了解读者

之前，从为了有人读而悉心钻研的例子展开论述，但为了达到效果，第一步必须做的就是在目的的基础上理解读者。

一般来说，我们很难强迫对方阅读一定量的文章。大多数的电子邮件杂志、公司内部的群发邮件等往往都不会有人阅读。

为了避免这种情况，尽量让更多人认真阅读，首先要认真地了解读者是什么人，同时需要适当地认识到想让他们变为什么状态。

当然，不可能让100%的人都阅读，但只要能认识到这一点，也能提高阅读文章的人所占的比例。因此，首先来简单看一下图表1-3中展示的内容。

图表 1-3 理解读者

一、读者的人数和属性

“读者的人数”这一要素出乎意料地重要。能确定人物、了解人数，就能轻易地推测出他们关注的内容和现下状况，所以了解清楚后面论述的要点，写文章时就可以与此相结合。

难的是网页上的通知、报告等，有几千以上的人作为读者。这种情况下，不可能完全掌握每一个人关注的内容和技巧。那么，这种情况下要怎么抓住读者呢？从答案来看，预想好读者的最大公约数（年龄、性别、关心什么等），写出来能向这些人传达的内容、留下印象的文章，大多数都会产生实际的效果。

可能会有人怀疑“这样一来，岂不是变成了预想读者之外的人毫不关心的文章”。这个问题也合乎情理，但事实上忽略那些不是我们目标的读者也是理所应当的。然而，相比预想读者不会关注的文章，明确读者群体、引起关注、产生共鸣的文章更会成为内容丰富的文章，预想的读者们自不必说，很多时候也会给预想之外的读者带来一定的冲击。

比如，“换工作”相关的报告，写的时候头脑中就应该浮现出30~40岁、关心经验的商务人士。如果能认真推敲文章，这一文章也会在一定程度上引起不考虑换工作的人的共鸣。

二、已经知道什么/关心什么

人往往会用很长篇幅来写自己感兴趣的内容和自己想写的内容。比如，报告的写作者用大量篇幅书写的不是从调查中所得的启示，而是自己费尽千辛万苦收集信息、定量分析的事情。

如果是个人写的和商务无关的私人博客，这样也无妨。但是，商业是“使人有所行动，刚开始就具有价值”的世界。读者具有什么知识、关心什么，虽不能说100%正确地把握这一内容，但希望大家能根据业务所需加以掌握。

比如，为了提高现有顾客的服务而发出听证会委托书，应该能通过公司内部的大数据掌握大致的顾客层（年龄、性别、所属企业、所属部门等），所以写文章就要以此为前提。根据不同情况，需要以这一属性为基础，从开始就筛选出发送文章的对象并稍加改动。

当然，如上所述，读者数量大的网页文章、电子邮件杂志等，读者越多，正确理解其关注的内容和知识越难。即便如此，明确地想象出“希望其付诸行动的目标读者”，了解他们的关注内容不可或缺。比如，想在网站上介绍本公司的软件产品，就要假设作为读者的用户具有的知识和关注内容，希望大家能结合这一假设来书写文章。

（一）验证假设

那么，怎么验证这一假设呢？有很多种方法可用。调查问卷是一种方法，如果身边有可以亲近的，也就是说能直接询问的、对验证假设能起作用的、一定数量的预想读者，可以提前直接向他们咨询。

如果是网页上关于聘用应届毕业生的页面，可以询问今年进公司的新员工、自己认识的大学生等，“想要得到什么信息”“会花多长时间阅读”“有哪些认为不错的其他公司的网站”，可以通过这样的问题收集信息。

不做出假设，单凭自己的想象行事有时候会很危险，所以希望大家一定要进行一定程度的假设验证。

（二）和读者的知识、认识水平相匹配

如果想所有读者都具有同程度的背景和知识、所有人都能切实地采取行动，就必须写出包括标题在内，确实能促使行动的文章。比如，群发的文章，在标题写上【重要：需要行动】等，收件人从开头就强烈地意识到希望其采取行动（从发件人角度，如果把该邮件设定为“重要”，会更加引人注目），也可以使其重新想起共有的背景和经过。具体如以下的文章：

另一方面，不能完全掌握不特定的多数读者所关注的内容和知识时，根据目的书写，需要按前几页所述内容悉心研究。不需要直接采取行动、想把写作者的见地慢慢介绍给读者的专栏等，写自己想写的内容即可。

比如，笔者定期或不定期在自己公司线上、杂志上发表专栏，但现在是以“读者对商学院感兴趣、其中8成的人能明确理解专栏的内容，让其中一定比例的人真的上学、听讲”为目的来写文章。所以，要一边看实际的阅览页数、读者的反应，一边讨论更能引起他们关注的主题、修改文章标题。

