4.2 编辑文本
本节介绍在Word中很常用的编辑文档的操作，包括选择、复制、粘贴、查找和替换等。熟练掌握这些操作是快速编辑文档的基础，可以节省时间，提高文本编辑效率。
4.2.1 选取文本
在编辑文本之前，必须选取需要操作的文本，被选取的文本将以黑底白字的高亮形式显示在屏幕上，这样就很容易与未被选取的部分区分开来。当选取文本后，我们所做的所有操作就只作用于选定的部分了。下面介绍几种最常用的文本选取方式。
1．用鼠标选取文本
鼠标是选择文本的出色工具。可以通过双击一个词来选择，还可以通过按住鼠标左键并将它拖过一段文本来选择这些文本，当目标文本区变为高亮显示时就完成了对文本的选定。
使用鼠标选择文本取决于鼠标指针是在文档中，还是沿着位于文档左边的选择条。选择条位于文档窗口左边界的白色区域，即在文本段落开始之前。当把鼠标指针放在选择条上时，鼠标指针将变成
形状，这与鼠标指针在文本中所呈现的“I”形标记明显不同。从选择条中选择句子和段落将使选择一行或整个文档的过程变得很简单。
选取一个单词：双击该单词。
选取任意文本：把“I”形的鼠标指针指向要选取的文本开始处，按住左键并扫过要选取的文本，当拖动到选取文本的末尾时，松开鼠标左键。
选取一句：这里的一句是以句号为标记的。按住Ctrl键，再单击句中的任意位置即可选中。
选取连续区域的文本：先把光标插入点移到要选取文本的开始处，然后按住Shift键不放，单击要选取文本的末尾，可以实现连续区域文本的选择。这种方法更适合于跨页内容的选取，如图4-44所示。
图4-44 选取连续区域的文本
选取分散的文本：先拖动鼠标选中第一个文本区域，再按住Ctrl键不放，拖动鼠标选择其他不相邻的文本，选择完成后释放Ctrl键，结果如图4-45所示。
图4-45 选取分散的文本
选取一行文本：单击这行左侧的选取栏，如图4-46所示。
图4-46 选取一行文本
选取连续多行文本：将鼠标指针移到第一行左侧的选取栏中，按住鼠标左键在各行的选取栏中拖动。
选取一段：双击该段左侧的选取栏，也可连续三击该段中的任意部分。
选取多段：将鼠标指针移到第一段左侧的选取栏中，双击选取栏并在其中拖动。
选取整篇文档：按住Ctrl键，再单击文档中任意位置的选取栏。
纵向选取文本：按住Alt键同时拖动鼠标，如图4-47所示。
图4-47 纵向选取文本
2．用键盘选取文本
用鼠标选取文本固然方便，但是不容易选择准确，尤其是在要选取大量文本的情况下，因此可以通过键盘来选取文本。下面介绍用快捷键选取文本的方法。
1）用键盘选取文本时常用的快捷键组合
选择光标左、右的一个字符：Shift+“←”键，Shift+“→”键。
选择光标上、下的一行文本：Shift+“↑”键，Shift+“↓”键。
选择光标左、右的一个单词：Shift+Ctrl+“←”键，Shift+Ctrl+“→”键。
选择光标到所在行首、尾的文本：Shift+Home键，Shift+End键，如图4-48和图4-49所示。
选择光标到文档开始、结尾的文本：Shift+Ctrl+Home键，Shift+Ctrl+End键。
选择整篇文档：Ctrl+A键。
图4-48 选择光标到所在行首的文本
图4-49 选择光标到所在行尾的文本
2）F8键
选择小范围文本时，可用按下鼠标左键来拖动，但对于大面积文本（包括其他嵌入对象）的选中、跨页选中或在选中后需要撤销部分选中范围时，单用鼠标拖动的方法就显得难以控制。此时使用F8键的扩展选择功能就非常有必要。
在Word文档中按F8功能键将开启Word中的“扩展（选择）”特性。Word状态栏中将显示“扩展式选定”，如图4-50所示。按Esc键将退出扩展状态，也可双击状态栏上的“扩展式选定”改变状态。
在“扩展式选定”模式下可以通过键盘上的上、下、左、右键选择文本。这种选择文本的方法是从插入点开始的，按不同的键则向不同的方向选择文本。按Enter键将选择插入点之后的整个段落。具体使用方法及结果如下。
在键盘上按“↑”方向键，则选中从插入点光标开始向左的本行文本和上一行文本。
