向高管汇报现存障碍：保护好他们的脆弱点

 

项目高管每天会收到数百封电子邮件，并且忙于从早到晚地参加一个接一个的会议。因此，要找高管面谈会很困难，即便你能够找到他们，他们也可能正在开会。因此，项目管理者要找到一个可靠的办法，来及时地通知高管有关重大障碍及其解决方案的相关信息。这时候，仅供参考的通知（FYI）和逐级上报就能够帮助项目管理者完成以下任务：

• ■ 立即将可能影响项目结束日期和项目成本的障碍通知项目高管。
• ■ 完成与项目领域专家协作的尽职调查并选择最佳的解决方案。
• ■ 审核解决方案，并与项目经理沟通相关信息。
• ■ 做好与高管进行面对面沟通或近距离面谈的准备，引导他们理解项目当前的状态。

 

 

既定或已定义沟通的概述

事先规划或规定的沟通，包括定期进行或预先规定的任何沟通，包括但不限于会议纪要、每周预算报告、每周项目状态报告以及沟通计划中规定的其他特定项目的沟通。

事先规划或规定的沟通（例如项目状态报告或会议纪要）绝不应该是项目负责人第一次了解到重大项目障碍的场合。影响项目的重大障碍的相关信息，应按照下面所述的方式，通过仅供参考的通知和逐级上报，尽快传递给高管。

 

仅供参考的通知和逐级上报的概述

仅供参考的通知和逐级上报基本相同。两者都用于通知项目高管/企业主关于新的严重障碍和最佳解决方案等信息。

• ■ 当障碍的解决方案已分配给项目团队时，使用仅供参考的通知。
• ■ 当需要将障碍解决的任务分配给项目负责人或高管时，使用逐级上报。

当项目负责人需要承担提供障碍解决方案的任务时，确保这不超出项目负责人的职责范围。项目负责人将不负责解决技术障碍，但却是与同行协同解决政治障碍或获得解决障碍所需资金的正确人选。

这些通知旨在通过电子邮件发送，以确保尽快通知项目负责人，并允许团队在无需项目负责人回复的情况下，尽快开始研究解决方案。但是，在这个过程中要充分考虑到压力给人带来的心理和生理影响。项目管理者应负责与项目负责人的后续沟通工作，并在发送通知后，尽快与项目负责人进行面对面的讨论。

 

发布仅供参考的通知和逐级上报

• ■ 获得项目经理的批准，再将仅供参考的通知发送给项目负责人。

1. 将电子邮件发送给您的项目经理。

2. 按照下列格式，输入电子邮件的主题：FYI-需要批准：[具体的主题]

例如：FYI-需要批准：新版6.0配置障碍

3. 在电子邮件的正文中输入一条注释，要求项目经理批准，以将以下仅供参考的通知或逐级上报发送给项目负责人。

4. 输入障碍以及决定实施的解决方案的简单描述。

要点精炼

论证或“证实”解决方案至关重要。项目经理在阅完信息之后，应该清楚地知道为何你选择的解决方案是最佳的方法，尤其是在需要将解决方案的执行任务分配给项目负责人的情况下进行信息更新的汇报时，这一点尤为重要。另外，要牢记三个B原则：简短、精要和及时结束！言简意赅非常重要！

 

5. 将仅供参考的通知发送给项目经理，然后跟进他们的反馈，直到获得批准将仅供参考的通知发送给项目负责人为止。

 

• ■ 将仅供参考的通知或逐级上报发布给项目负责人。

1. 将电子邮件发送给项目负责人和项目经理。

2. 如果是仅供参考的通知，请按照以下格式输入电子邮件主题：

FYI-无需采取任何操作：[具体主题]

例如：FYI-无需采取任何措施：新版6.0配置障碍。

要点精炼

电子邮件的主题之所以向收件人传达“无需任何操作”的信息，是因为项目管理者已经制定并选择了一项措施，并已经要求项目团队开始实施该措施。

 

3. 如果是逐级上报，请按照以下格式输入电子邮件主题：

需要采取措施：[具体的主题]

例如：需要采取措施：新版6.0预算障碍。

4. 按照项目经理的要求进行更改，并通过前一封发送给项目经理的邮件中的相关信息或引用，调整电子邮件的格式，以发布给项目负责人。

5. 单击发送。

 

完成面对面的仅供参考的通知或逐级上报

发送邮件之后，立即跟进项目负责人的反应。因为这是项目管理者开始树立引导项目负责人所需的信誉度，以及帮助项目负责人克服战斗或逃跑的应激反应的宝贵机会。在这个过程中，要牢记下列要点：

• ■ 确保项目负责人了解到项目管理者的到来意味着自己可能需要解决项目的障碍。
• ■ 项目负责人立即切换到战斗或逃跑的应激状态的可能性很高。因此项目管理者需要引导他们平稳地处理好整个过程。
• ■ 在压力很大的情况下，项目管理者必须无所畏惧、勇往直前和自信，才有可能实现高效的领导。
• ■ 对项目负责人的恐惧或敬畏，会被视为不确定因素，并且会破坏项目负责人对项目经理选择的解决方案的信心。

 

要进行面对面的仅供参考的通知或逐级上报的沟通，请完成以下操作：

• ■ 让项目负责人放轻松，并确保他们知道你不需要他们提供任何东西。如果仅提供逐级上报，则可以跳过此步骤。

1. 让项目负责人知道，你出现在他们面前，是为了告知项目团队正在实施或需要实施，以解决关键项目障碍的解决方案。

2. 让他们知道一切尽在掌握，无需恐慌！

3. 在他们冷静下来聆听之后，简要地描述面临的障碍以及已经开始实施的解决方案。

在此过程中，要牢记三个B原则：简短、精要和及时结束！

在项目负责人提出几个问题，并确保你按要求完成自己的工作之后，这次会面只有两种可能的结果：

1. 项目负责人将感谢你为解决障碍付出的努力，并请你继续按照计划工作。

2. 项目负责人将不同意该解决方案，并向你解释应如何处理。

无论哪种方式，你都将被视为领导者，并被认为充分掌握了与项目相关的信息。项目负责人会很高兴你没有将问题甩给他们。随着时间的流逝，他们会相信你能够不断提出解决方案，这也将减轻他们在遇到这些问题时所承受的压力。最后，无论是哪种情况，项目负责人都将为解决方案做出贡献。不管最终的结果如何，他们都会认为你已经竭尽全力地尝试解决问题。