4.3 采用记录单输入数据
记录单是Excel提供的一种输入数据的简捷方法，可以一次输入一个完整的信息行（称作“记录”）。使用记录单添加记录时，每一列必须有列标题，Excel将依据这些标题生成记录单中的字段。
4.3.1 添加“记录单”命令
默认情况下，在Excel 2019的菜单功能区找不到“记录单”命令。执行以下操作步骤，可将“记录单”命令添加到快速访问工具栏。
（1）单击标题栏上的“自定义快速访问工具栏”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“其他命令”，打开“Excel选项”对话框。
（2）在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“不在功能区中的命令”，然后在命令列表中单击“记录单”命令，如图4-51所示。
图4-51 选择“记录单”命令
（3）依次单击“添加”按钮
和“确定”按钮，关闭对话框。此时，在快速访问工具栏上可以看到“记录单”命令按钮，如图4-52所示。
图4-52 添加的“记录单”命令按钮
4.3.2 添加记录
使用记录单添加数据记录的方法如下：
（1）在单元格区域输入列标题。
例如，在单元格区域A8：D8输入文本，并选中单元格区域A8：D8，如图4-53所示。
（2）在快速访问工具栏上单击“记录单”按钮
，弹出如图4-54所示的对话框，询问是否将选定区域的首行作为标签。
图4-53 输入记录单的列标题
图4-54 询问是否将选定区域的首行作为标签
（3）单击“确定”按钮，弹出如图4-55所示的空白记录单，选定区域的文本作为字段标题，且字段标题的右侧均对应一个空白的文本框。
图4-55 记录单
注意
记录单最多能同时显示32个字段。
（4）在文本框中分别输入数据。
（5）单击“新建”按钮，或按Enter键，即可将输入的记录添加到工作表中，并且记录单显示为空，等待输入下一条记录。
提示：
在添加记录时，如果要撤销所做的修改，可以单击记录单中的“还原”按钮。
（6）按照上一步同样的方法，添加其他记录。
（7）单击记录单中的“关闭”按钮，即可完成数据的输入。
4.3.3 修改、删除数据
如果对添加的记录不满意，可以进行修改或删除操作。
（1）单击数据表中的任意一个单元格。
（2）单击快速访问工具栏上的“记录单”按钮
，打开对应的记录单，如图4-56所示。
（3）拖动滚动条，或单击“上一条”“下一条”按钮找到需要修改的记录。
教你一招：
单击记录单中的滚动箭头，可以逐条浏览记录；单击箭头之间的滚动条，可每次移动10条记录。
（4）修改信息后，按Enter键更新记录，并移到下一条记录。
（5）如果要删除记录，在记录单中选定要删除的记录，然后单击“删除”按钮，弹出如图4-57所示的信息提示框。单击“确定”按钮，即可删除选定的记录。
图4-56 记录单
图4-57 确认是否删除
注意
使用记录单删除的记录将被永久删除，不能通过“撤销”命令恢复。
（6）完成修改或删除后，单击“关闭”按钮更新显示的记录并关闭记录单。
上机练习——建立商品进货管理表
4-2 上机练习——建立商品进货管理表
练习目标
本节练习使用记录单制作一个商品进货管理表。通过对操作步骤的详细讲解，读者可掌握使用记录单建立数据列表、修改记录的操作方法和注意事项。
设计思路
首先输入数据表的标签行，然后打开记录单，依次输入各个字段对应的值；接下来将输入的数据添加到工作表中，并新建一条空白记录，输入其他记录；最后使用记录单修改数据有误的记录，结果如图4-58所示。
图4-58 商品进货管理表
操作步骤
（1）新建一个空白的工作簿，将工作表“Sheet1”重命名为“进货管理表”。然后在A1：F1单元格区域分别输入：“订购号码”“交货厂商”“品名”“单价”“数量”“费用”，如图4-59所示。
图4-59 输入标题
（2）选中A1单元格，单击快速访问工具栏上的“记录单”按钮，弹出一个对话框，询问是否将选定区域的首行作为标签。单击“确定”按钮，弹出如图4-60所示的记录单。
（3）在对话框中从上至下分别输入数据：“S001”“天成沙发厂”“沙发”“1000”“3”“3000”，如图4-61所示。
图4-60 “进货管理表”记录单
图4-61 输入记录
（4）单击右侧的“新建”按钮，即可将输入的数据添加到工作表中，如图4-62所示，同时新建一条空白记录。
图4-62 添加记录
（5）按照同样的方法，在空白记录单的各个文本框中依次输入数据，然后单击“新建”按钮，添加其他记录。添加完所有记录之后，单击“关闭”按钮，此时的数据表如图4-63所示。
图4-63 添加完数据的工作表
记录添加完毕后，发现“桌子”的数量弄错了，接下来修改记录。
（6）修改记录。选中数据列表区域中的任意一个单元格，在快速访问工具栏上单击“记录单”按钮，弹出“进货管理表”记录单，如图4-64所示，默认显示工作表的第一条记录。
（7）单击“下一条”按钮，直到显示要修改的信息。将数量改为“10”，费用改为“6000”，如图4-65所示，单击“关闭”按钮完成修改。
图4-64 打开记录单
图4-65 修改记录
此时，工作表中的记录也随之更新，如图4-58所示。