在键盘上按“↓”方向键，则选中从插入点光标开始向右的本行文本和下一行文本。
在键盘上按“←”方向键，则从插入点光标开始向左逐字选中文本。
在键盘上按“→”方向键，则从插入点光标开始向右逐字选中文本。
在键盘上按Enter键，则选中插入点之后的整个段落。
图4-50 开启F8功能键
此外也可以通过按F8功能键选中Word 2019文档中的文本。
按1下F8键：设置选取的起点。
连续按2下F8键：选取一个字或词。
连续按3下F8键：选取一个句子。
连续按4下F8键：选取一段。
连续按5下F8键：选中当前节（如果文档中没有分节则选中全文）。
连续按6下F8键：选中全文。
3．取消文本的选定
如果我们发现所选定的文本并不是所需要的，那么就要取消文本的选定状态，使它正常显示在屏幕上。
利用鼠标取消文本的选定，只要在选定文本的任意位置单击即可。
利用键盘取消文本的选定，只要按“→、←、↑、↓”四个箭头键，或者按PageUp、PageDown、Home、End键，注意应把插入点移到文本相应的位置。
4.2.2 插入和改写
Word中提供了两种输入文本的模式，一种是插入，另一种是改写。
1．插入模式
进行文档编辑时，如果需要在文档中插入新的内容，只需要在“插入”模式下，把插入点光标定位到需要插入文字的位置，Word就会把输入位置后面的文本内容后移，为新字符提供空间。如图4-51所示，将光标插入点定位在“员工”前面，输入文本“新进”后，可以看到输入的文字直接插在了“员工”前面，后面的文本按顺序后移。
图4-51 插入文字
2．改写模式
如果我们想删除文档中某些觉得不满意的或者错误的文本，只需要在“改写”模式下，将插入点光标放置到需要改写的文字前面，输入的文字将逐个替代其后的文字。如图4-52所示，仍然将光标插入点定位在“员工”前面，输入文本“新进”后会发现输入的文字替换掉了“员工”二字，而后面的文本位置却没有发生改变。
插入模式与改写模式之间的切换方法具体如下。
方法一：按键盘上的Insert键，就可以在“插入”和“改写”两种编辑模式下切换。
方法二：右击状态栏，在弹出的快捷菜单中选中“改写”复选框，如图4-53所示，在状态栏上就显示出了输入状态，如图4-54所示，表明当前为插入状态。单击状态栏上的“插入”，就可进入“改写”模式了。
图4-52 改写文字
图4-53 显示输入状态
图4-54 “插入”输入状态
方法三：在“文件”选项卡的“选项”列表中选择“高级”选项，在“编辑选项”列表中选中“使用改写模式”复选框即可；如果选用插入模式，只要取消选中“使用改写模式”复选框即可，如图4-55所示。
图4-55 设置输入模式切换
提示：
在“插入”模式下，新输入的文本将增加到插入点原来的位置，原来位于插入点后的字符只是向后移动了。在“改写”模式下，新输入的文本将改写原来插入点所在的位置，原来位于插入点后的字符被删除，所以这样并不是插入点后的所有文本都向右移动。
4.2.3 移动、复制、粘贴
移动、复制和粘贴是编辑文本时最常用的操作。熟练使用这3个操作可以加快文本的编辑速度，大大提高工作效率。
1．移动文本
在编辑文档的过程中，如果需要将某个词语或段落移动到其他位置，可通过剪切|粘贴操作来完成。当对文本进行剪切后，原位置上的文本将消失不见，需要用户在新的位置上实行粘贴操作，才可以将原文本显示在新的位置上。
具体操作如下。
（1）选取需要剪切的内容。
（2）单击“开始”选项卡“剪贴板”功能组中的“剪切”按钮
，如图4-56所示。或在选中要剪切的文本后右击，在弹出的快捷菜单中选择“剪切”命令，如图4-57所示。
图4-56 单击剪切按钮
图4-57 选择快捷菜单中的“剪切”命令
（3）将光标移至插入点，单击“开始”选项卡“剪贴板”功能组中的“粘贴”按钮
，剪切文本效果如图4-58所示。
图4-58 剪切文本效果
2．复制文本
当输入的内容与已有的内容相同时，可通过复制|粘贴操作提高工作效率。复制文本的操作与移动文本类似，不同的是选定的文本不会被删除。
（1）选取需要复制的文本。
（2）单击“开始”选项卡“剪贴板”功能组中的“复制”按钮
