第1章 Word 2010高级应用
1.1 样式设置
1.1.1 样式
样式是被命名并保存的一系列格式的集合，它规定了文档中字符和段落等对象的格式，包括字符样式和段落样式。字符样式只包含字符格式，如字体、字号、字形、颜色、文本效果等，可以应用到任何文字。段落样式既包含字符格式，也包含段落格式，如字体、行间距、对齐方式、缩进格式、制表位、边框和编号等，可以应用于段落或整篇文档。
在Word中，样式可分为内置样式和自定义样式。
1．内置样式
在Word 2010中，系统内置了丰富的样式。选择“开始”选项卡，在“样式”组的“快速样式库”中显示了多种内置样式。其中，“正文”“无间隔”“标题1”“标题2”等都是样式名称。单击列表框右侧的“其他”按钮，将展开样式列表，可以选择更多的内置样式，如图1.1所示。
图1.1 样式列表
在“开始”选项卡的“样式”组中，单击右下角的对话框启动器按钮，可以打开“样式”任务窗格，如图1.2所示。将光标停留在列表框中的样式名称上时，会显示该样式包含的格式信息。若在名称后面有符号a，则表示字符样式；若在名称后面有回车符号，则表示段落样式。
图1.2 “样式”任务窗格
下面举例说明应用内置样式来设置文档段落格式。
例如，需要对原始文档进行格式设置。要求：对章标题应用“标题1”样式，对节标题应用“标题2”样式，对正文各段实现首行缩进两个字符。
具体操作步骤如下：
（1）将光标定位在章标题文本中的任意位置，或选中章标题文本。
（2）在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“快速样式库”右侧的“其他”按钮，打开“样式”下拉列表框，选择“标题1”样式。
（3）将光标定位在节标题文本中的任意位置，或选中节标题文本。
（4）在“样式”下拉列表框，选择“标题2”样式。
（5）选中正文文本，然后在“样式”下拉列表中单击“列出段落”样式。
2．自定义样式
Word 2010为用户提供的内置样式能够满足一般文档格式设置的需要。但用户在实际应用中常常会遇到一些特殊格式的设置，这时就需要创建自定义的样式，将其进行应用。
1）创建与应用新样式
例如，创建一个段落样式，名称为“样式0001”，要求：黑体，小四号字，1.5倍行距，段前距和段后距均为0.5行。
具体操作步骤如下：
（1）在“开始”选项卡的“样式”组中，单击右下角的对话框启动器按钮，打开“样式”任务窗格，如图1.2所示。
（2）单击“样式”任务窗格左下角的“新建样式”按钮，打开“根据格式设置创建新样式”对话框，如图1.3所示。
图1.3 “根据格式设置创建新样式”对话框
（3）在“名称”文本框中输入新样式的名称，为“样式0001”。
（4）单击“样式类型”右侧的下拉列表框按钮，选择“段落”“字符”“表格”或“列表”样式，默认为段落样式。在“样式基准”下拉列表框中选择一个可作为创建基准的样式，一般选择“正文”。在“后续段落样式”下拉列表框中为应用该样式段落后面的段落设置一个默认样式，一般取默认值。
（5）普通格式可在“根据格式设置创建新样式”对话框中进行设置。也可以单击对话框左下角的“格式”按钮，在弹出的列表框选择“字体”，将弹出“字体”对话框，可进行字符格式设置。设置字符格式后，单击“确定”按钮即可返回。
（6）在弹出的列表框选择“段落”，将弹出“段落”对话框，可进行段落格式设置。设置好段落格式后，单击“确定”按钮即可返回。
（7）在“格式”列表框中还可以选择其他项目，将弹出对应对话框，然后可进行相应设置。设置完成后，在“根据格式设置创建新样式”对话框中单击“确定”按钮，“样式”任务窗格中会显示出新创建的“样式0001”样式。
接下来，选定文档正文中的第1段和第2段内容，单击“样式”列表中的“样式0001”样式，即可将该样式应用于所选段落，操作效果如图1.4所示。
图1.4 应用样式“样式0001”
2）删除样式
删除“样式0001”样式的操作步骤：单击“样式”任务窗格中“样式0001”右侧的下拉按钮，在展开的列表中选择“删除 ‘样式0001'”命令或“还原为列出段落”，在弹出的对话框中单击“是”按钮，即可完成删除。
注意：
只能删除自定义的样式，不能删除Word 2010的内置样式。如果删除了自定义的样式，Word将对所有应用此样式的段落恢复到“正文”的默认样式格式。
3．多级编号的标题样式
内置样式中的“标题1”“标题2”“标题3”等样式是不带编号的，在“修改样式”对话框中可以实现一个级别的编号设置，但对于多级编号，则需要采用其他方法实现。
