1.1 为何要使用PPT
大家在使用PPT时，是否想过根据所做文档的目的不同，我们的制作思路和表现手法也不尽相同？
在提到用PPT制作文档时，大家的第一反应往往是幻灯片演示文档。其实，用PPT制作出的文档可以细分为两类：演示文档和讨论材料。两类文档的制作理念和应注意的问题完全是两个方向。
1.1.1 演示文档
演示文档就是大家平时所说的PPT幻灯片，是最常用的文档类型之一，主要用于研讨、论坛、述职报告、公司推介、项目介绍等各类大、中、小型会议演示。演示文档不仅能起到展示作用，还能够引导听众的关注点。比如，对于并购中的人力资源问题，演示文档可以做成如图1.1—1所示。
图1.1—1
如图1.1—1所示，我们虽然可以马上看到主题的展开思路，但由于文字有限，并无更多的信息支撑，因此听众看到此页后，必然要将关注点重新调整到演讲人这里以获取更多准确信息。这就是演示文档的关键作用。
通常来讲，演示文档可分为两类：非动画类演示文档和动画类演示文档。下面为大家介绍这两类演示文档的区别及利弊。
1.1.1.1 非动画类
非动画类演示文档即在文档制作过程中不使用任何动画效果。它的一个优点是可以保证听众第一时间看到当前页面的全部内容，有助于听众及时了解当前页面想要阐述的全部信息，知道演讲人的想法并思考问题，以便在讲述时加深理解；另一个优点是，打印时不用考虑因追求动画渲染效果而造成源文档在实际打印时出现画面遮挡或错位的现象，从而减少后期输出时因忽略动画部分而导致的错误。此种类型是现今大多数公司为实现商业目的而采用的制作幻灯片的主要模式，也是幻灯片制作的主流模式。
1.1.1.2 动画类
动画类演示文档按制作水平和实际需求可分为简单动画幻灯片和复杂动画幻灯片两种。
简单动画幻灯片是大部分幻灯片初学者、课件制作人和演讲人的首选制作方式。该类文档的优势为：其动画效果为单一动画效果，操作比较简单，不需要过多的动画逻辑；可以通过简单的动画效果为幻灯片增加动感，活跃气氛；同时还可以按照演讲人的阐述思路逐一展示，引导听众跟随演讲人的思路逐层递进。
复杂动画幻灯片是动画类幻灯片制作的极致，此类幻灯片的制作要求制作人熟练掌握PPT中动画制作的全部功能和设定方法，以及部分图形设计制作软件的使用方法，这需要有较强的逻辑思维能力和设计能力。其最终的呈现效果将是绚丽夺目的，连续播放时甚至可以与部分影视作品的片头比肩。这样的幻灯片固然会给听众留下深刻的印象，但其弊端也是显而易见的，主要有3点：①对制作人的专业水平要求过高；②制作周期较长；③此类幻灯片因动画效果过于繁复，必然存在关键信息被遮挡或无法全部打印的问题。因此，此类幻灯片并不适合常规使用或广泛应用。
综上所述，大家就不难理解为何非动画类幻灯片是未来商业幻灯片制作的主流方式了。其实，非动画不等于无动感，非3D不等于不立体。我们将以非动画类幻灯片及讨论材料为实操对象，让大家充分了解如何将非动画类文档制作得更专业、更完美，从而使最终成品毫不逊色于高品质的动画类幻灯片。
1.1.1.3 演示文档的作用
用PPT制作出来的演示文档是会议中辅助讲解的强大工具，它可以帮助演讲人进一步解释内容及逻辑关系，与听众互动并产生共鸣；它可以有效提升演讲效果，使所做报告更加简洁、清晰，激发听众对讲述内容的兴趣。
一般情况下，听众仅能够在会议前几分钟使自己的注意力相对集中，之后就会出现不同程度的注意力分散的情况。因此，我们的演示文档要在阐述观点的同时起到引人入胜、吸引听众随着演讲人的节奏不断跟进的效果。
1.1.1.4 制作演示文档需要遵循的基本原则
（1）让听众的眼睛在你的页面上找到落脚点。
（2）表述内容是在底稿的基础上做减法而非加法。
（3）适当运用各种表现手法，注意恰到好处而非多多益善。
1.1.2 讨论材料
我们的日常工作中还有一种很迫切的文档需求，那就是我们无法和客户面对面实时沟通，而是仅仅将客户所需的相关资料递送过去，待客户品读之后进一步沟通。这时我们所递送的文档可能是纸质版或是不可编辑的PDF文档，在这种情况下演示类文档显然是不适合的。因此，讨论材料类文档也就应运而生了。
我们仍以图1.1—1中的演示文档为例，若将其中的内容以讨论材料的方式撰写，则可以做成图1.1—2中的样式。
通过这个案例，我们可以发现，同样一页内容，讨论材料所包含的信息量与演示文档完全不是一个量级。
图1.1—2
1.1.2.1 讨论材料的作用
讨论材料脱离了传统意义上的PPT演示作用，它结合了非动画类演示文档的精华，是专用于给客户展示的打印材料。此类文档的优势在于内容翔实，也不用考虑文档页面数量。演讲人将所有在演示时要讲解的内容全部写在此类讨论材料上，即使不做当面讲解，客户也可以通过阅读此份材料清晰、准确地了解演讲人所要讲述的全部信息，把握演讲人想要传达的观点。
很多人以为只要能够说明问题，PPT文档随便做做就可以了，其实不然。以PPT文档的格式为例，PPT文档格式的规范、美观与否，对于最终呈现出来的效果影响巨大。“爱美之心，人皆有之”，格式规范、干净整洁的PPT文档会让人赏心悦目，从而不断获得关注。很多演讲人往往会忽略这一开始时就该注意到的关键因素，致使最终的成品无法打动听众。有时听众不断打瞌睡或左顾右盼不是因为讲述的内容枯燥乏味，而是因为辅助材料无法引起他们的足够关注，比如因文档格式、内容等杂乱无章而根本提不起兴趣。
1.1.2.2 制作讨论材料需要遵循的基本原则
（1）在演示文档的基础上内容要尽量翔实。
（2）在复杂的图形结构旁边一定要辅以适当的说明。
（3）制作时不需要考虑投影因素，因此字号要适当缩小为常规阅读尺寸。
（4）结合PPT的优势，尽量将繁复的文字转换为图表，并尽量避免过度的文字阐述。