1.2 遵守表格规范
读表者在打开表格的第一眼会对表格有一个评价：专业或不专业、好表或坏表、能用或不能用等。有时虽说不出具体原因，但评价都是中肯的，因为他们心里有一个明确的衡量标准——表格规范。符合规范的表格通常会让读表者感受到流畅和赏心悦目。
对于众口难调的读表者，怎样才能符合规范，让他们感觉流畅和赏心悦目呢？笔者推荐下面几条处理原则。
1.2.1 标题不要太冗余
一张表格中有3个地方需要命名：工作簿、表头和工作表标签。工作簿名称是所有表格的概括；表头是当前表格的主旨；工作表标签是当前工作表的属性或简易说明，以与其他表格形成区分，如下图所示。
通常情况下，不会出现标题冗余的情况，特别是包含多张表格的工作簿，因为很容易区分命名，大家不会用一张表格的主旨名称作为工作簿名称，更不会将工作表标签名称设置为相似或交叉。
但在单张表格的工作簿中较容易出现标题冗余，即工作簿名称、表头名称和工作表标签名称相同，如下图所示。
避免标题冗余有两个方法：一是工作簿名称明显大于表头名称，同时，将工作表标签名称更改为原始的模式“Sheet+阿拉伯数字”；二是保持工作簿名称和工作表标签名称不变，将表头名称删除。效果如下图所示。
技术支招 标题不冗余
除了标题名称数量不冗余外，标题内容也不能冗余，标题内容必须由关键字或概括性强的文字构成。
1.2.2 隔行/隔列不能随处可见
在表格中添加隔行/隔列主要出现在初学者身上。最近公司新来的一位同事，不知道怎么做分类汇总，手动在表格中添加小计汇总行，把整个表格人为隔开，如下图所示，导致数据无法准确分析。
通过下面几张图片可以看到隔行数据的分析效果（不正常、不准确）。
所以，在制作表格时，一定不要在数据中手动添加各种汇总行或小计、总计行。如果表格中已添加了它们，请将其手动删除。在特定单据、表单或报表中可不遵循这条规则，如现金流量表、报销单、资产负债表和季度报表等。
1.2.3 唯一数据必须唯一
一些表格数据具有唯一性，如订单编号、生产编号、工号、身份证号、工资数据、资产数据和档案数据等，每一条数据必须唯一，不能出现重复（导入外部数据无法避免，只能进行后期处理），一旦出现需要及时处理。
最直接的应对方法是在输入数据的过程中细心减少误录，录入结束后浏览检查数据，可以采用删除重复值的方法（在第3.2.1节中将会具体讲解）。
若担心重复数据被误删，特别是以单个字段为依据的重复值（如姓名相同），可先让Excel自动检查并突出显示重复值，然后修改或删除数据，具体方法如下。
第1步：选择突出显示重复数据的单元格区域，单击“开始”选项卡“样式”组中的“条件格式”下拉按钮，选择“突出显示单元格规则”→“重复值”选项，如下左图所示。
第2步：在打开的“重复值”对话框中选择突出显示样式，单击“确定”按钮，如下右图所示。
第3步：单元格区域中自动标识重复数据，如下图所示。
1.2.4 杜绝字段数据混乱
字段数据混乱主要有两个明显特征：一是数据主体中的合并单元格，二是同列字段下同一数据不同的描述。
数据主体中的合并单元格是指在表格中随意将同行或同列中的部分单元格合并，如下图所示，打破了表格的数据完整性，影响数据后期的管理与分析（在第3.4.2节中具体讲解合并单元格造成数据筛选的结果缺失）。
第一种情况造成的字段数据混乱，比较好理解，毕竟是把相同的数据合并，以简化表格数据为出发点，但对于第二种情况造成的字段数据混乱，即同一数据用不同的描述放在表格中的原因，一是没有用心做表格，二是缺乏常识，甚至是没有做过数据的真实性考究。如下图所示的“部门”列中的人力资源部门出现了3种不同描述。
1.2.5 不做过场式保护
表格是否需要保护最直接的标准是是否允许他人查看、修改数据或改变表格结构，直接对象是读表者。从保护层级角度可分为：打开保护、结构保护和编辑保护。从保护措施角度可分为：密码保护和无密码保护。
对于一般性的表格（没有特别私密、特别敏感或固定的数据），可进行一般保护，也就是无密码保护，读表者稍懂表格操作就能将保护取消。这种保护被称为“做过场式保护”。
对于特别重要、特别私密、特别敏感或有权限等级要求的表格，如资产负债数据、提成比例数据、岗位工资数据、职务数据以及生产任务数据等，必须进行密码保护，只让有权限的人员打开表格、修改数据或更改表格结构。
操作提示 保存在PC中并非绝对安全
一些朋友可能会认为，只有在协同办公时，才须对表格或数据进行保护。保存在PC中绝对安全，没有必要保护。其实不然，数据安全对于个人或企业都非常重要，网络安全和数据安全必须得到重视。因为PC完全可能被他人打开使用，同时，各种网络木马都可能“黑”走表格文件。
在设置密码保护时，如工作表的限制保护密码，不能太简单，如1～2位数密码或123456等，太容易被猜出或试出。这里特别强调一点：由于VBA代码可以智能识别密码（使用VBA代码识别密码的操作，将在第3.4.1节中讲解），所以建议密码在6位数以上，以增加VBA代码识别密码的难度。
技术支招 提醒保护
提醒保护是表格最低限度的保护，分为两种：限制编辑和建议只读。如下图所示是限制编辑保护，只要单击“仍然编辑”按钮就能正常编辑。
如下图所示是建议只读保护，只要单击“否”按钮就能正常编辑。