例如，对图1.4所示的文档设置多级编号标题样式。要求：章名使用样式“标题1”，并居中；编号格式形如“第×章”，其中×为自动排序，如第1章。小节名使用样式“标题2”，左对齐；编号格式为多级符号，形如“X.Y”, X为章数字序号，Y为节数字序号，如1.1，且自动编号。具体操作步骤如下：
（1）在“开始”选项卡的“段落”组中，单击“多级列表”按钮，弹出如图1.5所示的下拉列表框。
图1.5 下拉列表框
（2）单击“定义新的多级列表”按钮，弹出“定义新多级列表”对话框。单击对话框左下角的“更多”按钮，对话框变成如图1.6所示。
图1.6 “定义新多级列表”对话框
（3）在“此级别的编号样式”下的文本框中选择“1, 2, 3, …”编号样式，在“输入编号的格式”下的文本框中的数字前面和后面分别输入“第”和“章”。将“编号对齐方式”选择“左对齐”，将“对齐位置”设置为“0厘米”，在“编号之后”下的下拉列表框中选择“空格”。在“将级别链接到样式”下面的下拉列表框选择“标题1”样式。
（4）在“单击要修改的级别”下的列表中单击“2”。在“包含的级别编号来自”下面的下拉列表框中选择“级别1”，在“输入编号的格式”下的文本框中将自动出现“1”，然后输入“.”。在“此级别的编号样式”下的下拉列表框中选择“1, 2, 3, …”样式，则在“输入编号的格式”下的文本框中将出现节序号“1.1”。将“编号对齐方式”选择“左对齐”，将“对齐位置”设置为0厘米，在“编号之后”下面的下拉列表框中选择“空格”。在“将级别链接到样式”下的下拉列表框选择“标题2”样式。
（5）单击“确定”按钮。在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“快速样式”库，将会出现如图1.7所示的带有自动多级编号的“标题1”和“标题2”样式。
图1.7 标题样式应用后的效果
（6）在“快速样式”库中右键单击“标题1”，选择快捷菜单中的“修改”，弹出“修改样式”对话框，单击“居中”按钮，将“标题1”样式设为居中对齐方式。
（7）将光标定位在文档中的章标题中，单击“快速样式”库的“标题1”样式，即可将章名设为指定的格式。选中章标题中原来的“第一章”字符，并删除。
（8）将光标定位在文档中的节标题中，单击“快速样式”库中的“标题2”样式，即可将节名设为指定的格式。选中节标题中原来的“1.1”字符，并删除。
（9）操作文档后的效果如图1.7所示。还可以将“标题1”和“标题2”应用于其他章名和节名。
1.1.2 模板
模板是某种文档的类型，是一类特殊的文档，以．dotx为扩展名，所有的Word文档都是基于某个模板创建的。模板中包含了文档的基本结构及文档设置信息（如文本、样式和格式）、页面布局（如页边距和行距）、设计元素（如特殊颜色、边框和辅色）等。
打开Word时，就启动了模板，该模板是Word自动提供的普通模板（Normal.dotm），它包含了宋体、5号字、两端对齐、纸张大小为A4纸型等信息。Word提供了许多预先定义好的模板，称为常用模板。利用这些常用模板，可以快速地建立文档。
1．利用模板创建文档
利用模板创建文档的具体操作步骤如下：
（1）在“文件”选项卡中，单击左侧的列表中的“新建”选项。
（2）Word 2010提供了两类模板——可用模板、Office.com模板，可用模板位于本机内，Office.com模板需要在线搜索。单击“可用模板”列表框中的“样本模板”，系统列出了53种模板，如图1.8所示。选择其中的一种模板，在预览效果图下选择“文档”单选框。
图1.8 样本模板
（3）单击“创建”按钮，即可创建基于该模板的新文档。
（4）输入文档信息。
（5）根据需要，可对模板进行修改，主要设置内容及格式。
（6）单击“保存”按钮或单击“文件”选项卡中的“另存为”命令，弹出“另存为”对话框。在“另存为”对话框中显示的是系统提供的模板默认的存放位置，用户可选择默认位置，也可以自行设置模板的存放位置，在“文件名”下拉列表框中输入模板的文件名，在“保存类型”下拉列表框中选择“Word模板”。然后，单击“保存”按钮，即可将设置的模板保存到指定的位置。
2．利用已有文档创建模板
利用已有文档创建模板的具体操作步骤如下：
（1）打开一个已经排版各类格式的现有文档。
（2）在“文件”选项卡中，单击“另存为”命令，弹出“另存为”对话框。
（3）设置模板的存放位置，在“文件名”下拉列表框中输入模板的文件名，在“保存类型”下拉列表框中选择“Word模板”。