，如图4-59所示，或选中要复制的文本后右击，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令，如图4-60所示。
图4-59 单击“复制”按钮
图4-60 选择快捷菜单中的“复制”命令
（3）将光标移至插入点，单击“开始”选项卡“剪贴板”功能组中的“粘贴”按钮
，复制文本效果如图4-61所示。
3．粘贴文本
粘贴就是将剪切或复制的文本粘贴到文档中其他位置。选择不同的粘贴文本的类型，粘贴的效果将不同。当需要完成粘贴操作时，可以利用“粘贴选项”按钮
轻松地选择粘贴内容的类型。单击“粘贴选项”按钮下方的下拉按钮
，可以看到粘贴的类型主要包括4种：保留源格式
、合并格式
、图片
和只保留文本
，如图4-62所示。各粘贴类型的功能如下所述。
图4-61 复制效果
保留源格式：粘贴后的文本保留其原来的格式，不受新位置格式的限制。
合并格式：不仅可以保留原有格式，还可以应用当前位置中的文本格式。
图片：将文本粘贴为图片格式。
只保留文本：无论原来的格式是什么样的，粘贴文本后，只保留文本内容。
如果这4个选项都不能满足要求，可以单击“剪贴板”功能组中的“粘贴”按钮下方的下拉按钮，选择“选择性粘贴”选项，弹出“选择性粘贴”对话框，如图4-63所示，然后选择一种需要的格式。
图4-62 粘贴选项
图4-63 “选择性粘贴”对话框
Microsoft Word文档对象：以Word对象的方式嵌入目标文档中，此后在目标文件中双击该嵌入的对象时，该对象将在新的Word窗口中打开，对其进行编辑的结果同样会反映在目标文件中。
带格式文本（RTF）：粘贴为RTF格式的文本，即与复制对象的格式一样。
无格式文本：粘贴不带任何格式（如字体、字号）的纯文本。
图片（增强型图元文件）：将复制的内容作为增强型图元文件（EMF）粘贴到Word中。
HTML格式：以HTML格式粘贴文本。
无格式的Unicode文本：粘贴不带任何格式的纯文本。
提示：
选中文本后，按Ctrl+X键执行剪切命令；按Ctrl+C键执行复制命令；按Ctrl+V键执行粘贴命令。
4.2.4 撤销、恢复与重复操作
在编辑文档时如果出现了误操作可以使用撤销操作和重复操作来避免。Word会自动记录最近的一系列操作，这样我们可以方便地撤销前几步的操作、恢复被撤销的操作或是重复刚作的操作。
当我们每次插入、删除、移动或者复制文本时，Word都会将每一步操作和内容变化记录下来，以后可以进行多次撤销和重复在文档中所作的修改。Word的这种暂时存储能力使撤销与重复变得十分方便。
1．撤销操作
常用的撤销操作主要有以下几种。
（1）在快速访问工具栏中单击“撤销”按钮
，撤销上一次的操作。单击该按钮右侧的下拉按钮，可以在弹出的下拉列表框中选择要撤销的操作，如图4-64所示。
图4-64 “撤销”按钮下拉列表框
（2）按快捷键Ctrl+Z，可以撤销上一个操作，继续按该组合键可以撤销多个操作。
2．恢复操作
恢复操作可以取消之前的撤销操作。常用的恢复操作主要有以下几种。
（1）在快速访问工具栏中，单击“恢复”按钮
，可以恢复被撤销的上一次操作。
（2）按快捷键Ctrl+Y，可以恢复被撤销的上一个操作，继续按该组合键可以恢复被撤销的多个操作。
3．重复操作
在没有进行任何撤销操作的情况下，“恢复”按钮
会显示为“重复”按钮
，单击“重复”按钮或者按F4键，可重复执行最后的编辑操作。
提示：
如果无法重复上一项操作，“重复”命令将变为“无法重复”。
4.2.5 删除文本
在编辑文本的过程中，可能会输入一些错误或者多余的文字，而需要对其进行删除。删除文本的操作方法如下。
（1）在Word中删除文本只需按BackSpace键或Delete键，其中按BackSpace键删除光标前的一个字符，而按Delete键则删除光标后的一个字符。
（2）要删除大块的文本，可以先选取文本块，然后按Delete键或者BackSpace键。
（3）选取文本，单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮将选定的文本删除。