三、感情和心理状态

人是感情动物，在有损感情的状态下，即使文章表达的内容通俗易懂、会被理解，但很多都不能达到引起共鸣、付诸行动的目的。

比如，企业发生引人关注的大事、不吉利的事（特别是在有人死亡的事件中），企业利害关系人对企业产生不快感和疑心的状况下，如果采用和平时相同的风格，网页和平时没有变化、继续愉快的画风、关于事件在首页上也没有只言片语，企业的品牌形象也一定受损。

如果是这种情况，首先应该清除感情上的障碍，在首页明确地表达歉意，同时需要认真地写出自己应该采取的行动以及希望对方采取的行动。就像如果是家电故障，要用大字清楚地写明可能引发火灾所以请绝对不要使用。

更进一步来说，这样的情况下不是仅仅通过文章来沟通，而是希望大家能通过大众传媒，将自己好的一面展示出来，结合危机的情况认真进行人际交往。

大部分人都有不可触摸的逆鳞。在重要的商谈邮件中，应该尽量避免这种逆鳞，希望大家能提前收集信息。比如，从了解这个人的公司内部人士中收集信息等。

据前外务省分析官、作家佐藤优说，已故的俄罗斯总统叶利钦只要听到、看到戈尔巴乔夫的名字心情就会变得非常差，无论什么话都不想听。这可能是极端例子，但文章的最终目的是要打动他人，就必须要有共鸣这一步。希望大家能努力地避开这种逆鳞。

四、有多少时间

并不是任何人都能在任何时间慢慢读文章。一般来说，在公司的职位越高，决策的事情越多，也会越忙，便没有时间慢慢看文件。开篇的例子中，山岗的文书就没有考虑到这一点。

如果对方是社长或者接近这个职位的人，刚开始就要加上1页的内容概要，上面要写上文章的内容总结，特别是想让对方做什么（例如认可投资和费用、承认事业规划），在一定程度上这已经是常识了。在此基础上，希望大家写出真正想让人阅读的、结构紧凑并且通俗易懂的文章。

难的是给公司外部人士写邮件。如果是公司内部，即使部门不同，在一定程度上还可以推测是否很忙，但公司外部的读者是很难掌握的。省事的方法就是通过打电话等方式直接确认一下忙碌程度再发送邮件。事情越重要，花一点时间做这件事就越聪明。

本书是商业写作的书籍，但仅仅局限于写作的话，并不能达到想要的结果。希望大家能重新确认最终的目的是什么。

五、在什么地方读/在什么媒体上阅读

最近，还必须考虑读者在什么时间、什么地方，用什么媒体、什么设备阅读。

如果直接交给对方纸质印刷物和复印件，阅读方法基本上不会发生戏剧性变化，需要注意的是用电子媒介阅读的情况，特别是近来大多数会在智能手机和个人电脑等画面小的设备上阅读文件。根据情况来判断应该用多少时间检查，但希望大家能注意，添加过于细小的图表会令文字过小，显得内容不够重要。

六、希望读者阅读后是什么状态（希望读者采取什么行动）

这一点也可以称为写作的目的。社会上有些文章就像“辞职信”这样，只要一定程度地满足形式上的必要条件就可以，但一般来说，大部分文章的目的都是让读者能从“阅读前的状态”变成“阅读后的新状态”。

比如，本书也是文章的一种，其目的是通过阅读本书能提高写作技术，能写出更合适的商务文书，说得再详细点，首先能提高写好文章的意识，在某些机会下将本书作为参考书来使用。

要达到文章目的可能会遇到各种障碍，但这里以商务中最重要的“引起对方行动”这一点为基础，以图表1-4中的步骤来克服障碍。

图表 1-4 促使行动之前的流程

从这一过程中可知，读者的关注内容、知识、心理状态具有重大意义。如果已经具有关于内容的充分知识、产生了高度的共鸣，有效的文章就是能促使其付诸具体行动的文章。相反，如果现阶段什么都不知道，通常会很难让其一下子飞跃到付诸行动的阶段，所以可能必须从背景的详细说明开始。

来看一下符合情况的文章案例。

（一）很多人不了解状况

（二）读者基本上都已经共有了一定的信息

专栏:在广告词中学

本文中写到很难让毫不知情的读者一步飞跃到付诸行动的阶段，但在广告词中却有效地实现了这一点。

优秀的广告词中有很多需要我们学习的地方，这里就介绍一个这样的案例。这是为了销售某本书籍而写的广告词，选自收集了有效广告词的《文案圣经》（克劳德·霍普金斯著）。

这一广告文案的优点是瞬间唤起不了解“福煦”和“马恩河会战”的读者的想象，具有令读者感到“有趣想读”的、充满活力的描写力。