1.4 办公自动化系统的功能

办公自动化将许多独立的办公职能一体化，并提高了自动化程度，从而提高了办公效率，方便了办公室工作，可以获得更大的效益，创造了无纸化办公的优越环境。办公自动化系统的基本功能如下。

1.4.1 文字处理

文字工作是办公室的主要工作之一，文字处理就是利用计算机来处理文字工作。文字处理的主要功能有以下几点。

1.录入、编辑文字

在文字处理软件中可以任意输入中、英文，并对输入的文字进行各种编辑操作。常见的操作主要包括增加、更改、删除、复制、剪切、粘贴、查找与替换等。并可对已输入完成的段落进行各种版式的设置，还可以进行各种边框和底纹设置，增加文字的观赏性。

2.文档版式编排

当一篇文档的基本输入和编辑完成后，为了更好地进行打印，还需要对该文档进行版式的设计。版式的设计主要包括对文档页面中各种参数的设定、页码格式的设定、分栏的设计以及页眉页脚的设计。

3.表格制作

表格是一种非常直观的表达方式，使用一个表格有时比一段文字更能清楚地说明一个问题，这种简明、直观的表达方式还可以大大增加文档的说服力。在办公自动化系统中不仅可以大量、方便地使用表格，而且可以对使用的表格进行格式化，使表格具有优美的外观。

4.文档的智能检查

在常见的各种文字处理软件中，都内置了基本字典以及自定义的字典，还有各种用户自定义的词库，通过使用这些工具可以对文档进行拼写检查和语法检查，用户可在使用的过程中及时发现错误进行纠正。另外这些工具还可以对文档的格式进行检查。

5.使用模板文档

多个样式通过自由组合形成各种模板。模板是各种文字处理软件的核心功能之一，是多个样式根据实际应用需要自由组合而成。使用模板可以快速改变一个文档的各种格式，Microsoft Office或者WPS系列软件都包含应用模板，如报告、备忘录等，极大地方便了日常使用。

1.4.2 数据处理

数据处理最初是指在计算机中加入单位、企业的信息和数据，现在常用来泛指非科技工程方面的对任何形式的数据资料的各种计算、管理和操作。办公室的中心任务就是处理信息，而最大量的信息就是数据信息。

数据处理是信息处理的基础，它指的是把来自科学研究、生产实践和社会经济活动等各个领域的原始数据，用一定的设备和手段，按一定的目的加工成另一种形式的数据，即利用计算机对数据进行收集、存储、加工、传播等一系列活动的组合。

1.方便快捷的数据录入

一个电子表格可以完成数据的快速录入，而且在录入的过程中还可以灵活地插入数据行或列，对有规律的数据实现自动生成，根据函数生成特定的基于数据表的数据，自动计数等。

2.根据数据快速生成相关图形或图表

图形或者图表能更好地表达数据统计的结果，使统计的数据一目了然。对于有数据的电子表格，可以根据电子表格强大的内嵌功能进行图形或者图表的生成，自由地选择模板生成相关的图形或图表，而且当表格中的数据发生变化时，图形或图表也会根据新的数据发生相应的变化，有利于数据更新。

3.强大的数据统计功能

除了能对数据表进行简单的统计外，电子表格中还设计了各种统计数据的方法。通过使用这些统计方法，可以很方便地制作出工作中需要使用的各种数据统计文件。

1.4.3 语音处理

声音同文字一样是办公活动中最重要的信息形式，具有速度快、使用方便、人人可用等优点。语音处理技术是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换为文字和指令，使计算机具备听觉功能的技术方法。办公自动化系统里语音处理功能如下。

1.声音输入

通过人直接对计算机或其他录音设备讲话，去发布命令或输入文件、数据等信息。

2.语音合成

语音合成是计算机模仿人的语音生成过程，使计算机控制音响设备合成人工语音。目前人工合成语音的可懂度、自然度和保真度都相当好，因此这项技术广泛应用于计算机产品中。

3.语音识别

语音识别是计算机应用人工智能技术将人的语音自动转换为文字和指令，使计算机具备听觉功能的技术方法。语音识别技术可以通过发音方式，发音时的孤立词、连接词或自然语言的连续语音等对语音进行识别。其可识别字符的范围分为大、中、小不同类型；适用对象分为特定人和非特定人系统。特定人系统是指训练与识别适用于同一人，非特定人系统则是指语音样板能适应一组人进行识别，即训练时为特定人，而识别时能适应一组人。

1.4.4 图形和图像处理

将信息转换成图形来描绘，有助于理解复杂情况，加深印象，提高速度。图形是指静态图形或影像，图像则是指随着时间而不断变化的动态图形。图形和图像处理基本功能如下。

1.图形和图像的输入

图形和图像的输入是处理功能的基础。图形和图像输入的方式有很多种，最常见的图形输入方式有：鼠标、数字化图形板、扫描仪等。常见的图像输入方式有：扫描仪、数码相机等。

2.图形和图像的存储和编辑

图形和图像的存储是把经过设备输入的图形或者图像存储到计算机的特殊位置，存储到计算机后就可以对图形或者图像进行编辑，编辑包括图像大小的剪裁、色调的调整、格式的转化等。

