1.1 如何制作一份优秀的PPT

本节视频教学时间：6分钟

在介绍PowerPoint之前，首先通过几张幻灯片页面来了解一下什么是优秀的PPT。

1.1.1 优秀的PPT能带给你什么

当前，PPT在工作和学习中的使用频率越来越高，其重要性也越来越凸显。比起动辄几十页的Word文件，几页就能展示要点，并提供更丰富的视觉化表达方式的PPT成为更多人士的首选。一个优秀的PPT能给使用者和观众带来双重的成功与收获。

一份优秀的PPT报告，可以打造一鸣惊人的效果，有效帮助用户提高工作效率。通常，做幻灯片是为了工作需要，为了客户需要。精彩的PPT报告，可以实现有效沟通、使观众容易接受，从而帮助作报告的人取得好的工作成绩，在职场上一步一步走向成功！

1.1.2 优秀PPT的关键要素

一个优秀的PPT往往具备以下4个要素。

1.目标明确

制作PPT通常是为了追求简洁、明朗的表达效果，以便有效地协助沟通。因此，一个优秀的PPT必须先确定一个合理明确的目标。

明确了目标，在制作PPT的过程中就不会偏离主题，制作出多页无用内容的幻灯片，也不会在一个文件里面讨论多个复杂问题。

2.形式合理

PPT主要有两种用法：一是辅助现场演讲的演示，二是直接发送给观众自己阅读。要保证达到理想的效果，就必须针对不同的用法选用合理的形式。

如果制作的PPT用于演讲现场，就要全力服务于演讲。制作的PPT要多用图表和图示，少用文字，以使演讲和演示相得益彰。此外，还可以适当地运用特效及动画等功能，使演示效果更加丰富多彩。

发送给多个人员阅读的演示文稿，必须使用简洁、清晰的文字引领读者理解制作者的思路。

3.逻辑清晰

制作PPT的时候既要使内容齐全、简洁、清晰，又必须建立清晰、严谨的逻辑。做到逻辑清晰，可以遵循幻灯片的结构逻辑，也可以运用常见的分析图表法。

在遵循幻灯片的结构逻辑制作幻灯片时，通常一个PPT文档会包括10～30张幻灯片，有封面页、结束页和内容页等。制作的过程中必须严格遵循大标题、小标题、正文、注释等内容层级结构。

运用常见的分析图表法可以便于带领观众共同分析复杂的问题。常用的流程图和矩阵分析图等可以帮助排除情绪干扰，进一步理清思路和寻找解决方案。通过运用分析图表法可以使演讲者的表述更清晰，也更便于观众理解。

4.美观大方

要使制作的PPT美观大方，具体可以从色彩和布局两个方面进行设置。

色彩是一门大学问，也是一个很感观的东西。PPT制作者在设置色彩时，要运用和谐但不张扬的颜色搭配。可以使用一些标准色，因为这些颜色都是大众容易接受的颜色。同时，为了方便辨认，制作PPT时应尽量避免使用相近的颜色。

幻灯片的布局要简单、大方，将重点内容放在显著的位置，以便观众一眼就能够看到。

1.1.3 我做的PPT为什么得不到好评

PPT是否优秀的关键在于其设计思维，一个没有理解PPT设计思维的制作者做出的PPT往往是得不到好评的。

做不出好的PPT，其原因往往在于对幻灯片的用途、思路和逻辑认识得不够清晰，没有使用有效的材料或对汇报材料不够熟悉，表达方式不够好，缺乏感官意识上的美感等。

总结起来，一个好的PPT制作的时候要做到“齐、整、简、适”。相对来说，一个得不到好评的PPT有犯许多种错误的可能，但其共同点都是“杂、乱、繁、过”。这里简单举例介绍几种情况。

⑴ 使用大量密布的文字来表达信息。

⑵ 文字颜色与背景色过于近似，如下图中的描述部分的文字颜色不够清晰。

⑶ 使用与内容不相关的图片。

1.1.4 站在观众的角度设计PPT

整个报告过程中，演讲者是主角，PPT只能是配角。而无论主角还是配角，都应以观众为核心，每一次激情演绎，主配角的每一次配合，都为打动观众而为。在制作PPT的过程中，不应只在乎自己的感受，而应学会换位思考，站在观众的角度去审视这个PPT。

1.文字不要过多

过多的文字会给观众造成“看”的负担，从而影响“听”的效果，失去了演讲的意义。 PPT中提供的信息量越大，观众记住的信息量就越少。不要一味地想着你要说什么，而要考虑观众希望看到什么。 相反，较少的文字比大量文字的PPT更容易让观众有效掌握和吸收内容。

2.不要过于复杂

复杂对观众的理解能力是一种挑战，而简洁对制作者的提炼能力是一种挑战。 人的大脑都偏爱简单，PPT中的信息量过度复杂，观众就会失去浏览的兴趣。所以在制作 PPT时，不仅要想别人看到的是什么，还要想想别人看到后是否可以产生一致的理解。