1.5 文档批注与修订

1.5.1 批注与修订的概念

批注是文档的审阅者为文档附加的注释、说明、建议、建议、意见等信息，并不对文档本身内容进行修改。批注通常用于表达审阅者的意见或对文档内容提出质疑。

修订是显示对文档所做的诸如插入、删除或其他编辑更改操作的标记。启用修订功能后，审阅者的每一次编辑操作，如插入、删除或格式更改等都会被标记出来，用户可根据需要接受或拒绝每处的修订。只有接受修订后，对文档的编辑修改才生效；否则，文档内容保持不变。

1.5.2 批注与修订的设置

用户在对文档内容进行有关批注与修订操作之前，可以根据实际需要事先设置批注与修订的用户名、位置、外观等内容。

1．用户名设置

在文档中添加批注或进行修订后，用户可以查看到批注者和修订者名称，批注者和修订者名称默认为安装Office软件时注册的用户名。可以根据需要，对用户名进行设置。

具体操作步骤如下：

（1）在“审阅”选项卡的“修订”组中，单击“修订”下拉按钮，在弹出的下拉列表框中选择“修改用户名”选项，将打开“Word选项”对话框。此外，在工具栏任意空白处单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“自定义功能表”命令，或者在“文件”选项卡中单击“选项”命令，也可打开“Word选项”对话框。

（2）在打开的“Word选项”对话框中，单击“常规”选项，在“用户名”后面的文本框中输入新用户名，在“缩写”后面的文本框中修改用户名的缩写，单击“确定”按钮，使设置生效。

2．位置设置

在Word文档中，添加的批注位置默认为文档右侧。对于修订，直接在文档中显示修订位置。批注及修订还可以设置成以“垂直审阅窗格”或“水平审阅窗格”形式显示。

在“审阅”选项卡的“修订”组中，单击“显示标记”按钮，将弹出下拉列表框，选择“批注框”中的某种显示方式（可选择“在批注框中显示修订”“以嵌入式显示所有修订”或“仅在批注框中显示批注和格式”之一）进行设置。

在“审阅”选项卡的“修订”组中，单击“审阅窗格”按钮，将弹出下拉列表框，选择“垂直审阅窗格”选项，将在文档的左侧显示批注和修订的内容。若选择“水平审阅窗格”选项，将在文档的下方显示批注和修订的内容。

3．外观设置

外观设置主要是对批注和修订标记的颜色、边框、大小等进行设置。在“审阅”选项卡的“修订”组中，单击“修订”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“修订选项”选项，弹出“修订选项”对话框，如图1.50所示。根据实际需要，可以对相应选项进行设置，单击“确定”按钮，完成设置。

1.5.3 批注与修订操作

1．批注

1）添加批注

操作方法：在文档中选择要添加批注的文本，在“审阅”选项卡的“批注”组中，单击“新建批注”按钮。选中的文本将被填充颜色，并且用一对括号括起来，旁边为批注框，直接在批注框中输入批注内容，再单击批注框外的任何区域，即可完成添加批注操作。

2）查看批注

在查看批注时，用户可以查看所有审阅者的批注，也可以根据需要分别查看不同审阅者的批注。

添加批注后，将光标移至文档中添加批注的对象上，光标附近将出现浮动窗口，窗口内显示添加批注的作者、批注日期和时间以及批注的内容。其中，批注者名称为安装Office软件时注册的用户名。

在“审阅”选项卡的“批注”组中，单击“上一条”或“下一条”按钮，可使光标在批注之间移动，以查看文档中的所有批注。

文档默认显示所有审阅者添加的批注，可以根据实际需要仅显示指定审阅者添加的批注。在“审阅”选项卡的“修订”组中，单击“显示标记”按钮，弹出下拉列表框，指向“审阅者”，会显示文档的所有审阅者，取消或选择审阅者前面的复选框，可实现隐藏或显示选定的审阅者的批注。

3）编辑批注

如果对批注的内容不满意，还可以进行编辑修改。操作方法：单击要修改的某个批注框，即可直接进行修改；修改后，单击批注框外的任何区域，完成批注的编辑修改。

4）隐藏批注

操作方法：在“审阅”选项卡的“修订”组中，单击“显示标记”按钮，在弹出的下拉列表框中单击“批注”选项前面的选中标记即可实现隐藏功能。若要显示批注，再次单击可选中此项功能。