3.图形和图像的输出、传送

把图形或者图像在计算机中经过一系列的处理后，需要将它们输出到终端，常见图形和图像的输出方式有打印机等。

4.图形的识别

图形识别指对图形的判定和区分，是图像处理的重要功能，如文字符号的识别、指纹鉴定、癌细胞识别等。

1.4.5 通信功能

办公自动化系统的通信功能实现了办公自动化系统的各个部门真正的即时协同工作，和传统的办公系统相比，可以大大提高办公效率。办公自动化系统的通信功能主要包括以下几个方面：即时提醒、远程通信、远程监控和屏幕互换。

当工作人员远离办公室或出差，而又需要了解单位的某些数据信息时，即可通过网络连接远程计算机，完成相关的办公事宜。

1.4.6 文件处理

文件处理主要是指对文件这一整体形式进行的各种处理，如收发文件管理、文件的输入和存储、邮件处理和文件传输等。

1.收发文件管理

收发文件管理主要负责公文的拟定、收发、审批、归档、查询检索和打印等工作流程的全过程处理。收发文件管理实现内部文档从拟稿、批阅、签发，到最后的整理、归档的发送文件流程的计算机自动化控制，达到文档发送自动化。

2.文件输入和存储

文件输入和存储就是实现对文件的自动输入，并将输入的信息存储起来。典型的文件输入和存储是通过缩微处理设备实现的。

3.邮件处理和文件传输

通信工作是办公活动中工作量最大的一项活动。通信在办公活动中具有非常重要的作用，但又是最薄弱的一个环节。随着计算机技术、通信技术和网络技术的发展，目前，大部分单位的通信采用电子邮件的方式来完成。电子邮件综合了电话和邮政信件的特点，具有电话传递信息快的优点，又可以像信件那样提供文字记录复制的优点。

在企事业单位中，文件处理都是一项重要工作，其特点是繁琐、工作量大而且对文件有不同的保密级别要求，责任重大。然而传统手工的文件处理效率低、耗材大，并且占用工作人员大量的时间用于分发、追踪和催办等工作。随着办公自动化和远程办公的要求越来越高，传统方式已经远远满足不了工作的需要，办公自动化系统的文件处理系统真正实现了数字化办公，大大提高了工作效率，主要功能有以下两个方面。

（1）资源共享

利用办公自动化系统的网络可以使内部成员方便地共享文件，经过授权的用户可以快速访问网络资源来获取文件。

（2）文件处理流程系统化

在传统的文件处理流程中，需要经过专门的人员去分发或催办文件的处理，而在办公自动化系统的文件处理系统中，可以通过基于办公自动化系统网络的文件处理系统，真正实现网络化的流畅流程，大大缩减了文件处理的时间。

1.4.7 电子日程管理

电子日程管理是单位或公司对某个部门或个人的工作规划，是一个企业和单位工作中的重要部分。办公自动化系统中的电子日程管理主要包括：部门日程管理、职员日程管理、工作进程管理、工作周报、工作月报。

电子日程管理具有最优化的时间管理，合理安排会议时间，有效地指示人们使用日程表以及实现对会议室及其他办公设备的有效管理等优点。

1.4.8 电子行文办理

电子行文办理是办公自动化系统的重要组成部分，通过网络和计算机，借助于电子邮件和文字处理功能，实现对公文办理的电子化，大大提高了行文办理的效率。

一个行文传输过程应包括：文件的接收（又称收文）、登记、印刷、分办、交换、催办、传阅，以及拟稿、审校、发文、统计、归档、销毁等环节。

电子行文办理功能主要包括：行文无纸流转，实现行文自动转入和标引，实现会议计划，通知等功能，实现信息的采集功能，实现事务督办流程。

1.4.9 视频会议

视频会议系统是通过网络通信技术来实现的虚拟会议，是目前支持人们远距离进行实时信息交流与共享、开展协同工作的应用系统。它能实现不同区域的参与性、即时性、交互性、安全性和可靠性等。通过远程视频会议系统召开网络会议规模可大可小，灵活方便。对于大规模的会场型会议，可以通过投影仪和大屏幕显示系统显示各个会场的图像，可以在同一屏幕显示多方的视频图像，而且视频和语音都非常清晰、流畅。对于人数不多的小型会议，参会者无需到专门的会议室，通过使用自己的办公计算机就可开会，效果同样出色。

远程视频会议系统还提供强大的会议辅助功能，可以很好地支持包括 Word、Excel、Power Point、Access 等任何软件和桌面的共享以及远程控制，同时提供强大的电子白板和文件分发功能。

视频会议应具有以下基本功能：①实时音视频广播；②能查看视频；③使用电子白板；④显示系统消息；⑤进行会议投票；⑥发送文件；⑦程序共享；⑧会议录制；⑨系统设置；⑩用户管理等功能。

视频技术带来的“便利、效率的提高、成本的控制”已经深入人心。随着中国宽带建设的推进，视频技术的更新发展，系统成本的进一步降低，视频会议将得到更广泛的普及。