（4）单击“保存”按钮，即可将设置的模板保存到指定的位置。
3．模板应用
将一个定制好的模板应用到打开文档的具体操作步骤如下：
（1）打开文档，单击“文件”选项卡下左侧列表中的“选项”命令，弹出“Word选项”对话框。
（2）在“Word选项”对话框左侧列表中单击“加载项”选项卡，在“管理”下拉列表框中选择“模板”选项，然后单击“转到”按钮，打开“模板和加载项”对话框。
（3）单击“选用”按钮，在弹出的“选用模板”对话框中选择一种模板，然后单击“打开”按钮，将返回“模板和加载项”对话框。
（4）在“文档模板”文本框中将显示添加的模板名和路径。选中“自动更新文档样式”复选框，单击“确定”按钮，即可将此模板中的样式应用到打开的文档中。
4．样式管理器
利用样式管理器来管理模板的具体操作步骤如下：
（1）打开Word文档，然后按前述方法打开“模板和加载项”对话框。
（2）单击“管理器”按钮，弹出“管理器”对话框，选择“样式”选项卡，弹出如图1.9所示的对话框。左边列表框中为文档已有的样式，右边列表框中为Normal.dotm（共用模板）样式。既可以将文档中已有的样式复制到共用模板中，也可以将共用模板中的样式复制到当前文档中。如果要复制的样式未在Normal.dotm模板文件中，则可单击右边的“样式的有效范围”下拉列表框下方的“关闭文件”按钮，此时该按钮将变成“打开文件”按钮。
图1.9 “管理器”对话框
（3）单击“打开文件”按钮，弹出“打开”对话框，从中选择要复制样式的模板或文档，然后单击“打开”按钮，即可将选定的模板内容添加到“管理器”对话框中右侧的样式列表框中。
（4）完成“样式”复制（或删除）操作后，单击“管理器”对话框中的“关闭”按钮，即可完成样式的复制（或删除）。
（5）在“开始”选项卡的“样式”组中，单击右下角的对话框启动器按钮，弹出“样式”任务窗格，即可查看添加的样式。也可单击“快速样式库”右侧的下拉按钮，查看添加的样式。
1.1.3 脚注和尾注
脚注和尾注在文档中主要用于对文本进行补充说明，如单词解释、备注说明或提供文档中引用内容的来源等。脚注通常位于页面的底部，用来说明每页中要注释的内容。尾注位于文档结尾处，用来集中解释需要注释的内容或标注文档中所引用的其他文档名称。在文档中，可以同时插入脚注和尾注来注释文本，也可以在文档中的任何位置添加脚注或尾注进行注释。默认设置下，Word在同一文档中对脚注和尾注采用不同的编号方案。
在Word文档中，脚注和尾注的插入、修改或编辑方法完全相同，区别在于它们出现的位置不同。接下来以脚注为例介绍其相关操作，尾注的操作方法与此类似。
1．插入及修改脚注
插入脚注的具体操作步骤如下：
（1）将光标移到要插入脚注的文本位置，在“引用”选项卡的“脚注”组中，单击“插入脚注”按钮，此时即可在选择的位置看到脚注标记。
（2）在页面下方的光标闪烁处输入注释内容，即可实现脚注的插入操作。插入第1个脚注后，可按相同操作方法插入多个脚注，并实现脚注的自动编号。如图1.10所示，插入了两个脚注。
图1.10 插入脚注
修改脚注的具体操作步骤：
将光标定位在要修改的脚注内容处，即可直接进行修改。也可在两个脚注之间插入新的脚注，编号将自动更新。
2．修改或删除脚注分隔符
在Word文档中，用一条短横线将文档正文与脚注分隔开，这条线称为“注释分隔符”，可对其进行修改或删除。
具体操作步骤如下：
（1）在Word窗口下面的状态栏，单击右侧的“草稿”视图按钮，将文档视图切换到草稿视图。
（2）在“引用”选项卡的“脚注”组中，单击“显示备注”按钮，在文档正文的下方将出现如图1.11所示的操作界面。
图1.11 修改或编辑脚注
（3）单击脚注右侧的下拉按钮，选择列表框中的“脚注分隔符”或“脚注延续分隔符”，即可对出现的分隔符进行修改。如果要删除分隔符，则按【Delete】键即可进行删除。
操作完成后，单击状态栏右侧的“页面”视图按钮，将文档视图切换到页面视图，可查看操作后的效果。
3．脚注与尾注的相互转换
脚注与尾注之间可以进行相互转换，具体操作步骤如下：
（1）将光标移到某个要转换的脚注注释内容处，右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“转换至尾注”命令，即可实现脚注到尾注的转换操作。
（2）将光标移动某个要转换的尾注注释内容处，右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“转换至脚注”命令，即可实现尾注到脚注的转换操作。