5）删除批注

将文档中的批注进行删除，可以选择性删除单个或多个批注，也可以一次性删除所有批注。

2．修订

1）打开或关闭文档修订功能

在Word文档中，默认将文档修订功能关闭。

打开或关闭文档修改功能的操作方法有：在“审阅”选项卡的“修订”组中，单击“修订”按钮；单击“修订”按钮下面的下拉按钮，在弹出的下拉列表框中选择“修订”选项。如果“修订”按钮以加亮突出显示，则打开了文档的修改功能；否则，文档的修订功能为关闭状态。

在修订状态下，审阅者或作者对文档内容的所有操作（如插入、修改、删除或格式更改等），都将被记录，这样可以查看文档中的修订，并根据需要进行确认或取消修订操作。

2）查看修订

查看修订有以下3种方法：

（1）在“审阅”选项卡的“修订”组中，单击“显示标记”按钮，会弹出下拉列表框。在列表框中可以看到“批注”“墨迹”“插入和删除”“设置格式”“标记区域突出显示”和“突出显示更新”选项，可以根据需要取消或选择这些选项，相应标注或修订效果将会自动隐藏或显示，以实现查看某一项的修订。

（2）在“审阅”选项卡的“更改”组中，单击“上一条”或“下一条”按钮，可以逐条显示修订标记。

（3）在“审阅”选项卡的“修订”组中，单击“审阅窗格”按钮，将弹出下拉列表框，选择“垂直审阅窗格”选项或“水平审阅窗格”选项，将分别在文档的左侧或下方显示批注和修订的内容，以及标记修订和插入批注的用户名和时间。

3）审阅修订

对文档进行修订后，可以根据实际需要，对这些修订做出接受或拒绝处理。

如果接受修订，则在“审阅”选项卡的“更改”组中，单击“接受”下拉按钮，在弹出的下拉列表框中，根据需要选择相应的接受修订命令。

·接受并移到下一条：表示接受当前这条修订操作，并自动移到下一条修订。

·接受修订：表示接受当前这条修订操作。

·接受所有显示的修订：表示接受指定审阅者所做出的修订操作。

·接受对文档的所有修订：表示接受文档中的所有修订操作。

如果拒绝修订，则在“审阅”选项卡的“更改”组中，单击“拒绝”下拉按钮，在弹出的下拉列表框中，根据需要选择相应的拒绝修订命令。

·拒绝并移到下一条：表示拒绝当前这条修订操作并自动移到下一条修订。

·拒绝修订：表示拒绝当前这条修订操作。

·拒绝所有显示的修订：表示拒绝指定审阅者所做出的修订操作。

·拒绝对文档的所有修订：表示拒绝文档中的所有修订操作。

接受或拒绝修订还可通过快捷菜单方式来实现。右键单击某个修订，在弹出的快捷菜单中选择“接受修订”或“拒绝修订”命令，即可实现当前修订的接受或拒绝操作。

4）比较文档

由于Word对修订功能默认为关闭状态，如果审阅者直接修订了文档，没有让Word加上修订标记，用户就无法准确获得修改信息。通过Word提供的比较审阅后的文档功能，可以实现修订前后操作的文档间的区别对照。

具体操作步骤如下：

（1）在“审阅”选项卡的“比较”组中，单击“比较”按钮，在弹出的下拉列表框中选择“比较”命令，弹出“比较文档”对话框，如图1.51所示。

（2）在“比较文档”对话框的“原文档”下拉列表框中选择要比较的原文档，在“修订的文档”下拉列表框中选择修订后的文档。也可以单击这两个列表右侧的“打开”按钮，在“打开”对话框中选择原文档和修订后的文档。

（3）单击“更多”按钮，会展开更多选项供用户选择，该按钮将变成“更少”按钮。用户可以对比较内容进行设置，也可以对修订的显示级别和显示位置进行设置。

（4）单击“确定”按钮，Word将自动对原文档和修订的文档进行精确比较，并以修订方式显示两个文档的不同之处。默认情况下，比较结果显示在新建的文本中，被比较的两个文档内容不变。

如图1.52所示，比较文档窗口分为4个区域，分别显示两篇文档的内容、比较的结果以及修订摘要。在“审阅”选项卡的“更改”组中，单击“接受”或“拒绝”按钮，可以对比较生成的文档进行审阅操作。单击“保存”按钮，将审阅后的文档进行保存。