第二章 综述：ZTD是什么？

现在，让我们来看看“轻松搞定”（ZTD）到底是什么：它是10个习惯的组合，将会帮助你变得有条理，简化生活，把控好事情，并且真正把事情搞定。

如果你采用ZTD，不需要培养所有这10个习惯，只需根据自己的风格，挑出对你有用的若干习惯，然后专心培养它们。

对于这些习惯，你应尽可能一次只学习、操练1个，最多2~3个。你要专心改变习惯，持续30天，再接着改变下一个。

我知道这么做有难度，但从长远来看，如果你一次只改变1~2个，习惯将更稳固。一年下来，你就能培养好所有习惯。我认为，用一年时间变得完全有条理、有效率，肯定不失为一种成就。

以下习惯只是按一种建议的方式排列顺序，你可以按照最适合你的方式重新排列。第1至8个习惯最重要，不过建议你也要重视第9、10两个习惯。在接下来的章节，我将对这10个习惯分别展开说明。

1、搜集

习惯：随时随地记录。

携带一个小笔记本（或其他任何适合你的记录工具），写下任何闪现在你脑海中的任务、想法、项目或其他信息。将它们从头脑整理到纸张上，以防遗忘。ZTD需要你使用一种简单、易携带、易使用的工具用于记录，推荐（不强制）使用一个小的笔记本或一小叠索引卡片，因为它们比PDA（掌上电脑）或笔记本电脑更易于使用与携带。工具越简单越好。当你回到家里或办公室，清空你的笔记，整理到待做事项清单。

2、处理

习惯：快速决定如何处理收件箱中的东西，不拖延。

让东西堆积，是拖延做决定的行为。至少每天处理一次各种收件箱（电子邮箱、实体邮箱、语音邮箱、笔记本），如有必要，增加频次。自上而下进行处理，对每个项目快速做出某个决定：立即处理（如果所需时间少于2分钟）、删除、委派、归档；或先加入待做事项清单或日程表，后续再处理。

3、计划

习惯：设定每天、每周的要事。

每周：列出你想完成的“大石块”（最重要的任务），优先安排。每天：创建一个包含1~3件要事（一般是当天的“大石块”）的清单，确保完成。在一天之中，尽早去做要事，并保证完成，以便接着做其他事情。

4、行动

习惯：在无干扰的状态下，一次完成一项任务。

这是ZTD中最重要的习惯之一，你必须选定一项任务（优先选择要事），完全专注于它，不管其他任务。首先，消除所有干扰：关闭电子邮件、手机；如有可能，网络也关了（或者只是关掉所有不必要的页面）；清理桌子上的杂物（如果你遵循上述第2个习惯，做这个很简单）。接着，如果你愿意，设定一个计时器，或者尽可能长时间专注你的任务。不要分心，万一被打断，在笔记本记下任何请求或进来的的任务和信息，然后马上回到当前的任务。不要同时处理多个任务。

5、建立简单、可信的清单系统

习惯：持有简单的清单，每日检查。

你可以使用情境清单，如果适合你，可以尝试@工作、@电话、 @家庭、 @杂事、@待跟进等清单。ZTD建议你尽可能使清单保持简单，不要创建复杂的系统，也不要一直尝试新工具，即使有趣也是浪费时间。你可以使用一个小笔记本或者索引卡创建清单，或者使用最简单的清单程序。规划师、PDA、Outlook或者复杂的标签系统，你都不需要。你只需两个清单，一个是情境清单，另一个是每日、每周回顾的项目清单。将行动与项目、情境相关联的做法不错，但可能会过于复杂。使清单系统保持简单，专注你现在要做的事情，而非摆弄系统或工具。

6、整理

习惯：初步整理时，将所有物品归置到一个地方。

所有进来的东西都归到你的收件箱。以收件箱为起点，一件物品或者进入你的情境清单和行动文件夹，或者纳入归档系统的文件中；如果你打算委派别人处理，先将它归入发件箱；或者丢到回收站。不能堆积这些事项，等到之后再分类，而应立即放置到应放的位置。这样处理，你的桌子将变得很清爽，你也就能更好地专心工作。千万别拖延，要把东西收拾好。

7、回顾

习惯：每周回顾你的清单系统和目标。

每周回顾ZTD，需要你做到快速检查清单系统，同时每周专心回顾目标。你做每周回顾时，应检视每一个年度目标，看看上周在达成这些目标上，取得了哪些进步。还要考虑接下来一周，打算采取什么行动，促使目标向前推进。此外，你还应每月抽出一点时间做月度目标回顾，每年抽时间做年度目标和终生目标回顾。

8、简化

习惯：减少目标和任务，留存精华。

假如你试图处理所有进来的任务，你将很快变得不堪重负，结果对要事缺少必要的专注。因此，反其道而行之，ZTD要求你检查任务和项目清单，看看是否可以加以简化。消除不可或缺的任务和项目以外的所有事项，保证你能专注要事。还要简化承诺，以及进来的信息流。确保你的任务和项目，与年度和终生目标保持一致。以上事项，建议你每天（简要、小范围）都做，在每周回顾和每月回顾时也执行。

9、设定惯例

习惯：设定并保持惯例。

如果其他效率系统对你而言太松散，你可以尝试养成设定惯例的习惯，看看效果是否会更好。例如，晨间惯例可包括查看日程表、检查情境清单、设置当天的要事、做运动、处理电子邮件和其他所有收件箱、做当天的第一件要事。晚间惯例，则包含再次处理电子邮件和其他所有收件箱、回顾当天的经历、写日记、为第二天做准备。而每周惯例，可包括设置琐事日、洗衣日、财务日、家庭日、每周回顾时间等。自主设定各种惯例，让它们为你服务。

10、找到热情

习惯：找到你充满热情的工作。

这是你需要养成的最后一个习惯，但同时也是最重要的一个。GTD在处理你生活中的任务、让你设法不拖延上，作用强大。不过假如你对工作充满热情，就不会拖延——你热爱做这项工作，并希望做得更多。这里谈到你要养成的习惯，是指不断摸索充满热情的事情，找到之后，再看看能否基于它们做出一项事业。把你一生的工作，打造成你真正热爱而不是害怕去做的事业，这样你的任务清单其实就可以看作是奖赏清单。