（4）按Ctrl+BackSpace组合键，可以删除光标插入点前一个单词或短语。
（5）按Ctrl+Delete组合键，可以删除光标插入点后一个单词或短语。
提示：
使用“剪切”按钮是把文本从文档中删除后，再存放到剪贴板上，用于以后粘贴到其他位置；而按Delete键是直接把所选定的文本彻底删除。
4.2.6 查找与替换
当需要查找某个特定的内容，或者在找到这些内容之后还需将其替换为另外的内容时，就可以使用Word 2019的“查找和替换”功能来提高工作效率。可以使用“导航”窗格，也可以利用“查找和替换”对话框。此外，还可以利用“智能查找”功能，帮助用户直接在Word文档中打开网页进行查询，这省去了上网查询的麻烦。
1．查找功能
第一种方法：利用“导航”窗格查找。
（1）在“开始”选项卡的“编辑”功能组中单击“查找”按钮，在文档编辑区左侧会弹出“导航”窗格；也可以直接按Ctrl+F键快速打开“导航”窗格，如图4-65所示。
（2）在“导航”窗格的搜索框中输入所要查找的内容，Word会自动在文档编辑区中以黄色高亮显示查找到的文本，如图4-66所示。
图4-65 “导航”窗格
图4-66 输入搜索文本
在搜索框的下方显示搜索到的数量，可以通过
或
按钮逐条查看。所有搜索结果以列表方式出现在搜索框下方的“结果”选项卡中，单击其中某一条搜索结果，文档中也会随之定位在相应的位置，如图4-67所示。
（3）单击“导航”窗格搜索框右侧的下拉按钮
，在弹出的下拉列表框中选择“选项”命令，如图4-68所示，打开“‘查找’选项”对话框，如图4-69所示。用户可以通过设置一些相应的查找选项，定制所需的查找条件，从而更加方便、快捷地查找所需要的内容；也可以在下拉列表框中选择Word其他类型的内容，如图形、表格、公式等对象。
部分选项的具体功能如下。
“区分大小写”复选框：查找时区分大小写。
“全字匹配”复选框：查找符合条件的完整单词，而不是某个单词的局部。
“使用通配符”复选框：查找输入的通配符、特殊字符或特殊查找操作符。
图4-67 查找文本
图4-68 “查找”选项
图4-69 “查找”对话框
“同音（英语）”复选框：查找发音相同而拼写不同的英文单词。
“查找单词的所有形式（英语）”复选框：查找英文单词的所有相同形式。
“区分前缀”复选框：查找所有具体前缀的英文单词。
“区分后缀”复选框：查找所有具体后缀的英文单词。
“区分全/半角”复选框：查找时区分全角和半角。
第二种方法：利用“高级查找”功能查找。
在Word 2019中使用高级查找功能不仅可以在文档中查找普通的文本，还可以查找特殊格式的字符和段落，大大提高文档的编辑效率。
在“导航”窗格搜索框右侧的下拉列表框中选择“高级查找”命令，如图4-70所示，弹出如图4-71所示的“查找和替换”对话框。
在“查找和替换”对话框中，切换到“查找”选项卡，如图4-72所示。在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，单击“更多”按钮，在展开的对话框中可以设置查找的高级选项，此时“更多”按钮变为“更少”按钮，如图4-73所示。
图4-70 选择“高级查找”命令
图4-71 “查找和替换”对话框
图4-72 选择“高级查找”命令
图4-73 单击“更多”按钮
图4-74 选择“智能查找”命令
“搜索”下拉列表框：用来选择文档的查找范围。选择“全部”选项，将在整个文本中进行查找；选择“向下”选项，将从光标定位点处向下进行查找；选择“向上”选项，将从光标定位点向上进行查找。
“格式”按钮：单击右侧的下拉按钮，可以在下拉列表框中选择查找文本的格式。
“特殊格式”按钮：单击右侧的下拉按钮，可以在下拉列表框中选择需要查找的特殊字符。
提示：
在要查找内容的文档中，打开“开始”选项卡的“编辑”功能组，单击“查找”选项右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表框中选择“高级查找”命令，也可以打开“查找和替换”对话框。