此外，还可以利用“脚注和尾注”对话框来实现脚注与尾注的插入、修改及相互转换操作。具体操作步骤如下：
（1）在“引用”选项卡的“脚注”组中，单击右下角的对话框启动器按钮，弹出“脚注和尾注”对话框，如图1.12所示，可以插入脚注或尾注，还可设定各种格式。
图1.12 “脚注和尾注”对话框
（2）单击“转换”按钮，将出现如图1.13所示的对话框，可实现脚注和尾注之间的相互转换。
图1.13 转换注释
1.1.4 题注和交叉引用
题注是添加到表格、图表、公式或其他项目上的名称和编号标签。使用题注可以使文档中的项目更有条理，从而便于阅读和查找。
交叉引用是指在文档的一个位置引用文档另一个位置的内容，类似于超链接，只不过交叉引用一般是在同一文档中相互引用。
1．题注
在Word 2010中，可以在插入表格、图表、公式或其他项目时自动添加题注，也可以为已有的表格、图表、公式或其他项目添加题注。
1）自动添加题注
在打开的文档中，当设置好题注格式后，在添加图表、公式或其他项目时将自动添加题注。具体操作步骤如下：
（1）在“引用”选项卡的“题注”组中，单击“插入题注”按钮，弹出“题注”对话框。
（2）单击“自动插入题注”按钮，弹出“自动插入题注”对话框，如图1.14所示。
图1.14 “自动插入题注”对话框
（3）在“插入时添加题注”列表框中选择自动插入题注的项目。在“使用标签”下拉列表框中选择标签类型。在“位置”下拉列表框中选择题注相对于项目的位置。如果要新建标签，则单击“新建标签”按钮，在弹出的“新建标签”对话框中输入新标签名称。单击“编号”按钮，可以在弹出的“题注编号”对话框中设置编号格式。
（4）单击“确定”按钮，完成自动添加题注的操作。
2）为已有项目添加题注
具体操作步骤如下：
（1）在文档中选定想要添加题注的项目，如图片（若图片下方已有对图片的题注内容，就将光标定位在内容的左侧），在“引用”选项卡的“题注”组中，单击“插入题注”按钮，弹出“题注”对话框，如图1.15所示。
图1.15 “题注”对话框
（2）在“标签”下拉列表框中选择一个标签，如图表、表格、公式等。若要新建标签，可单击“新建标签”按钮，在弹出的“新建标签”对话框中输入要使用的标签名称，如图、表等。单击“确定”按钮，即可建立一个新的题注标签。
（3）单击“编号”按钮，在弹出的“题注编号”对话框中可以设置编号格式，也可以将编号和文档的章节序号联系起来。单击“确定”按钮，返回“题注”对话框。
（4）单击“确定”按钮，即可添加题注。
说明：
如果在“题注”对话框中单击“删除标签”按钮，则将选中的标签从“题注”的下拉列表中删除。
2．交叉引用
在Word 2010中，可以在多个不同的位置使用同一个引用源的内容，这称为交叉引用。建立交叉引用，实际上就是在要插入引用内容的位置建立一个域，当引用源发生改变时，交叉引用的域将自动更新。创建的交叉引用仅可引用同一文档中的项目，且项目必须已经存在。若要引用其他文档中的项目，则应先将相应文档合并到主控文档中。在Word 2010中，可以为标题、脚注、书签、题注、编号段落等创建交叉引用，在此以创建的题注为例来介绍交叉引用。
1）创建交叉引用
创建交叉引用的具体操作步骤如下：
（1）移动光标到要创建交叉引用的位置，在“引用”选项卡的“题注”组中，单击“交叉引用”按钮，弹出“交叉引用”对话框，如图1.16所示。
图1.16 “交叉引用”对话框
（2）在“引用类型”下拉列表中选择要引用的项目类型，如选择“图”选项。在“引用内容”下拉列表中选择要插入的信息内容，如整项题注、只有标签和标号、只有题注文字等。在此选择“只有标签和标号”。在“引用哪一个题注”列表框中选择要引用的标题，然后单击“插入”按钮。
（3）选定的题注将自动添加到文档中，按照步骤（2）可继续选择其他题注。选择完成后，单击“关闭”按钮，完成交叉引用的创建操作。
2）更新交叉引用
当文档中被引用的项目发生了变化（如添加、删除或移动了题注），交叉引用应随之改变，这称为交叉引用的更新。在Word 2010中，可以更新一个或多个交叉引用。具体操作步骤如下：
（1）若要更新单个交叉引用，则选中该交叉引用；若要更新文档中所有的交叉引用，则选中整篇文档。
（2）右键单击所选内容，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”命令，即可实现单个或所有交叉引用的更新。
此外，也可以选定要更新的交叉引用或整篇文档，按【F9】快捷键，实现交叉引用的更新。