Excel，可以体味数据的魅力与数据的严肃性，并尊重数据，尊重数据背后的事实与规律。

1.1.3 HR如何高效地学习Excel

经常有人问我：“怎样才可以快速地学会Excel？”“Excel函数和公式太难了，怎样可以快速学会？”……这些问题的答案是，学习Excel没有速成法，但是有高效的学习方法，主要从以下两方面着手。

（1）结合实际工作，以实战为主

任何工具均以实战为主要目的。大家在学习的过程中，可以结合实际工作，将最需要掌握的知识点优先学习，解决当前问题，以提高自身的工作效率。需要注意以下三个方面：

● 学会举一反三。比如，YEAR函数可以获得一个日期的年份，那么是不是还有可以获得月份与天数的函数？然后带着疑问再学习、求证。

● 学会逆向思考。比如，在查找匹配时，VLOOKUP函数只能从左往右查找。如果目标源在左边，又该用哪种方法或者使用哪种函数，怎样才能实现从右往左的查找匹配？

● 保持良好的心态。学习是一个不断积累的过程，要有耐心，并要注重实用性。

（2）善于使用各种渠道与工具

关于Excel的教程非常多，读者可以根据实际需求选择适合自己的图书。除此之外，相关的论坛与自媒体（比如，微信公众号、百家号、头条号、简书、知乎、抖音、千聊、网易云课堂等）也有很多优质的教程。

对于论坛、自媒体平台上的免费内容，大家要注意甄别，选择优质并且适合自己的内容。必要的时候可以做笔记，最好使用电子笔记（如有道云笔记、石墨文档、OneNote等）或思维导图（如幕布、XMind以及MindManager等），以便快速地将碎片化的东西进行整理与总结。另外，要积极回答论坛上其他用户提出的问题。不管自己的水平如何，都要参与进去。对于同一个问题，将别人的解答与自己的解答进行比较，找到自己与他人的差距，快速汲取相关知识。

图书和网上的收费视频课程都经过了系统化的总结与编排，是成熟的知识体系，其内容比较有系统性，并且针对性强。在自己的经济能力承受范围之内，建议大家选择对应的图书与课程。这也是一个快速学习的捷径。

1.1.4 大数据背景下对HR数据能力的要求

在大数据的背景下的人力资源管理中，数据化管理的重要性不言而喻，尤其是人力数据分析越来越受到重视。那么，这对HR又有哪些新的要求呢？

（1）数据获取与处理能力

传统的HR基本上依靠企业的IT部门或者ERP系统来获得数据；而在大数据时代，HR应该具备基本的从内部与外部自主获取数据以及进行数据清洗与整理的能力。

（2）数据建模与分析能力

数据建模与分析指的是，将复杂的业务关系进行结构化处理，建立数据关系模型进行分析，从而为领导层的业务决策提供有效的参考。这一点尤其重要。

（3）数据可视化能力

数据可视化指的是，将获得的数据进行清洗与整理，并进行建模与分析后，数据的各个属性与变量之间的关系与结果的呈现。数据可视化（比如大家经常采用的图表和数据看板等）在日常的人力资源管理中是比较常见的。