1.1 数据输入的一般操作

Excel中数据的输入与编辑是进行数据处理的第一步工作，也是非常重要和关键的一个步骤。在操作方法上，Excel工作表中基本数据的输入，应该说比较简单，只要光标定位，然后按照指定内容输入相关单元格即可。但是，某些特殊形式数据的输入在Excel中有其特定的输入技巧，掌握了这些技巧，可以起到事半功倍的效果。

本节先介绍数据输入的一般操作方法，对Excel操作已经有了一定基础的读者，可以直接跳过本节，从1.2节开始的后续几节将重点介绍数据输入和编辑的相关操作技巧。

1.1.1 数据输入前的准备

数据输入之前需要做好的准备工作包括：准备原始数据，启动Excel软件，建立新工作簿或者打开原有工作簿，选择需要输入数据的工作表（如为新工作表，还需要对工作表标签进行重命名），选择好输入法，选取需要数据的单元格，准备开始输入数据。

与启动Windows中其他应用程序一样，Excel软件的启动方法有多种，操作类似。以经典的Windows开始菜单下启动Excel 2003为例，常用的启动方法为：执行“开始”→“程序”→“Microsoft Office”→“Microsoft Office Excel 2003”菜单命令；当然，像Excel这种经常使用的软件，最好在桌面上建立快捷方式，这样启动时更加方便。

说明：尽管目前Excel软件最新版本为Excel 2013，但考虑到大多数用户对该版本还不太熟悉，且考虑到本书用户的普遍性，本书仍采用Excel 2010版本。但是，大家要知道，从最新的Excel 2013版本开始，Excel软件增加了很多功能，不过它仍兼容低版本的Excel软件，也就是Excel 2003的数据表在Excel 2007中是可以打开的。但是，利用Excel 2010制作的保存为Excel 2010格式的数据表，一般来说是无法用Excel 2007直接打开，这一点在不同版本软件之间操作时一定要注意，否则可能会造成在关键时刻出现文件打不开的尴尬情况。其实，要想解决Excel 2007制作的工作表与低版本软件之间的兼容性问题，方法有很多，在此列出两个：第一，在Excel 2007中保存文件时，不要按照默认的格式保存，而是从“保存类型”列表框中选较低版本格式保存；第二，借助于从网上下载的Office 2007兼容包软件，如Office 2007 Compatibility Pack解决。

启动Excel后，系统自动打开一个空工作簿（book.xls），图1-1所示为整个Excel初始启动界面及各个组成元素的名称，熟悉这些名称对于理解后续操作非常有用。

整个窗口的中央为工作表，在默认情况下，每个工作簿中将包含3个工作表（Sheet1、Sheet2、Sheet3），窗口顶部为功能区，窗口底部为工作表标签，根据实际数据处理需要，可以在工作表标签上单击鼠标右键，从出现的快捷菜单中选择执行插入、删除、重命名或复制等操作。

打开上述界面，并利用右键命令或者直接双击工作表标签，对默认的Sheet1工作表重命名为与需要处理数据相关的名称（如“工资表”）后，就可以开始向单元格中输入数据。

1.1.2 单元格的选取方法

要对单元格进行操作，必须先选取该单元格，这是后续各种操作的重要基础。选取单元格的方法很多，下面比较详细地分类列出。在实际数据处理中，可根据需要选择。

1.单元格选取的一般方法

（1）选定单个单元格。将鼠标指针指向所需的一个单元格，直接单击即可。

（2）选定连续单元格区域。首先将鼠标箭头指向要选定的第一个单元格，按住鼠标左键，拖动至要选定区域的最后一个单元格，选定的区域会变成蓝色，表明这一块区域处于被选中状态。释放鼠标左键，一个连续的单元格区域就选定了。

（3）选定整行（列）。选定整行（列），可视情况的不同而选用下面的方法之一。

• 选定单行（列）：在工作表上直接单击该行（列）的行（列）号即可。

• 选定连续行（列）区域：在工作表上单击该区域的第一行（列）的行号（列号），然后按住Shift键再单击最末一行（列）的行号（列号）。

• 选定不连续的区域：按住Ctrl键，然后单击想要选中的行号（列号）。

（4）选定整个工作表。有两种方法：第一，单击工作表右上角行号与列号相交处的“全选”按钮；第二，按Ctrl+A组合键。

（5）选定不连续单元格区域。按住Ctrl键的同时，逐个单击要选取的单元格。

（6）选定局部连续整体不连续的单元格。按住Ctrl键，然后按照选取连续单元格的方法，逐个选取各连续单元格区域即可。

（7）快速定位到数据区域的边缘单元格。如果数据区域很大，通过移动光标或者拖动滚条的方法定位到数据区域的边缘单元格很不方便，此时可用快捷键快速定位。其中：

• Ctrl+左方向键用于定位到数据区域中当前单元格所在行最左边单元格。

• Ctrl+右方向键用于定位到数据区域中当前单元格所在行最右边单元格。

• Ctrl+上方向键用于定位到数据区域中当前单元格所在列最上边单元格。

• Ctrl+下方向键用于定位到数据区域中当前单元格所在列最下边单元格。

2.利用键盘激活单元格

在输入数据时，有时使用键盘激活单元格可能比使用鼠标更方便，为此需要记住移动活动单元格操作的常用按键。在工作表中进行移动操作的常用键盘按键见表1-1。

3.利用定位条件选择单元格区域

利用定位条件，也可以快速地选择单元格区域，特别是在选取特定区域（例如，为进行单元格保护，需要选取包含计算公式的区域）时非常有效。具体操作方法如下。

（1）打开需要选择单元格区域的工作表。

（2）找到开始菜单下的编辑命令，单击“查找和选择”→“转到”，或直接按Ctrl+G组合键，打开“定位”对话框，如图1-2所示，此时在“引用位置”文本框中输入单元格区域地址，单击“确定”按钮即可。

