第一节 数据、信息与信息系统

在学习会计信息系统之前，有必要对信息系统的一般知识加以了解。

一、数据与信息

（一）数据

数据与信息相伴而生，在日常工作的表述中，人们通常对两者不作特别的区分而随意使用。但严格来说，两者的含义有差别。一般认为，数据是对客观事物性质、特征、形态、结构等进行记录的符号，能对客观事物的属性进行描述。这里所称的符号是非常广义的，除了数字、字符、文字、图形等有形符号外，还包括声音、磁场等信号。在组织的经营管理过程中，每天都产生大量记录组织行为的数据，而其中大多数描述经济业务属性的数据成了会计数据。

（二）信息

信息的定义多种多样，但一般认为，信息是对数据的主观解释，是经过加工的、具有一定含义、对决策有价值的数据。因此，信息强调的是数据所反映的含义，信息是数据的灵魂。

（三）数据与信息的关系

从以上概念可以看出，数据和信息关系密切但又有差异。第一，不是任何数据都是信息。对事物属性的杂乱无章的描述可能不能反映任何含义，只能是符号数据而不是信息。第二，信息不随物理载体变化而变化，但数据会变化。以磁信号记录的本月销售数据和纸质上记录的本月销售数据反映了同样的含义，是同样一条信息，但却表现为不同的符号形式，是不同的数据，对不同的数据的加工处理方法一般来说是不同的。第三，数据和信息是相对的。信息是有价值的数据，但其价值的有无取决于不同的对象，同样一个数据对甲用户对象可能是有用的，这就表现为信息，但对乙用户对象可能是无用的，那只是一个符号而不是信息。数据与信息的相对性还体现在不同的数据处理环节，数据在完成下一个加工处理过程之前表现为数据，处理的结果有一定的含义则表现为信息。第四，信息一定要借助于数据才能表达。数据是信息的表现形式和载体，信息依赖数据来表达，表达信息的数据形态可以是符号、文字、数字、语言、图像、视频等。

（四）信息的特征

信息的特征主要表现为以下几个方面。

（1）共享性。同一信息可以被多方使用和多次使用。

（2）可传递性。信息可以以多种形式传递，现代信息技术提高了信息的传递速度和范围。通过不同形式的重新编码，信息处理效率得到了极大提高。

（3）效益性与可增值性。信息的利用可以给组织带来价值，不同组织对信息进行再加工（过滤、不同信息的集成与重新处理）后可以获得更有价值的信息。

（4）时效性。信息是有寿命的，信息生成后输出花费的时间越短，其价值就越大。加快信息的生成和传输，是信息系统产生价值的重要方面。

二、信息系统

（一）系统的概念

系统是由一些相互联系、相互作用的若干要素，为实现某一目标而组成的具有一定功能的有机整体。

（二）系统的特征

（1）整体性。组成系统的各个要素具有自己的具体目标，而这些具体目标又都为完成系统整体目标而服务。

（2）关联性。一个系统的各要素之间存在密切联系，它们相互配合以完成系统整体目标，这种联系决定了整个系统的机制在一定时期内处于稳定的状态。

（3）层次性。一个系统必然包含在一个更大的系统内，通过分层，一个系统能够有条不紊地实现复杂的数据处理，实现庞大的系统功能。

（三）信息系统的定义

信息系统是以信息基础设施为基本运行环境，由人、信息技术设备、运行规程组成的，以信息为处理对象，进行信息的收集、传递、存储、加工，辅助组织进行各项决策的人－机相结合的系统。

（四）信息系统的基本功能

信息系统的基本功能有数据的收集和输入、存储、传输、加工、检索和分析、反馈和控制等。

（五）信息系统的类型

从信息系统的发展过程和系统的功能特点来看，主要的信息系统类型有以下几类。

（1）电子数据处理系统（Electronic Data Processing System，EDPS），也可叫作事务处理系统（Transaction Processing System，TPS），是计算机用于管理工作的简单形式，产生于20世纪50年代，主要用于支持企业运行层次的日常操作事务，所处理的问题位于管理工作的底层，主要是对业务事项的记录、存储、汇总、分类、排序、数据更新等，其输入的通常是管理过程中的原始单据，输出的是分类和汇总的各种报表。在信息系统不断发展的今天，EDPS仍然是其他信息系统的基础。

（2）管理信息系统（Management Information System，MIS），是以提高组织管理效率、实现企业战略竞争优势为目标，支持组织高层决策、中层控制、基层运作的集成化信息系统。MIS是在EDPS的基础上发展起来的，其在信息处理的思想、方法、手段以及功能的实现上与EDPS有较大差别。MIS利用EDPS提供的数据，采用大量定量化的管理方法，实现对生产、经营和财务过程的预测、决策、调节、规划和控制。广义的MIS包括下面提及的决策支持系统。

（3）决策支持系统（Decision Support System，DSS），是在MIS的基础上发展起来的，产生于20世纪70年代。与MIS相比，DSS面向高层管理人员，改善和加强了决策支持能力，更趋向于解决半结构化（不可完全程序化）和非结构化问题。

此外，信息系统类型还有专家系统、总裁信息系统、办公自动化系统、知识管理系统等。实际上，以上关于信息系统的划分只是一个粗略的分类，投入实际应用的各种信息系统是相互渗透、不断发展的，各种系统的功能界定并不是绝对清晰的。

三、管理信息系统的构成

管理信息系统（Management Information Systems，MIS）是一个不断发展的新型学科，其定义随着计算机技术和通信技术的进步也在不断更新。在现阶段，普遍认为管理信息系统是由人和计算机设备等多种要素组成的并用于满足组织中管理者在日常管理行为中对信息需求的系统。

管理涉及的职能领域是十分广泛的，这就形成了各职能性子系统，它们成为管理信息的子系统。

（1）人力资源信息系统（Human Resources，HR）。为有效地统计、调配、激励和计划好人力资源，将信息技术应用于人力资源管理，进行薪酬管理、福利管理、人事信息管理等。

（2）供应链管理信息系统（supply chain management，SCM）。企业不仅关注组织内部业务处理的相互衔接，还应该从客户需求出发，连接供应商等外部资源，利用信息技术进行供应商评估管理、采购管理、库存管理、销售管理和销售渠道管理等。

（3）制造管理信息系统（manufacturing management，MM）。可提高生产效率，减少资源浪费，利用信息技术安排生产计划和排程、制订物料需求计划、实施订单管理等。

（4）客户关系管理（customer relation management，CRM）。随着市场竞争的加剧，企业越来越重视加强与客户关系的构建，利用信息技术进行服务管理、客户管理、机会管理、客户关怀管理等，实现潜在客户的挖掘、跟踪、实时维护等。

（5）会计信息系统（accounting information system，AIS）。将信息技术与会计理论有机融合，通过从各职能子系统获取信息，动态反映组织的财务状况和经营成果，为管理决策提供会计信息。会计信息系统是管理信息系统的一个子系统，会计信息系统处理的数据主要来源于其他业务子系统，同时也为其他业务子系统提供信息。