第三种方法：利用“智能查找”功能查找。
在计算机联网的情况下，就可以通过智能查找功能直接在文档中进行查询，省去了上网查询的麻烦。具体使用方法如下：
（1）先选择需要查询的文本，然后右击。
（2）在弹出的快捷菜单中选择“智能查找”命令，如图4-74所示。
（3）Word程序开始自动联网查询，完成查询后将在右侧的“智能查找”窗格中显示查询结果。
（4）在查询结果中单击某条结果，将自动打开浏览器，并在浏览器中显示更加详细的介绍。
2．替换功能
（1）在“开始”选项卡的“编辑”功能组中单击“替换”按钮，如图4-75所示，或者单击“导航”窗格搜索框右侧的下拉按钮，从弹出的下拉列表框中选择“替换”命令，如图4-76所示，打开“查找和替换”对话框，并切换到“替换”选项卡，如图4-77所示。
图4-75 单击“替换”按钮
图4-76 选择“替换”命令
图4-77 “查找和替换”对话框
（2）在“替换为”文本框内输入需要的替换内容，单击“更多”按钮可以定制替换条件，更加方便快捷地完成替换，如图4-78所示。
（3）全部替换完成后，会弹出替换提示框，如图4-79所示。
图4-78 替换文本
图4-79 替换完成提示框
（4）单击“确定”按钮，返回至“查找和替换”对话框，单击“关闭”按钮，返回文档窗口。
提示：
按快捷键Ctrl+H、Ctrl+G、F5可以快速打开“查找和替换”对话框，再进行相应的切换。
4.2.7 语法和拼写检查
输入文档时难免会出现拼写或语法错误，校对长篇文档是很烦琐的操作。使用Word提供的拼写和语法检查工具可以大大提高文档校对效率。Word 2019默认在文本输入时自动进行拼写和语法检查的相关操作。
1．检查中英文语法和拼写
如果正在输入或编辑的Word文档中包含有红色、蓝色或绿色的波浪线，说明该文档中存在拼写或语法错误。此时，利用Word提供的“拼写和语法”功能，可以快速完成文档的检查，具体操作方法如下。
（1）将光标定位在文档的开始处。
（2）单击“审阅”选项卡“校对”功能组中的“拼写和语法”按钮
，如图4-80所示。
图4-80 单击“拼写和语法”按钮
（3）Word将从文档开始处自动进行检查，定位到第一个有拼写和语法错误的地方，并在文档右侧打开“校对”窗格，如图4-81所示，我们在对有错误的拼写和语法进行修改后，即可查找下一个错误。在“校对”窗格中，单击功能扩展按钮
，弹出图4-82所示的列表，根据实际需要可以选择相应的建议修改选项。如果认为内容没有错误，可以选择“校对”窗格中的“忽略”（或者“全部忽略”）命令。
此外，还可以使用标记下划线这种方式来实现文档中的拼写与语法检查，只要右击下划线，就可以根据弹出的快捷菜单中的提示信息进行修改，如图4-83所示。
提示：
在使用快捷菜单进行拼写和语法检查时，若选择“忽略一次”命令，此时文档中的红色或蓝色下划线将自动消失，表示用户忽略修改此处错误。
2．设置检查选项
Word 2019默认具有自动检查拼写错误的功能，如果我们输入和编辑的文档涉及一些专业性较强的专业词汇、特殊拼写和特殊语法时，Word软件会给出语法或者拼写的错误判断，并在下方画上红色或蓝色的波浪线提醒更正。当再次输入或编辑的时候，还会出现同样的问题，从而给我们的文本编辑带来一些不便，这时我们可以通过重新设置检查选项，暂时关闭自动检查拼写和语法的功能。具体操作如下：
图4-81 “校对”窗格
图4-82 “拼写检查”窗格
图4-83 快捷方式
（1）单击“文件”选项卡，在弹出的菜单选项中选择“选项”命令，打开“Word选项”对话框。
（2）选择“校对”选项卡，在“在Word中更正拼写和语法时”选项区中，取消选中“键入时检查拼写”和“键入时标记语法错误”复选框，如图4-84所示。
（3）单击“确定”按钮，即可关闭自动检查拼写和语法功能。
此外，右击Word 2019工作界面的状态栏，从弹出的快捷菜单中取消选中“拼写和语法检查”复选框，如图4-85所示，也可以关闭拼写与语法检查功能。
图4-84 “校对”选项卡
图4-85 取消“拼写和语法检查”命令