（3）找到开始菜单下的编辑命令，单击“查找和选择”→“定位条件”，或者在“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，可以打开如图1-3所示的“定位条件”对话框，其中给出了各种类型的可以选取的特殊单元格。

（4）根据需要选择有关的单选按钮。比如要选择包含计算公式的单元格区域，只要选择“公式”单选按钮即可。

（5）单击“确定”按钮，即可选定指定类型的全部单元格。

1.1.3 数据输入的基本方法

向单元格中输入数据有两种方法：在单元格中直接输入数据和在编辑栏中输入数据。

单击要输入数据的单元格，可以直接在单元格中输入数据；或者双击单元格，将光标移动到单元格内，再输入数据。

单击要输入数据的单元格，然后将光标移动到编辑栏中输入数据。

1.1.4 各类型数据输入的方法

下面介绍各种基本数据类型的输入方法及需要注意的有关问题。

1.数字的输入

数字的输入比较简单，直接输入数字即可。输入单元格中的数字默认为右对齐。

输入数字时需要注意以下几点。

• 当输入的数字超过12位时，将会自动按照科学计数法显示数字。

• 如果要输入负数，比如要输入﹣10，既可以输入“﹣10”，也可以输入“（10）”。

• 对于身份证号、电话区号等不参与运算的数字，为了保持它们的原貌，最好设置为文本型数据输入，例如，北京电话区号为“010”，如按数字输入会变成“10”；身份证号“410225197109089291”如果按数字输入，则会变成“4.10225E+17”，这都不是需要显示的效果；将其设置为文本，则可以解决该问题。

2.文本的输入

文本数据包含汉字、英文字母、数字、空格以及其他合法的键盘能输入的符号组合，文本数据通常不参与计算。在默认情况下，文本型数据输入后，在单元格中左对齐。

输入数字时需要注意以下几点。

• 一个单元格最多可容纳的字符数是32000个，如果单元格宽度不够，默认情况下，它在显示的时候将覆盖掉右侧的单元格，但实际上它仍为本单元格的内容。

• 如果需要在某个单元格中显示多行文本，有两种方法：第一种方法（自动换行法），选中该单元格，用鼠标右键选择“设置单元格格式”选项，进入“单元格格式”对话框，单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”复选框；第二种方法（强制换行法），将光标移到需要换行的位置上，然后按下Alt+Enter组合键即可（其实当使用强制换行时，系统会同时选择自动换行功能）。

• 输入纯数字组成的字符串（如身份证号、电话区号）时，只要在输入第一个数字前输入单引号“’”，或者先输入一个等于号，再在数字前后加上双引号即可。

3.日期和时间的输入

日期和时间的输入形式有很多种，Excel可以识别并转换为默认的日期和时间格式（日期：2008-5-25；时间：8:30），并将单元格中的水平对齐设置为默认的左对齐效果。

输入日期的格式一般为：年/月/日，或年-月-日，或月/日，或月-日，其中年还可以省略世纪位。例如，下面方法都可以输入2013年5月25日，显示为默认“2013/5/25”效果。

13-5-25，13-05-25，13/05/25，5/25，5-25

输入时间的格式一般为：时：分:秒。如输入14点20分，可以输入“14:20”，或者输入“2:20 PM”（注意在2:20和PM之间必须要有一个空格）。

说明：按Ctrl+；组合键，可以快速输入当前日期；按Ctrl+Shift+；组合键，可以快速输入当前时间；按Ctrl+；组合键，空一格后，再按Ctrl+Shift+；组合键，可以快速输入当前日期和时间，不过以上输入的内容不会动态变化。要想输入能够动态变化的当天日期和当前时间，需要使用“=TODOY0”和“=NOW0”函数。

4.分数的输入

对于分数，在输入可能与日期混淆的数值时，应在分数前加数字“0”和空格。例如，在单元格中输入“2/3”，Excel将认为输入的是一个日期，在确认输入时，将单元格的内容自动修改为“2月3日”。如果希望输入的是一个分数，就必须在单元格中输入“0 2/3”，请注意0后面必须要有一个空格。

5.特殊符号的输入

输入特殊符号（如※、◎等）时，需运行“插入”菜单栏下的“符号”命令，从打开的对话框中选择输入。

6.数学公式的输入

数学公式结构复杂，很多符号在Excel中没有提供。虽然Excel不像Word一样可能会包括很多的数学公式，但是有时候还是需要进行数学公式的输入的，此时只能借助于“公式编辑器”的帮助。使用“公式编辑器”输入公式的操作方法和步骤如下：

（1）运行“插入”菜单栏中的“对象”命令，并在“对象”对话框中选择“Microsoft公式3.0”选项，如图1-4所示。

说明：“Microsoft公式3.0”是Office安装时的一个可选插件，如果在所用计算机的“对象”对话框中找不到它，说明安装时没有选择上这个可选插件，需要补充安装。

（2）在“插入”菜单下的“符号”栏中双击“公式”，就会弹出一个“公式”工具栏，如图1-5所示。在“公式”工具栏左侧提供了各种需要的数学符号，右侧提供了各种公式的结构，可以根据需要选用，并直接填入需要的内容即可（见图1-5中后面的分式就是用了右侧“分数”结构）。

（3）公式输入完成后，在工作表上任意位置单击，即可再返回Excel操作界面。

说明：应用“公式编辑器”输入的数学公式为一个图形对象，可以调整大小位置。

图1-6所示为按照以上输入规则和要求输入各种类型数据后的显示效果。